Einführung Power BI: was es kann, was es kostet, wie Sie starten

Einführung Power BI bedeutet in der Praxis drei Entscheidungen: welche Lizenz, welche Datenquelle und welcher erste Bericht. Die Technik ist dabei der leichte Teil. Schwierig ist die Frage, welche Zahl im Haus künftig verbindlich gilt — und wer sie pflegt, wenn die Berichte nach ein paar Monaten nicht mehr neu sind, sondern Alltag.

Dieser Beitrag beantwortet die Fragen, mit denen Betriebe vor dem Start kommen: was das Werkzeug wirklich tut, welche Berichte sich im Mittelstand lohnen, was eine Vorlage bringt, welche Lizenzmodelle es gibt und was Sie ohne externe Hilfe schaffen.

Was ist Microsoft Power BI?

Power BI ist das Berichtswerkzeug von Microsoft. Es holt Daten aus Quellen wie Excel, SQL-Datenbanken, ERP, CRM, Shop oder Buchhaltung, verbindet sie zu einem Datenmodell und zeigt sie als interaktive Berichte und Kennzahlentafeln. Der Begriff dahinter ist Business Intelligence: aus Daten, die im Betrieb ohnehin anfallen, werden Auswertungen, auf die man Entscheidungen stützen kann.

Der Unterschied zu einer Excel-Tabelle liegt nicht in den Diagrammen, sondern in zwei Dingen. Erstens arbeitet Power BI auf einer Verbindung zur Quelle: die Zahlen aktualisieren sich nach Plan, statt dass jemand monatlich exportiert und kopiert. Zweitens liegt die Rechenlogik im Datenmodell und nicht in tausend einzelnen Formeln — „Umsatz nach Deckungsbeitrag“ ist einmal definiert und überall dieselbe Größe.

Was Power BI nicht ist: ein Ersatz für ein ordentliches Vorsystem. Wenn Artikelnummern in drei Systemen unterschiedlich geschrieben sind, zeigt der Bericht das sehr deutlich — lösen muss es die Stelle, an der die Daten entstehen.

Power BI Desktop, Service und Mobile: die drei Teile

• Power BI Desktop — das kostenlose Windows-Programm, in dem Berichte gebaut werden: Datenquellen anbinden, Modell und Kennzahlen definieren, Seiten gestalten.
• Power BI Service — der Teil im Browser, in dem veröffentlichte Berichte liegen. Hier laufen Aktualisierungspläne, Freigaben, Rollen und der Versand als E-Mail-Abonnement.
• Power BI Mobile — die App, in der dieselben Berichte auf dem Telefon lesbar bleiben, wenn die Seiten dafür vorbereitet sind.

Für die Einführung heißt das: gebaut wird auf einem Rechner, benutzt wird im Browser. Wer nur Desktop verteilt und auf den Service verzichtet, hat am Ende wieder Dateien, die per Mail herumgehen.

Einführung Power BI: die vier Schritte

1. Eine Frage festlegen. Nicht „wir wollen ein Dashboard“, sondern „wir wollen montags sehen, welche Aufträge die Marge tragen“. Eine Frage, ein erster Bericht.
2. Die Quelle klären. Woher kommen die Zahlen, wer darf sie lesen, wie oft ändern sie sich? Hat ein System keine brauchbare Schnittstelle, entscheidet sich das hier und nicht beim Gestalten.
3. Das Modell bauen, dann die Seite. Zuerst Tabellen, Beziehungen und Kennzahlen, danach Diagramme. Umgekehrt entsteht ein schöner Bericht, der bei der zweiten Frage auseinanderfällt.
4. Veröffentlichen, Rechte setzen, Betrieb regeln. Wer sieht welche Zahlen, wann aktualisiert der Plan, wer bekommt eine Meldung, wenn eine Aktualisierung scheitert.

Der vierte Schritt wird am häufigsten übersprungen und ist der Grund, warum Berichte nach einem halben Jahr leer stehen. Eine Kennzahlentafel ohne zuständige Person veraltet genauso still wie eine Tabelle.

