Intelligente Dokumentenverarbeitung: Belege, Konten und Berichte, die zusammenpassen
Mit intelligenter Dokumentenverarbeitung werden Kontoauszüge den Rechnungen zugeordnet, Belege aus Fotos und PDFs ausgelesen, Kennzahlen aus den laufenden Daten berechnet. Aus einer Besprechung wird eine Liste von Zusagen mit Verantwortlichen und Terminen. Ihr Team prüft Abweichungen, statt Zahlen abzutippen.
Zahlungen werden über Rechnungsnummer und Verwendungszweck zugeordnet – auch Sammelüberweisungen.
Lieferantenrechnungen als Foto oder PDF werden zu strukturierten Daten.
Aus der Aufnahme einer Besprechung werden Aufgaben – mit wörtlichem Zitat.
Die Daten sind da. Nur passt nichts zusammen.
Die offene-Posten-Liste stimmt nicht
Das System zeigt hunderte unbezahlte Rechnungen, die Buchhaltung schätzt ein Zehntel davon. Wer hat recht? Ohne Abgleich entscheidet man nach der falschen Zahl.
Belege werden abgetippt
Lieferantenrechnungen kommen als Foto, PDF oder Papier. Jemand überträgt Beträge, Positionen und Preise von Hand – und macht dabei die üblichen Fehler.
Der Monatsbericht dauert Tage
Zahlen aus Bank, Kasse, CRM und Tabellen werden zusammenkopiert. Wenn der Bericht fertig ist, ist der Monat vorbei und die Entscheidung schon getroffen.
Nach der Besprechung erinnert sich jeder anders
Neunzig Minuten Gespräch, sieben Vereinbarungen, kein Protokoll. Zwei Wochen später weiß niemand mehr, wer was bis wann zugesagt hat.
Dokumentenverarbeitung in sechs Bausteinen
Sie wählen die Bausteine, die Ihren größten Engpass lösen. Jeder zeigt offen, was er zuordnen konnte und was nicht – eine Lücke wird nie grün übermalt.
Bankabgleich
Kontoauszüge werden eingelesen und den Belegen zugeordnet: über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, auch wenn eine Überweisung mehrere Rechnungen begleicht. Überträge zwischen eigenen Konten zählen weder als Einnahme noch als Ausgabe.
Buchungen nach Regeln
Jede Kontobewegung bekommt ihre Kategorie nach einer Regel, nicht nach Gefühl. Was keine Regel trifft, ordnet Ihr Team mit einem Klick für alle Zahlungen dieses Lieferanten – daraus entsteht die nächste Regel.
Belegerkennung
Rechnungen und Lieferscheine als Foto oder PDF werden ausgelesen: Lieferant, Datum, Summe, Positionen. Aus den Positionen entsteht nebenbei ein Verzeichnis Ihrer Einkaufspreise.
Offene Posten, die stimmen
Die Liste unbezahlter Rechnungen wird gegen Bank und Kasse geprüft. Lieferanten, die bar bezahlt werden oder mit Ihren Einnahmen verrechnen, erkennt das System aus den Daten selbst.
Berichte, die sich selbst rechnen
Kennzahlen je Abteilung entstehen aus den laufenden Daten, mit Trend: steigt, fällt, steht. Oben steht eine kurze Einordnung mit drei bis fünf Punkten, darunter die Zahlen, auf denen sie beruht.
Besprechung → Zusagen → Aufgaben
Die Aufnahme wird abgeschrieben, die KI zieht alle Zusagen heraus: wer, was, bis wann – mit wörtlichem Zitat. Ihre Zusagen werden zu Aufgaben. Ohne Zitat gilt eine Zusage als Vermutung und zählt nicht.
1.723 unbezahlte Rechnungen – oder doch 266?
Ein Filialbetrieb aus der Lebensmittelbranche mit mehreren Gesellschaften. Das Register zeigte 1.723 unbezahlte Belege, der Inhaber sagte: „Das ist ein Fehler, bei uns sind es 150 bis 200.“ Der Abgleich hat ihm recht gegeben – mit Belegen statt mit Bauchgefühl.
Erst messen, dann automatisieren
Bestandsaufnahme der Daten
Welche Konten, Kassen, Belegwege und Tabellen gibt es? Wir zählen nach, bevor wir Regeln schreiben – zum Beispiel, wie viele Belege ohne Summe oder ohne Standort ankommen.
Daten anbinden
Kontoauszüge, Postfach für Belege, Kassensystem, CRM: Jeder Datenstrom bekommt einen Pulsschlag. Bleibt eine Quelle stumm, sehen Sie es sofort – statt eine Woche später.
Regeln und Abgleich
Wir richten Zuordnungsregeln, Belegerkennung und Kennzahlen ein und prüfen sie an Ihren echten Daten der letzten Monate. Nach 14 Tagen sehen Sie den ersten Abgleich.
Standard festhalten
Was die Technik nicht lösen kann, regelt ein kurzer schriftlicher Standard: Belege vollständig fotografieren, Standort angeben. Ihr Team bekommt eine Einweisung, die Regeln wachsen mit.
Häufige Fragen zur Dokumentenverarbeitung
01. Wir wollen die Buchhaltung automatisieren – ersetzt das unsere Buchhaltung oder den Steuerberater?
Nein. Die Automatisierung übernimmt Zuordnen, Auslesen und Abgleichen. Buchung, Abschluss und Steuern bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrem Steuerberater – sie bekommen vollständigere und geprüfte Unterlagen.
02. Wie viel wird wirklich automatisch zugeordnet?
Beim größten laufenden Einsatz wurden 2026 88,8 % des Zahlungsvolumens per Regel ohne Handarbeit kategorisiert. Der Rest wird von Hand zugeordnet, meist mit einem Klick für alle Zahlungen eines Lieferanten. Wie hoch der Anteil bei Ihnen wird, hängt von Ihren Daten ab – das sehen Sie nach dem ersten Abgleich.
03. Welche Belege kann die KI lesen?
Rechnungen und Lieferscheine als Foto, Scan oder PDF. Die Grenze liegt selten bei der Erkennung, sondern beim Beleg selbst: Ist die Summe am Bildrand abgeschnitten, fehlt sie überall. Deshalb gehört ein einfacher Belegstandard zur Einführung.
04. Arbeitet das mit unserer vorhandenen Software?
In der Regel ja. Wir verbinden vorhandene Systeme, statt sie zu ersetzen: Ihre Buchhaltungssoftware bleibt, Ihr Bankkonto bleibt. Wo es keine fertige Anbindung gibt, bauen wir sie.
05. Was passiert mit Besprechungsaufnahmen?
Aufnahmen und Dateien werden auf unserer eigenen Hardware abgeschrieben, ohne Abrechnung pro Minute bei einem Fremddienst. Private Termine lassen sich über eine Sperrliste ausschließen. Die Zusagen landen als Aufgaben bei den Verantwortlichen.
06. Wie schnell sehen wir ein Ergebnis?
Den ersten Abgleich an Ihren echten Daten sehen Sie nach etwa 14 Tagen. Bis alle gewünschten Bausteine laufen, vergehen je nach Umfang zwei bis sechs Wochen.
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