Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare kommen als geprüfte Felder in Ihre Systeme – nicht als weiteres PDF in einem Ordner, das jemand abtippt.
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
Die Erkennung macht aus dem Bild Text, ein Sprachmodell findet darin Lieferant, Nummer, Datum und Betrag.
Jedes Feld bekommt einen Sicherheitswert. Unter Ihrer Schwelle bestätigt Ihre Sachbearbeitung, bevor gebucht wird.
Die Felder landen in ERP, DMS oder Buchhaltung – über die Schnittstelle, die dort schon vorhanden ist.
Das durchsuchbare PDF liegt in der Ablage, und für die Buchhaltung ändert sich nichts: Beträge, Positionen und Steuersätze wandern weiter per Hand in das System.
Fünfzig Lieferanten, fünfzig Rechnungsformen. Eine Lösung mit festen Lesezonen muss für jede einzeln eingerichtet werden – und fällt aus, sobald sich das Briefpapier ändert.
Lieferantenrechnungen kommen als Foto, PDF oder Papier. Jemand überträgt Beträge, Positionen und Preise von Hand – und macht dabei die üblichen Zahlendreher.
Das System zeigt hunderte unbezahlte Rechnungen, die Buchhaltung schätzt ein Zehntel davon. Wer hat recht? Ohne Abgleich entscheidet man nach der falschen Zahl.
Sie wählen die Bausteine, die Ihren größten Engpass lösen. Jeder zeigt offen, was er lesen und zuordnen konnte und was nicht – eine Lücke wird nie grün übermalt.
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare werden als Foto, Scan oder PDF ausgelesen: Lieferant, Datum, Summe, Steuersätze, Positionen. Aus den Positionen entsteht nebenbei ein Verzeichnis Ihrer Einkaufspreise.
Plausibilitätsprüfungen für Summen, Steuersätze, Bestellbezug und Bankverbindung. Was unter dem Schwellenwert bleibt, geht zur Bestätigung an die zuständige Person – mit markiertem Feld, nicht als ganzes Dokument.
Die erkannten Felder gehen dorthin, wo weitergearbeitet wird: Buchungsvorschlag in der Buchhaltung, Beleg ins Dokumentenmanagement, Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang im ERP.
Kontoauszüge werden eingelesen und den Belegen zugeordnet: über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, auch wenn eine Überweisung mehrere Rechnungen begleicht. Jede Bewegung bekommt ihre Kategorie nach einer Regel, nicht nach Gefühl.
Die Liste unbezahlter Rechnungen wird gegen Bank und Kasse geprüft. Lieferanten, die bar bezahlt werden oder mit Ihren Einnahmen verrechnen, erkennt das System aus den Daten selbst.
Kennzahlen je Abteilung entstehen aus den laufenden Daten, mit Trend: steigt, fällt, steht. Oben steht eine kurze Einordnung, darunter die Belege und Buchungen, auf denen sie beruht.
OCR heißt optische Zeichenerkennung: Software liest Zeichen auf Bildern, Scans und PDFs. Das ist der erste Schritt, nicht das Ziel. Verwertbar wird das Ergebnis erst, wenn ein Programm versteht, welche der zehn Zahlen auf einer Rechnung der Zahlbetrag ist – und zugibt, wenn es unsicher ist.
Die Software richtet den Scan gerade, hebt den Kontrast an und entfernt Schatten und Flecken. Ein schief fotografierter Beleg wird so lesbar, ein zu dunkler nicht – deshalb beginnt jede Einführung mit einem Blick auf die Belegqualität.
Vor den Buchstaben kommt die Struktur: Textblöcke, Zeilen, Tabellen und die Lesereihenfolge. Ohne sie wird aus einer Positionstabelle eine Zahlenreihe ohne Zuordnung, und der Einzelpreis gehört plötzlich zur falschen Zeile.
Gedruckte Dokumente liest gute Software fast fehlerfrei. Handschrift und Durchschläge kosten Genauigkeit: Druckbuchstaben in Formularen gehen meist, bei flüssiger Schreibschrift bleibt eine Kontrolle sinnvoll.
Zusammen mit einem Sprachmodell erkennt die Software, dass „Rg.-Nr.“, „Belegnummer“ und „Invoice No.“ dasselbe Feld meinen – auch bei einem Lieferanten, für den niemand vorher eine Vorlage eingerichtet hat.
Verwechselte Ziffern in IBAN und Betrag, zehn Summen auf einem Dokument, veraltete Lesezonen nach neuem Briefpapier, Beträge am abgeschnittenen Bildrand. Diese Fehler sind bekannt – und damit prüfbar.