Power BI Dashboard: Beispiele aus dem Mittelstand

Diese fünf Berichte begegnen uns am häufigsten, und sie reichen in dieser Reihenfolge fast immer aus:

• Vertrieb. Angebote, Zuschläge, Trefferquote je Vertriebsweg und je Kundengruppe, dazu der Wert offener Angebote. Die Begriffe dahinter erklärt das Lexikon unter Key Performance Indicator.
• Liquidität. Offene Posten nach Fälligkeit, Zahlungseingang je Kunde, erwartete Einnahmen der nächsten Wochen. Der Bericht, der am schnellsten Geld wert ist.
• Auslastung und Projekte. Geplante gegen gebuchte Stunden, Projekte mit überschrittenem Budget, Nachträge.
• Lager und Einkauf. Reichweite je Artikel, Lieferzeiten, Teile ohne Bewegung. Hier zeigt sich sofort, wie gut die Stammdaten sind.
• Service. Bearbeitungszeit von Anfragen, Rückläufer, Auslastung der Techniker.

Was ein gutes Dashboard von einer Diagrammsammlung unterscheidet, steht im Lexikon unter KPI-Dashboard. Kurz: höchstens eine Bildschirmseite, drei bis fünf Zahlen oben, darunter die Aufteilung, und jede Zahl mit einer Definition, die jemand verantwortet.

Power BI Vorlage: was eine Vorlage leistet — und wo sie endet

Eine Power-BI-Vorlage ist eine Berichtsdatei ohne Daten (Dateiendung .pbit). Sie enthält Seitenaufbau, Kennzahlen und Abfragen; beim Öffnen fragt sie nach den Zugangsdaten der eigenen Quelle. Microsoft und viele Hersteller liefern solche Vorlagen für ihre Systeme mit, und für den Einstieg sind sie nützlich: man sieht, wie ein Modell aufgebaut sein kann, ohne es zu erfinden.

Ihre Grenze liegt immer an derselben Stelle. Eine Vorlage kennt Ihr Kontenschema nicht, Ihre Artikelhierarchie nicht und Ihre Rabattlogik nicht. Sobald die erste eigene Kennzahl dazukommt, arbeiten Sie im Modell und nicht mehr in der Vorlage. Realistisch ist sie deshalb ein Startpunkt für den ersten Bericht und kein Weg, sich das Modell zu ersparen.

Zwei Hinweise aus Projekten: prüfen Sie bei einer Vorlage aus dem Netz, welche Verbindungen sie mitbringt, bevor Sie Zugangsdaten eingeben. Und legen Sie eigene Berichte, die mehrfach gebraucht werden, selbst als .pbit ab — das ist der einfachste Weg, zwei Standorte mit demselben Aufbau zu versorgen.

Was kostet Power BI?

Die Preise setzt Microsoft fest und hat sie 2025 angehoben; eine Zahl in diesen Text zu schreiben, die ein halbes Jahr später falsch ist, hilft niemandem. Verlässlich ist die Struktur, und die besteht aus vier Stufen:

• Kostenloses Konto. Power BI Desktop und ein persönlicher Arbeitsbereich. Zum Bauen und Ausprobieren ausreichend, zum Teilen nicht.
• Lizenz je Nutzer (Pro). Der übliche Weg im Mittelstand: ein monatlicher Betrag im niedrigen zweistelligen Euro-Bereich pro Person, und zwar für jeden, der Berichte anschaut, nicht nur für die Erstellerin. In vielen Microsoft-365-Paketen für Unternehmen ist sie nicht enthalten.
• Stärkere Nutzerlizenz (Premium Per User). Deutlich teurer je Person, dafür größere Datenmodelle, häufigere Aktualisierungen und zusätzliche Funktionen.
• Kapazität (Fabric). Ein Festbetrag pro Monat für Rechenleistung statt pro Kopf. Interessant erst, wenn viele Menschen lesen sollen, und dann meist im vierstelligen Bereich.

Die Lizenz ist dabei selten der größere Posten. Teuer wird die Einführung durch das, was davor liegt: Daten zusammenführen, Stammdaten begradigen, Kennzahlen definieren. Ein Betrieb, dessen Zahlen in fünf Systemen und zwölf Tabellen liegen, zahlt die Rechnung beim Aufbau des Modells und nicht bei Microsoft. Wie Datenstrecken zwischen Systemen entstehen, beschreibt das Lexikon unter ETL.

Einführung Power BI ohne Berater: was Sie selbst schaffen

Ehrliche Antwort: mehr, als Anbieter sagen, und weniger, als Videos versprechen. Gut alleine machbar sind ein Bericht auf einer sauberen Quelle, Diagramme, Filter, ein Aktualisierungsplan und das Teilen im Browser. Eine Woche Einarbeitung einer Person, die Excel sicher beherrscht, reicht dafür in der Regel.

