E-Rechnung-Pflicht im B2B: XRechnung, ZUGFeRD und was jetzt zu tun ist

Der Punkt, an dem die meisten Diskussionen anfangen

Eine Rechnung als PDF zu verschicken, gilt vielen als digital. Im Sinne der Regelung zur E-Rechnung ist es das nicht. Entscheidend ist, dass eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich maschinell verarbeiten lässt. Ein PDF ohne eingebettete Daten ist eine sonstige Rechnung — hübsch für Menschen, wertlos für Software.

Das ist der ganze Kern der Umstellung: Der Beleg hört auf, ein Bild zu sein, und wird zu Daten. Für die Buchhaltung ist das eine gute Nachricht, für die IT eine Aufgabe.

Was gilt — und ab wann

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Sie kommt in zwei Wellen: erst beim Empfang, dann beim Versand.

Praktisch heißt das: Die Empfangsseite ist bereits Pflicht und wird trotzdem am häufigsten übersehen. Wer heute eine XRechnung geschickt bekommt und sie nicht lesen kann, hat kein Formatproblem, sondern ein Prozessproblem. Welche Übergangsfrist für Ihr Unternehmen konkret gilt, hängt vom Vorjahresumsatz ab — das klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.

Wen es betrifft — und wen nicht

Gemeint sind Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden und an Empfänger im Ausland. Ausgenommen sind außerdem unter anderem Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Die Größe des Unternehmens spielt für die Empfangsseite keine Rolle. Auch der Zweimannbetrieb muss eine strukturierte Rechnung annehmen können — ein Satz, der in der Praxis für erstaunlich viel Überraschung sorgt. Technisch ist die Hürde niedriger als der Schreck: Es genügt zunächst ein definiertes Postfach und ein Weg, den Datensatz lesbar zu machen. Teuer wird es erst, wenn man dafür die halbe IT-Landschaft austauscht, statt den Eingang sauber zu organisieren.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Der Unterschied liegt in der Verpackung:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei. Kein Layout, keine Vorschau, nur strukturierte Felder. Verbreitet vor allem gegenüber öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF, in das dieselben strukturierten Daten eingebettet sind. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die Daten.

Für den Versand an Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist der angenehmere Weg, weil der Empfänger nichts umstellen muss. Für öffentliche Auftraggeber richten Sie sich nach deren Vorgabe — ein Thema, das auch bei öffentlichen Aufträgen regelmäßig auftaucht. Wer beides ausstellen kann, spart sich Diskussionen mit jedem einzelnen Kunden.

Wo es in der Praxis hakt

Die Formate sind selten das Problem. Diese fünf Punkte sind es:

1. Der Eingangskanal. Rechnungen kommen an drei Mailadressen, in zwei Postfächern und über ein Portal an. Ohne einen definierten Eingang lässt sich nichts automatisieren.
2. Die Zuordnung. Zu welcher Bestellung, welchem Projekt, welcher Kostenstelle gehört der Beleg? Genau hier verbringt die Buchhaltung ihre Zeit — nicht mit dem Buchen selbst.
3. Die Freigabe. Sachliche Prüfung, fachliche Freigabe, Zahlungsfreigabe. Läuft das über Zuruf und Ausdrucke, bringt ein strukturierter Beleg wenig.
4. Die Stammdaten. Lieferantennamen in vier Schreibweisen, fehlende Steuernummern, veraltete Bankverbindungen. Strukturierte Rechnungen machen schlechte Stammdaten sichtbar.
5. Die Archivierung. Aufbewahrt werden muss das Original, nicht der Ausdruck. Bei ZUGFeRD gehört der eingebettete Datensatz dazu.

Vier Schritte zur Umsetzung

1. Eingang bündeln. Eine Adresse, ein Posteingang, eine Zuständigkeit. Alles andere wird umgeleitet.
2. Lesen und prüfen. Der strukturierte Datensatz wird ausgelesen, gegen Bestellung und Stammdaten geprüft und mit einem Kontierungsvorschlag versehen.
3. Freigabe abbilden. Wer prüft, wer gibt frei, was passiert bei Abwesenheit — als Ablauf im System, nachvollziehbar protokolliert.
4. Übergabe anschließen. Die geprüften Daten gehen in Buchhaltung und ERP, ohne dass jemand sie abtippt. Das ist klassische Systemintegration: vorhandene Programme miteinander sprechen lassen.

Beim Versand gilt derselbe Gedanke rückwärts: Die Rechnungsdaten liegen ohnehin im System, sie müssen nur im richtigen Format herauskommen und zugestellt werden.

Was die Umstellung nebenbei einbringt

Die Pflicht ist der Anlass, der Nutzen liegt woanders. Wenn Belege als Daten ankommen, wird aus der Eingangsrechnung eine Kennzahl: offene Verbindlichkeiten nach Fälligkeit, Skontofristen, die tatsächlich genutzt werden, eine Vorschau auf die Liquidität der nächsten Wochen. Genau dafür gibt es unsere Finanzübersicht, die Zahlungsein- und -ausgänge zusammenführt, statt sie auf drei Auswertungen zu verteilen.

Der zweite Effekt ist unspektakulär und wird trotzdem am schnellsten spürbar: weniger Rückfragen. Wenn jeder sieht, wo ein Beleg gerade liegt und wer ihn freigeben muss, hören die Mails mit der Frage nach dem Bearbeitungsstand von selbst auf.

Drei Fragen, die in jedem Projekt kommen

Brauchen wir dafür eine neue Software? In den seltensten Fällen. Meist kann das vorhandene Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem bereits mehr, als genutzt wird. Der Aufwand steckt in der Anbindung und in den Abläufen drumherum, nicht in einer weiteren Lizenz.

Was, wenn unsere Lieferanten weiter PDFs schicken? Dann laufen beide Wege eine Weile parallel — das ist normal und im Übergangszeitraum auch zulässig. Ein sinnvoll gebauter Rechnungseingang nimmt beides entgegen: strukturierte Belege werden direkt gelesen, PDFs werden ausgelesen und zur Prüfung vorgelegt.

Und wenn Kunden das Format vorschreiben? Das passiert vor allem bei öffentlichen Auftraggebern und großen Konzernen. Wer XRechnung und ZUGFeRD ausstellen kann, muss nicht für jeden Kunden eine Sonderlocke bauen. Deshalb lohnt es sich, den Versand einmal richtig aufzusetzen, statt ihn kundenweise nachzurüsten.

Kurz zusammengefasst

• Ein PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung.
• Empfangen können müssen Sie bereits heute, der Versand folgt nach den Übergangsfristen.
• XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD kombiniert PDF und Daten — beide erfüllen die Norm.
• Die Arbeit steckt nicht im Format, sondern in Eingang, Zuordnung, Freigabe und Archivierung.

Was wir damit machen

Wir richten den Rechnungseingang so ein, dass Belege gelesen, zugeordnet, geprüft und an die Buchhaltung übergeben werden — mit Freigabeschritten, die Ihre Organisation abbildet, und mit Menschen an den Stellen, an denen entschieden wird. Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite Dokumente und Daten.