PultOS · Prozesse

Prozessmanagement-Software: erst das Schema, dann die Automatik.

Die Prozessmanagement-Software in PultOS zeigt jeden Ablauf als Schema, das Ihr Team ohne IT-Wissen liest. Automatisiert wird erst nach einem Probelauf, der nur protokolliert.

Erstgespräch vereinbaren So funktioniert es

32: Prozessschemata bei einem einzigen Kunden
27: Prozessschemata in unserer eigenen Firma
1 Zitat: hinter jeder Zusage aus einer Besprechung

SEODACH KI-Berater

online · antwortet sofort

Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.

Lesbare Schemata
Beschriftet in Alltagssprache. Die Technik steckt dahinter, nicht davor.
Probelauf vor dem Start
Die Automatik zeigt zuerst, was sie tun würde, ohne es zu tun.
Zusagen mit Zitat
Wer hat was bis wann versprochen, belegt mit dem Satz aus dem Gespräch.

Anfrage kommtE-Mail, WhatsApp, Web

KI sortiertThema, Sprache, Zuständig

AngebotVertrieb prüft

Rückfragefehlende Angaben

Nachfassennach 3 Tagen · Probelauf

AuftragAufgabe für Produktion

Beispielschema „Anfrage bis Auftrag“. Beschriftung in der Sprache Ihres Teams, Technik bleibt im Hintergrund.

Wo Abläufe unbemerkt reißen

Der Ablauf steht in einem Kopf

Wie ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung läuft, weiß eine erfahrene Kollegin. Aufgeschrieben ist es nirgends.

Automatik, die keiner versteht

Irgendwann hat jemand eine Automatisierung gebaut. Was sie genau tut und warum, kann heute niemand mehr sagen, also traut sich niemand, sie zu ändern.

Besprechung ohne Protokoll

Anderthalb Stunden Gespräch, sieben Vereinbarungen, kein Protokoll. Zwei Wochen später erinnert sich jeder anders.

Zusagen versanden leise

Versprochen ist schnell. Ob es erledigt wurde, merkt man erst, wenn der Kunde nachfragt.

Prozesse dokumentieren, prüfen und schrittweise automatisieren

Prozess als Schema

Jeder Schritt trägt eine Beschriftung in Alltagssprache und einen kurzen Hinweis, was dort passiert. Sie beschreiben den Ablauf in Worten, der Assistent zeichnet ihn, Sie übernehmen ihn mit einem Klick.

Lücken werden rot

Gibt es für einen Schritt in Ihrer Firma noch kein Werkzeug, markiert das Schema ihn als „muss gebaut werden“. So zeichnet niemand einen Ablauf, den es in Wirklichkeit nicht gibt.

Probelauf vor dem Einschalten

Bevor ein Ablauf automatisch läuft, arbeitet er im Schatten mit: Er protokolliert, was er tun würde, ohne es zu tun. Eingeschaltet wird erst, wenn das Protokoll stimmt.

Sie entscheiden über die Automatik

Ob und wann ein Ablauf vom Probelauf in den Betrieb geht, entscheiden Sie Prozess für Prozess. Teure und unumkehrbare Schritte bleiben immer bei einem Menschen.

Besprechungen auswerten

Aufnahmen werden auf unserer eigenen Hardware in Text umgewandelt. Daraus liest das System alle Zusagen heraus, ausdrückliche und stillschweigende: wer, was, bis wann, mit wörtlichem Zitat.

Aus Zusagen werden Aufgaben

Ihre eigenen Zusagen werden zu Aufgaben mit Zuständigem und Frist. Geführt wird eine Bilanz in beide Richtungen: was Sie versprochen haben und was die Gegenseite versprochen hat.

BPM-Software, Workflow-Tool oder beides?

Hinter Workflow-Software und BPM-Software stecken drei Arten von Programmen. Für einen Betrieb ohne Prozessabteilung zählt, dass Schema und Alltag zusammenbleiben.

Nur Dokumentation

Modellierungswerkzeug

Abläufe in BPMN zeichnen und dokumentieren, etwa für das Qualitätsmanagement. Das Schema bleibt ein Bild und veraltet, sobald niemand es pflegt.

Nur Weitergabe

Workflow-Management-Tool

Reicht Aufgaben weiter und erinnert an Fristen. Stark bei festen Freigaben, aber oft getrennt von der Dokumentation, die erklärt, warum der Ablauf so läuft.

Schema und Ablauf

Prozesse in PultOS

Schema in Alltagssprache, Verantwortliche je Schritt, Lücken rot markiert. Aus Zusagen werden Aufgaben, neue Automatik läuft zuerst im Probelauf und protokolliert nur.

Probelauf

Erst protokollieren, dann einschalten

Im Probelauf schreibt das System auf, was es tun würde, und tut es noch nicht. Sie vergleichen das Protokoll mit dem, was Ihr Team wirklich getan hat.

Echte PultOS-Oberfläche mit Beispieldaten: der Ablauf „Anfrage bis Angebot“ als Schema mit Auslösern, Aktionen, KI-Schritten und Entscheidungen bis zum Nachfassen nach 14 Tagen, oben der Hinweis, dass der Entwurf erst im Testmodus läuft.