Schwierig wird es an vier Stellen: Daten aus mehreren Systemen zusammenführen, Beziehungen im Modell richtig anlegen, Berechtigungen so setzen, dass Niederlassungen nur ihre eigenen Zahlen sehen, und Kennzahlen definieren, die auch die Buchhaltung anerkennt. Das ist weniger eine Frage von Power BI als eine Frage von Datenmodellierung.

Ein brauchbarer Weg: den ersten Bericht selbst bauen, und zwar den mit dem geringsten Datenaufwand. Erst wenn der benutzt wird, über Quellen und Rechte sprechen — dann wissen Sie, worüber Sie sprechen.

Ein Fall: vom Excel-Freitag zum Bericht am Montagmorgen

Ein Großhändler mit zwei Standorten hatte eine feste Routine: freitags zog ein Mitarbeiter drei Exporte aus Warenwirtschaft, Shop und Buchhaltung, fügte sie in eine Tabelle und schickte sie als PDF an die Geschäftsführung. Vier bis fünf Stunden pro Woche, und niemand mochte Rückfragen, weil jede Antwort einen neuen Export bedeutete.

Verändert wurde zuerst nicht das Werkzeug, sondern die Definition. Eine Sitzung lang wurde festgelegt, was „Umsatz“ heißt — mit oder ohne Retouren, mit oder ohne Fracht, zum Lieferdatum oder zum Rechnungsdatum. Danach stand dieselbe Zahl in beiden Standorten für dasselbe. Erst dann kam das Modell: drei Quellen, ein Artikelstamm als verbindende Tabelle, eine nächtliche Aktualisierung.

Der sichtbare Teil war ein Bericht mit drei Seiten — Umsatz und Marge, offene Posten, Lagerreichweite. Der wirksame Teil war eine Nebenwirkung: weil Artikel ohne Warengruppe im Bericht in einer eigenen Zeile landeten, wurden die Stammdaten innerhalb von vier Wochen aufgeräumt. Niemand hatte das verordnet; es stand nur sichtbar da.

Was wir aus solchen Projekten mitnehmen: die Zahlen zuerst definieren, dann modellieren, dann gestalten. Jede andere Reihenfolge kostet die Arbeit zweimal.

Häufige Fragen

Braucht Power BI ein Data Warehouse?

Für den Anfang nicht. Power BI kann direkt auf ERP, CRM oder Datenbank zugreifen und das Modell selbst halten. Ein Data Warehouse lohnt sich, wenn viele Berichte dieselben Daten brauchen, Historie aufbewahrt werden soll oder die Vorsysteme unter den Abfragen leiden.

Was ist der Unterschied zwischen Bericht und Dashboard?

Ein Bericht hat mehrere Seiten, Filter und Detailtiefe; man arbeitet darin. Ein Dashboard ist eine Übersichtsseite aus angepinnten Kacheln, die den Stand zeigt. Im Alltag sagen die meisten „Dashboard“ und meinen die erste Seite eines Berichts.

Funktioniert Power BI mit unserem ERP?

Das hängt an der Schnittstelle, nicht an Power BI. Gängige Systeme bieten eine Datenbankverbindung oder eine API; bei älteren Systemen bleibt oft ein geplanter Export. Diese Frage sollten Sie vor dem ersten Bericht klären, nicht danach.

Wer pflegt die Berichte später?

Benennen Sie eine Person pro Bericht, die Definitionen und Aktualisierung verantwortet, und legen Sie fest, wer bei einem Fehler benachrichtigt wird. Ohne diese zwei Festlegungen hält kein Berichtswesen ein Jahr.

Bleiben die Daten in Europa?

Power BI ist ein Dienst von Microsoft, also eines Anbieters mit Sitz in den USA; die Region des Mandanten lässt sich wählen, der Betrieb liegt beim Anbieter. Für personenbezogene Daten gehört deshalb ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu — mehr dazu im Lexikon unter Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wo es weitergeht

Wenn der erste Bericht steht und die zweite Frage gerade am Modell scheitert, geht es nicht mehr um das Werkzeug, sondern um Datenmodell und Kennzahlen. Was dabei zu klären ist, zeigt die Seite Power BI Beratung.