Netto, Steuer und Brutto werden nachgerechnet, die IBAN gegen die hinterlegte geprüft, der Lieferant gegen die Stammdaten. Was unter dem Schwellenwert bleibt, wird markiert und einem Menschen vorgelegt, nicht geschätzt.
Die Texterkennung im Multifunktionsdrucker macht ein durchsuchbares PDF – nützlich für das Archiv, nutzlos für die Buchhaltung. Der Unterschied zeigt sich Feld für Feld.
Gegenüberstellung aus unseren Projekten – keine Produktprüfung einzelner Anbieter.
Es gibt drei Wege, und keiner ist für jeden der richtige. Wir stellen keine Produktnamen gegeneinander, sondern rechnen Ihren Fall: Belegarten, Menge, Sprachen, Datenschutz und der Anschluss an Ihre Systeme entscheiden.
Die Erkennung läuft auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU oder in Ihrem Rechenzentrum. Passt, wenn Personal- und Vertragsunterlagen das Haus nicht verlassen sollen und die Menge groß genug ist, dass feste Kosten günstiger sind als eine Abrechnung je Seite.
Ein fertiger Erkennungsdienst, bezahlt nach Seiten oder Dokumenten. Passt bei kleinen und schwankenden Mengen und bei selteneren Sprachen. Verarbeiten wir dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Viele ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme bringen eine Belegerkennung mit oder haben sie als Zusatzmodul. Passt, wenn Sie bei einer Belegart bleiben und keine zweite Oberfläche wollen. Wir prüfen zuerst, was Ihre Lizenz schon kann, bevor wir etwas Neues bauen.
Welche Dokumente enthalten personenbezogene Daten, und dürfen sie zu einem Dienstleister? Daraus folgt, ob eine eigene Installation nötig ist und welcher Auftragsverarbeitungsvertrag dazugehört.
Deutsch und Englisch liest jede Lösung. Bei Belegen aus Polen, der Ukraine oder Asien zählt ein Test mit Ihren echten Dokumenten mehr als die Sprachliste im Datenblatt.
Was Rechnungen sauber liest, scheitert an handschriftlichen Formularen. Wir messen jede Belegart einzeln, statt „Dokumente“ als eine Größe zu behandeln.
Zwanzig Belege am Tag und zwanzigtausend im Monat führen zu verschiedenen Antworten – bei der Technik, bei den Kosten und bei der Frage, wer im Zweifel bestätigt.
Ohne Schnittstelle zu ERP, DMS oder Buchhaltung endet die beste Erkennung in einer Exportdatei. Deshalb klären wir den Anschluss, bevor die Erkennung ausgewählt wird.
Abrechnung je Seite, Lizenz je Arbeitsplatz oder Betriebskosten eigener Server: Wir rechnen die Varianten mit Ihrer Jahresmenge durch, bevor Sie sich binden.
Ein Filialbetrieb aus der Lebensmittelbranche mit mehreren Gesellschaften. Das Register zeigte 1.723 unbezahlte Belege, der Inhaber sagte: „Das ist ein Fehler, bei uns sind es 150 bis 200.“ Der Abgleich hat ihm recht gegeben – mit Belegen statt mit Bauchgefühl.
Beispiel aus einem Kundenprojekt.
Welche Belegarten kommen in welcher Menge, über welchen Kanal und in welcher Qualität an? Wir zählen nach, bevor wir Regeln schreiben – zum Beispiel, wie viele Belege ohne Summe oder ohne Standort ankommen.
Wir nehmen einen Stapel aus den letzten Monaten und messen Feld für Feld, was richtig gelesen wird und was nicht. Ergebnis ist eine Trefferquote je Belegart aus Ihren Dokumenten, keine Herstellerangabe.
Sie entscheiden, ab welchem Sicherheitswert ohne Rückfrage weitergebucht wird und was auf den Tisch eines Menschen kommt. Bankverbindungen und Beträge bleiben immer in der Prüfung.
Die Felder gehen an ERP, DMS oder Buchhaltung. Was die Technik nicht lösen kann, regelt ein kurzer schriftlicher Standard: Belege vollständig fotografieren, ein eigener Eingangskanal für Rechnungen. Ihr Team bekommt eine Einweisung, die Regeln wachsen mit.
Den Aufwand nennen wir, wenn die Belegarten gezählt und an Ihren echten Dokumenten gemessen sind. Vorher wäre jede Zahl geraten – und geratene Angebote werden im Projekt nachverhandelt.
Umfang aus Ihren Belegarten und Mengen
Belegarten, Prüfregeln und Anbindungen bestimmen den Aufwand
Alle Angaben zzgl. MwSt. Was die Einführung kostet, hängt an Belegarten, Menge und Anbindung – deshalb nennen wir die Zahl nach der Messung und nicht vorher.
