Prozessmanagement-Software: erst das Schema, dann die Automatik.
Die Prozessmanagement-Software in PultOS zeigt jeden Ablauf Ihrer Firma als Schema, das Ihr Team ohne IT-Wissen lesen kann. Automatisiert wird erst danach, und zwar zuerst im Probelauf: Das System protokolliert, was es tun würde, und tut es noch nicht. So sehen Sie, ob Bild und Wirklichkeit übereinstimmen, bevor eine Maschine übernimmt.
Beschriftet in Alltagssprache. Die Technik steckt dahinter, nicht davor.
Die Automatik zeigt zuerst, was sie tun würde, ohne es zu tun.
Wer hat was bis wann versprochen, belegt mit dem Satz aus dem Gespräch.
Wo Abläufe unbemerkt reißen
Der Ablauf steht in einem Kopf
Wie ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung läuft, weiß eine erfahrene Kollegin. Aufgeschrieben ist es nirgends.
Automatik, die keiner versteht
Irgendwann hat jemand eine Automatisierung gebaut. Was sie genau tut und warum, kann heute niemand mehr sagen, also traut sich niemand, sie zu ändern.
Besprechung ohne Protokoll
Anderthalb Stunden Gespräch, sieben Vereinbarungen, kein Protokoll. Zwei Wochen später erinnert sich jeder anders.
Zusagen versanden leise
Versprochen ist schnell. Ob es erledigt wurde, merkt man erst, wenn der Kunde nachfragt.
Prozesse dokumentieren, prüfen und schrittweise automatisieren
Prozess als Schema
Jeder Schritt trägt eine Beschriftung in Alltagssprache und einen kurzen Hinweis, was dort passiert. Sie beschreiben den Ablauf in Worten, der Assistent zeichnet ihn, Sie übernehmen ihn mit einem Klick.
Lücken werden rot
Gibt es für einen Schritt in Ihrer Firma noch kein Werkzeug, markiert das Schema ihn als „muss gebaut werden“. So zeichnet niemand einen Ablauf, den es in Wirklichkeit nicht gibt.
Probelauf vor dem Einschalten
Bevor ein Ablauf automatisch läuft, arbeitet er im Schatten mit: Er protokolliert, was er tun würde, ohne es zu tun. Eingeschaltet wird erst, wenn das Protokoll stimmt.
Sie entscheiden über die Automatik
Ob und wann ein Ablauf vom Probelauf in den Betrieb geht, entscheiden Sie Prozess für Prozess. Teure und unumkehrbare Schritte bleiben immer bei einem Menschen.
Besprechungen auswerten
Aufnahmen werden auf unserer eigenen Hardware in Text umgewandelt. Daraus liest das System alle Zusagen heraus, ausdrückliche und stillschweigende: wer, was, bis wann, mit wörtlichem Zitat.
Aus Zusagen werden Aufgaben
Ihre eigenen Zusagen werden zu Aufgaben mit Zuständigem und Frist. Geführt wird eine Bilanz in beide Richtungen: was Sie versprochen haben und was die Gegenseite versprochen hat.
Weniger Erinnern, mehr Nachweis
So kommt ein Ablauf vom Kopf ins Schema
Gespräch mit den Beteiligten
Wir sprechen mit den Menschen, die den Ablauf heute machen. Uns interessiert, wie es tatsächlich läuft, nicht was in der Stellenbeschreibung steht.
Schema zeichnen
Der Ablauf wird in Alltagssprache gezeichnet. Wir gehen ihn mit Ihnen durch, bis Ihr Team sagt: So machen wir das.
Probelauf
Die Automatik läuft im Schatten mit und protokolliert, was sie tun würde. Abweichungen korrigieren wir am Schema, nicht im Code.
Schrittweise einschalten
Erst wenn der Probelauf stimmt und Ihr Team zustimmt, geht ein Ablauf in den Betrieb, zuerst mit menschlicher Freigabe.
Was Sie über die Prozessmanagement-Software wissen sollten
01. Was davon läuft heute schon bei Kunden?
Die Schemata: Kunden sehen ihre Abläufe im System und arbeiten damit, bei einem Kunden sind es 32. Die Automatik hinter den Schemata läuft heute im Probelauf und protokolliert nur. Die Auswertung von Besprechungen und die Aufgabenliste daraus nutzen wir in unserer eigenen Firma täglich. Für Kundensysteme bereiten wir sie gerade vor.
02. Braucht mein Team Kenntnisse in Prozessmodellierung oder BPMN?
Nein. Die Schemata sind in Alltagssprache beschriftet. Wer den Ablauf kennt, versteht auch das Bild. Die technische Umsetzung ist unsere Aufgabe.
03. Welche Besprechungen werden ausgewertet?
Aufnahmen aus Ihrem Besprechungsdienst und hochgeladene Dateien. Private Gespräche fallen über eine Ausschlussliste heraus und landen nicht im Firmenwissen. Ob und wann aufgezeichnet wird, entscheiden Sie und Ihre Gesprächspartner. Das System wertet nur aus, was bereits aufgenommen wurde.
04. Wo werden die Aufnahmen verarbeitet?
Die Umwandlung in Text läuft auf unserer eigenen Hardware und geht nicht an einen fremden Dienst. Die einzige Ausnahme ist die Live-Diktierfunktion. Sie läuft über einen externen Dienst, und das sagen wir Ihnen vorher.
05. Was heißt „still verloren“?
Eine Zusage, zu der 14 Tage nach der Frist nichts passiert ist. Das System markiert sie, damit Sie nachhaken können, bevor der Kunde es tut.
06. Kann ein Ablauf komplett automatisch laufen?
Heute läuft die Automatik bei Kunden im Probelauf und führt nichts selbst aus. Wir schalten einen Ablauf erst ein, wenn der Probelauf zeigt, dass er stimmt, und Sie das wollen. Teures und Unumkehrbares bleibt immer bei einem Menschen.
07. Bauen Sie auch Automatisierungen außerhalb von PultOS?
Ja. Wenn Sie Ihre Abläufe in bestehenden Systemen automatisieren möchten, übernehmen wir das als Projekt. Mehr dazu unter Prozessautomatisierung.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade die meiste Zeit?
Im Erstgespräch skizzieren wir einen Ihrer Abläufe gemeinsam. Danach wissen Sie, was sich automatisieren lässt und was lieber beim Menschen bleibt.