Echte Oberfläche von PultOS, der Ablauf ist ein Beispiel. Die 14-Tage-Regel für stille Zusagen gilt so im Betrieb.

Weniger Erinnern, mehr Nachweis

Zitat

Vorher: Nach einem Monat erinnert sich der Kunde an eine Zusage, Ihr Mitarbeiter an eine andere.
Nachher: Zu jeder Zusage gibt es den Satz aus dem Gespräch. Eine Zusage ohne Zitat gilt als Vermutung und zählt nicht.

14 Tage

Vorher: Versprochenes verschwindet, ohne dass es jemand merkt.
Nachher: Passiert 14 Tage nach der Frist nichts, markiert das System die Zusage als still verloren gegangen. Sie sehen es, bevor der Kunde fragt.

1 Bild

Vorher: Neue Mitarbeiter lernen Abläufe durch Zuschauen und Nachfragen.
Nachher: Der Ablauf steht als Schema im System. Wer neu ist, sieht in einem Bild, was nach der Anfrage kommt.

Schemata im echten Betrieb

32
Prozessschemata
bei einem einzigen Kunden
27
Prozessschemata
in unserer eigenen Firma
14
Tage nach der Frist
dann markiert das System eine Zusage als still verloren gegangen

Quelle: SEODACH und PultOS-Kunde

Vorgehen

So kommt ein Ablauf vom Kopf ins Schema

Gespräch mit den Beteiligten
Wir sprechen mit den Menschen, die den Ablauf heute machen. Uns interessiert, wie es tatsächlich läuft, nicht was in der Stellenbeschreibung steht.
Schema zeichnen
Der Ablauf wird in Alltagssprache gezeichnet. Wir gehen ihn mit Ihnen durch, bis Ihr Team sagt: So machen wir das.
Probelauf
Die Automatik läuft im Schatten mit und protokolliert, was sie tun würde. Abweichungen korrigieren wir am Schema, nicht im Code.
Schrittweise einschalten
Erst wenn der Probelauf stimmt und Ihr Team zustimmt, geht ein Ablauf in den Betrieb, zuerst mit menschlicher Freigabe.

Wissen zum Thema

Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Wie Unternehmen Abläufe erfassen, verbessern und steuern.

Prozesslandkarte erstellen

BPMN für den Mittelstand: sichtbar machen, wie wirklich gearbeitet wird.

Was ist ein Workflow?

Eine feste Abfolge von Schritten, die sich beschreiben und automatisieren lässt.

Was Sie über die Prozessmanagement-Software wissen sollten

Was davon läuft heute schon bei Kunden?

Die Schemata: Kunden sehen ihre Abläufe im System und arbeiten damit, bei einem Kunden sind es 32. Die Automatik hinter den Schemata läuft heute im Probelauf und protokolliert nur. Die Auswertung von Besprechungen und die Aufgabenliste daraus nutzen wir in unserer eigenen Firma täglich. Für Kundensysteme bereiten wir sie gerade vor.

Braucht mein Team Kenntnisse in Prozessmodellierung oder BPMN?

Nein. Die Schemata sind in Alltagssprache beschriftet. Wer den Ablauf kennt, versteht auch das Bild. Die technische Umsetzung ist unsere Aufgabe.

Ist das eine Workflow-Software?

Zum Teil. PultOS zeigt Abläufe als Schema, macht aus Zusagen Aufgaben mit Frist und testet Automatik zuerst im Probelauf. Der Schwerpunkt liegt auf Abläufen rund um Kunden, Aufträge und Geld. Ob ein bestimmter Freigabeprozess, etwa für Urlaubsanträge, besser in Ihrem bestehenden System bleibt, klären wir im Erstgespräch.

Welche Besprechungen werden ausgewertet?

Aufnahmen aus Ihrem Besprechungsdienst und hochgeladene Dateien. Private Gespräche fallen über eine Ausschlussliste heraus und landen nicht im Firmenwissen. Ob und wann aufgezeichnet wird, entscheiden Sie und Ihre Gesprächspartner. Das System wertet nur aus, was bereits aufgenommen wurde.

Wo werden die Aufnahmen verarbeitet?

Die Umwandlung in Text läuft auf unserer eigenen Hardware und geht nicht an einen fremden Dienst. Die einzige Ausnahme ist die Live-Diktierfunktion. Sie läuft über einen externen Dienst, und das sagen wir Ihnen vorher.

Was heißt „still verloren“?

Eine Zusage, zu der 14 Tage nach der Frist nichts passiert ist. Das System markiert sie, damit Sie nachhaken können, bevor der Kunde es tut.

Kann ein Ablauf komplett automatisch laufen?

Heute läuft die Automatik bei Kunden im Probelauf und führt nichts selbst aus. Wir schalten einen Ablauf erst ein, wenn der Probelauf zeigt, dass er stimmt, und Sie das wollen. Teures und Unumkehrbares bleibt immer bei einem Menschen.

Bauen Sie auch Automatisierungen außerhalb von PultOS?

Ja. Wenn Sie Ihre Abläufe in bestehenden Systemen automatisieren möchten, übernehmen wir das als Projekt. Mehr dazu unter Prozessautomatisierung.