Prozesslandkarte erstellen: BPMN für den Mittelstand

Prozesslandkarte, Prozessmodell, BPMN — was ist was?

Drei Begriffe werden in Projekten regelmäßig durcheinandergebracht, obwohl sie unterschiedliche Flughöhen beschreiben:

• Die Prozesslandkarte ist die Übersicht: eine Seite, auf der alle Prozesse des Unternehmens und ihr Zusammenhang stehen. Sie beantwortet die Frage, was es überhaupt gibt.
• Das Prozessmodell beschreibt einen einzelnen Ablauf im Detail: Schritte, Entscheidungen, Zuständigkeiten.
• BPMN ist die Notation, in der solche Modelle gezeichnet werden — eine Handvoll Symbole, auf die sich die Welt geeinigt hat, damit ein Diagramm nicht nur seinem Autor etwas sagt.

Die Reihenfolge ist wichtig. Wer mit dem Detail anfängt, modelliert wochenlang einen Ablauf, der am Ende gar nicht der teuerste war.

Der Aufbau in drei Ebenen

Eine brauchbare Prozesslandkarte trennt drei Gruppen. Diese Einteilung ist Standard und funktioniert vom Handwerksbetrieb bis zum Maschinenbauer:

Als Vorlage genügt genau diese Struktur: drei Zeilen, die Kernprozesse in der Mitte von links nach rechts in der Reihenfolge, in der ein Auftrag das Haus durchläuft. Darüber die Steuerung, darunter die Unterstützung. Mehr braucht die erste Fassung nicht.

BPMN in fünf Symbolen

Für die Modelle darunter reicht ein kleiner Teil der Notation. Mit diesen fünf Elementen lassen sich die meisten Abläufe eines Mittelständlers sauber beschreiben:

Die Bahnen sind das eigentlich wertvolle Element. Sobald Zuständigkeiten nebeneinanderstehen, sieht man die Übergaben — und Übergaben sind die Stellen, an denen Aufträge liegen bleiben.

Ein Workshop, der an einem Tag zum Ergebnis führt

1. Zwei Stunden: die Landkarte. Alle Prozesse auf Karten sammeln, in die drei Ebenen sortieren, Doppelungen zusammenführen. Erst danach diskutieren, nicht währenddessen.
2. Eine Stunde: priorisieren. Jeder Teilnehmer markiert die drei Prozesse mit dem meisten Ärger und die drei mit dem größten Einfluss auf den Umsatz. Die Überschneidung ist Ihre Reihenfolge.
3. Drei Stunden: den ersten Prozess modellieren. Den Ist-Zustand, mit den Leuten, die ihn ausführen. Nicht den Zustand, wie er im Qualitätshandbuch steht.
4. Eine Stunde: Brüche markieren. Wo wird abgetippt, wo wird gewartet, wo fragt jemand nach dem Stand, wo entstehen Fehler? Das sind die Kandidaten für Automatisierung.

Am Ende des Tages haben Sie eine Landkarte, ein Modell und eine Liste. Diese Liste ist mehr wert als jede Software-Auswahl, die man vorher trifft.

Wie detailliert ist detailliert genug?

Die häufigste Blockade in Prozessprojekten ist die Frage nach der Tiefe. Eine einfache Regel hilft: Zeichnen Sie so grob, dass ein neuer Kollege den Ablauf versteht, und so fein, dass man erkennt, wer wann was übergibt. Alles, was darunter liegt — welche Schaltfläche geklickt wird, welches Feld zuerst gefüllt wird —, gehört in eine Arbeitsanweisung, nicht in das Diagramm.

Ein zweiter Prüfstein: Wenn ein Modell nicht mehr auf eine Bildschirmseite passt, beschreibt es wahrscheinlich zwei Prozesse. Teilen Sie es. Aus einem unübersichtlichen Ablauf werden so zwei, die man jemandem in fünf Minuten erklären kann — und die sich unabhängig voneinander verbessern lassen.

Woran Sie merken, dass die Landkarte trägt

• Neue Mitarbeiter fragen nach der Landkarte, statt nach dem Kollegen, der das immer macht.
• Bei Streit über Zuständigkeit schaut jemand auf das Diagramm, nicht auf die Hierarchie.
• Vor dem Kauf einer Software wird geprüft, welchen Prozess sie eigentlich unterstützen soll.
• Bei einem Audit liegt die Antwort auf die Frage nach der Prozesslandschaft bereits vor.

Bleibt all das aus, ist die Landkarte Dekoration. Dann fehlt meist einer der beiden Punkte: ein verantwortlicher Mensch je Prozess oder ein Ort, an dem die Schemata wirklich mit der täglichen Arbeit verbunden sind.

Die vier häufigsten Fehler

• Zu detailliert. Wer jeden Mausklick zeichnet, produziert Diagramme, die niemand liest. Eine Aufgabe ist das, was eine Person am Stück erledigt.
• Soll statt Ist. Modellierte Wunschabläufe sehen schön aus und erklären nicht, warum Rechnungen zu spät rausgehen. Erst den echten Ablauf zeichnen, dann verbessern.
• Kein Eigentümer. Ein Prozess ohne verantwortliche Person ändert sich nie. Der Name gehört in das Diagramm.
• Datei im Laufwerk. Die Landkarte veraltet in dem Moment, in dem sie als Grafik exportiert wird. Sie muss dort leben, wo auch gearbeitet wird — sichtbar, versioniert, für alle zugänglich.

Vom Bild zum laufenden Prozess

Ein Diagramm allein verändert nichts. Der Nutzen entsteht in dem Moment, in dem der gezeichnete Ablauf und der tatsächliche Ablauf dasselbe sind: Aufgaben entstehen automatisch, Zuständige werden benachrichtigt, Fristen laufen mit, und jeder sieht, an welchem Schritt ein Vorgang gerade hängt. Genau dafür ist unser Modul Prozesse gebaut — die Schemata sind nicht Dokumentation, sondern der Ablauf selbst.

Welche Schritte sich dabei ganz ohne Menschen erledigen lassen und welche eine Freigabe brauchen, ist eine Frage der Prozessautomatisierung. Die Erfahrung aus unseren Projekten: Die größten Zeitgewinne liegen fast nie in der fachlichen Arbeit selbst, sondern in den Übergaben dazwischen.

Kurz zusammengefasst

• Erst die Landkarte, dann das Modell — sonst optimieren Sie am falschen Ende.
• Drei Ebenen reichen: Management, Kern, Unterstützung.
• Fünf BPMN-Symbole decken die Abläufe eines Mittelständlers ab.
• Den Ist-Zustand zeichnen, Brüche markieren, danach automatisieren.

Was wir damit machen

Wir moderieren die Aufnahme, zeichnen die Prozesse mit Ihren Leuten und überführen die wichtigsten davon in ablauffähige Schemata mit Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten. Wo Sie anfangen sollten, zeigt ein Digitalisierungs-Check; wie die Prozesse danach laufen, sehen Sie unter Prozesse.