Bei sauberen, maschinengeschriebenen Dokumenten erkennen gute Verfahren nahezu jedes Zeichen richtig. Bei Handschrift, schiefen Fotos und mehrfach kopierten Belegen sinkt die Genauigkeit deutlich. Eine allgemeine Prozentzahl hilft Ihnen deshalb wenig: Wir messen die Trefferquote je Feld und je Belegart an einem Stapel Ihrer eigenen Dokumente und legen das Ergebnis offen – auch dann, wenn es gegen eine Einführung spricht.
Jedes Feld bekommt einen Sicherheitswert, und Summen, Steuersätze, Bestellbezug und IBAN laufen zusätzlich durch Plausibilitätsprüfungen. Liegt ein Feld unter dem Schwellenwert, den Sie festgelegt haben, oder geht eine Rechnung nicht auf, wird der Beleg mit markiertem Feld der zuständigen Person vorgelegt. Bestätigt wird genau dieses Feld, nicht das ganze Dokument. Geraten wird nie.
Beim größten laufenden Einsatz werden 88,8 % des Zahlungsvolumens per Regel ohne Handarbeit kategorisiert – ein Anteil am Zahlungsvolumen dieses einen Projekts, kein Durchschnitt über alle. Der Rest wird von Hand zugeordnet, meist mit einem Klick für alle Zahlungen eines Lieferanten; daraus entsteht die nächste Regel. Bei der Belegerkennung gilt dasselbe Prinzip mit anderen Zahlen: Was unter Ihrem Schwellenwert bleibt, geht an einen Menschen, statt geraten zu werden. Welcher Anteil bei Ihnen zusammenkommt, zeigt die Messung an Ihren eigenen Belegen.
Das Original wird unverändert und revisionssicher archiviert – der erkannte Text allein genügt den GoBD nicht. Jede Änderung an einem Feld bleibt mit Zeitpunkt und Person nachvollziehbar. Wie Belege bei Ihnen eingehen, geprüft, freigegeben und aufbewahrt werden, halten wir schriftlich fest, damit Ihre Verfahrensdokumentation zum laufenden Ablauf passt. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrem Steuerberater.
Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge, Prüfberichte und Formulare als Foto, Scan oder PDF, auch handschriftlich ausgefüllt. Die Grenze liegt selten bei der Erkennung, sondern beim Beleg selbst: Ist die Summe am Bildrand abgeschnitten, fehlt sie überall. Deshalb gehört ein einfacher Belegstandard zur Einführung.
In der Regel ja. Wir verbinden vorhandene Systeme, statt sie zu ersetzen: Ihre Buchhaltungssoftware bleibt, Ihr ERP bleibt, Ihr Bankkonto bleibt. Die erkannten Felder gehen als Buchungsvorschlag, Beleg oder Datensatz dorthin, wo weitergearbeitet wird. Wo es keine fertige Anbindung gibt, bauen wir sie.
Nein. Die Software übernimmt Lesen, Zuordnen und Abgleichen. Buchung, Abschluss und Steuern bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrem Steuerberater – sie bekommen vollständigere und geprüfte Unterlagen und arbeiten nur noch an den Fällen, bei denen wirklich etwas nicht stimmt.
Texterkennung von der Bildaufbereitung bis zum Datenfeld – mit Grenzen und Tipps für bessere Erkennung.
Wohin der erkannte Beleg danach gehört und was ein DMS von einem Ordner unterscheidet.
Das Schriftstück, das beschreibt, wie Belege bei Ihnen erfasst, geprüft und archiviert werden.
Die Regeln für digitale Buchführung und die Aufbewahrung von Belegen.
Wo maschinenlesbare Formate die Texterkennung ersetzen – und wo nicht.
Acht Ja/Nein-Fragen zeigen, welche E-Rechnungspflichten für Sie gelten.
Geprüfte Belege und Buchungen in der Form, die Ihre Steuerkanzlei erwartet.
Wenn ERP, DMS, Bank und Buchhaltung miteinander sprechen sollen.
Wenn die ausgelesenen Dokumente auch Fragen Ihres Teams beantworten sollen.
Wiederkehrende Abläufe zwischen Ihren Systemen – regelbasiert und stabil.
Ein KI-Mitarbeiter für die Buchhaltung, der Belege sammelt und Lücken meldet.
Kontostand, Einnahmen, Ausgaben und Reichweite des Geldes auf einen Blick.
Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare, wie sie bei Ihnen ankommen. Im Erstgespräch zeigen wir Feld für Feld, was eine OCR-Software daraus liest, wo sie stolpert und welche Variante zu Ihrem Haus passt.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
Lieber direkt sprechen? (0) 89 24 8853 444 WhatsApp