ERP-Integration: Kasse, Lager und Produktion buchen ins ERP
ERP-Integration heißt bei uns: Wir rühren Ihr ERP nicht an, sondern binden an, was drumherum liegt – Kasse, Lager, Produktion, Shop, Buchhaltung und die Tabellen, in denen heute gerechnet wird. Die Daten laufen von dort automatisch ins System, Artikel und Lieferanten räumen wir vorher auf, und am Prüftag passen die Zahlen zusammen.
- 71
- fertige Integrationen als Bausteine
- ca. 80 %
- weniger manuelle Arbeit
- 100 %
- Server in Deutschland
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Zahlen entstehen an der Quelle
Kasse, Waage und Lagerplatz melden selbst, was passiert ist. Niemand überträgt es ein zweites Mal.
- Erst aufräumen, dann anbinden
Artikel und Lieferanten werden zusammengeführt, bevor Bewegungen ins System laufen. Sonst wandert nur Unordnung schneller.
- Prüftag statt Bauchgefühl
An einem festgelegten Tag rechnen wir System und Arbeitsblatt gegeneinander. Was nicht aufgeht, wird benannt.
Das ERP steht da, aber gefüttert wird es von Hand
Der Tagesabschluss wird abgetippt
Jede Filiale schickt abends ihre Kassenzahlen als Ausdruck, Foto oder Datei. Am nächsten Morgen überträgt jemand Spalte für Spalte in ein Arbeitsblatt. Fällt eine Filiale aus, fällt es erst Wochen später auf.
Der Lagerbestand ist eine Schätzung
Was im System steht, wurde zuletzt bei der Inventur bestätigt. Dazwischen laufen Wareneingänge, Umbuchungen und Verderb über Zettel. Wer bestellen muss, geht lieber selbst ins Lager und schaut.
Das Warenverzeichnis ist zugewachsen
Derselbe Artikel existiert dreifach, Dienstleistungen stehen zwischen den Waren, Altlasten aus früheren Jahren bleiben stehen. Jede Auswertung über Mengen oder Einkauf wird dadurch wertlos.
Am Prüftag gehen die Zahlen nicht auf
Die Summe im System, die Summe in der Tabelle und der Kontoauszug nennen drei verschiedene Beträge. Gesucht wird dann nicht die Ursache, sondern eine Erklärung, mit der sich der Monat abschließen lässt.
ERP-Integration: was wir rundherum anbinden und aufräumen
Wir arbeiten an der Peripherie Ihres ERP: an den Geräten, Programmen und Tabellen, aus denen die Zahlen wirklich kommen. Das Customizing im ERP-System selbst bleibt bei Ihrem ERP- oder SAP-Partner, der Ihr System kennt und verantwortet.
Kassen und Tagesabschluss
Jede Kasse liefert ihre Tagesdaten selbst: Umsatz, Warengruppen, Zahlarten, Storni. Die Werte laufen täglich in dasselbe Raster, auch wenn die Filialen unterschiedliche Geräte betreiben.
Lager, Produktion und Bewegungen
Wareneingang, Entnahme für die Produktion, Umbuchung zwischen Standorten und Verderb werden als einzelne Bewegungen gebucht, mit Menge, Zeitpunkt und Platz. Der Bestand ist dann ein Ergebnis, keine Annahme.
Warenverzeichnis aufräumen
Dubletten werden zusammengeführt, Schreibweisen vereinheitlicht, Kategorien vergeben. Nicht mehr genutzte Positionen blenden wir aus statt sie zu löschen: alte Belege bleiben lesbar, neue Listen bleiben kurz.
Lieferanten und Einkauf vergleichbar machen
Ein Lieferant steht in Belegen oft in vielen Varianten. Wir führen die Schreibweisen auf einen Stammsatz zusammen, sodass Einkaufsmengen und Preisverläufe pro Lieferant und Artikel überhaupt erst auswertbar werden.
Abschreibungen und Inventur belegen
Verderb, Bruch und Eigenverbrauch werden dort erfasst, wo sie entstehen, mit Grund, Menge und verantwortlicher Person. Bei der Inventur steht neben der Zählmenge, was sie erklärt.
Verbindungen überwachen
Jede angebundene Quelle meldet regelmäßig, dass sie lebt. Schweigt ein Gerät oder häufen sich Fehler, erscheint das als Hinweis mit Dauer und Anzahl, statt als stilles Loch in den Zahlen.
Sieben Beispiele – und was sie gebracht haben
Jede Zeile unten ist ein Beispiel aus einem abgeschlossenen Kundenprojekt. Die Branche nennen wir, den Namen nicht: Zahlen eines Auftraggebers gehören dem Auftraggeber.
Drei Wege in Ihr System – und wann welcher passt
Welcher Weg möglich ist, entscheidet nicht der Wunsch, sondern das System. Wir prüfen von oben nach unten und nehmen den ersten, der tragfähig ist.
Offene Programmierschnittstelle
Der bevorzugte Weg, wenn Hersteller oder Betreiber eine dokumentierte API freigibt. Daten lassen sich in beide Richtungen übertragen, Fehler kommen als Antwort zurück und sind sofort zuordenbar. Nötig sind ein Zugang und die schriftliche Freigabe des Betreibers.
Datei-Export und Import
Passt, wenn das System keine API hat, aber geregelt exportieren kann: eine Datei pro Nacht oder pro Schicht. Wir lesen sie, prüfen Pflichtfelder und Mengen und importieren. Der Preis dafür ist die Aktualität: frischer als der Export wird es nicht.
Zugriff auf die Datenbank oder Bildschirm-Automatik
Der letzte Weg, wenn es weder API noch Export gibt. Entweder lesen wir die Datenbank direkt mit, oder eine Automatik holt die Werte aus Masken und Berichten. Das ist empfindlich gegenüber Updates, braucht die Erlaubnis des Betreibers und engere Überwachung – dafür wird auch ein altes System zur Quelle.
So entsteht eine belastbare Anbindung
Datenwege aufnehmen
Wir gehen die Strecke vom Gerät bis zur Auswertung ab: welche Kasse, welches Lager, welche Tabelle, wer trägt wo ein, wo wird dieselbe Menge zweimal erfasst. Ergebnis ist eine Liste der Quellen mit der Antwort, welcher Weg bei jeder möglich ist.
Stammdaten bereinigen
Vor der ersten Buchung räumen wir Artikel und Lieferanten auf: zusammenführen, kategorisieren, Ungenutztes ausblenden statt löschen. Zeilen, denen wir nicht trauen, werden sichtbar ausgeschlossen und mit Grund vermerkt.
Quellen anbinden und gegenrechnen
Die Anbindung läuft erst parallel zur Handarbeit. An einem vereinbarten Prüftag rechnen wir System und Arbeitsblatt Position für Position gegeneinander. Erst wenn beide übereinstimmen, wird die Handarbeit abgeschaltet.
Anbindung betreiben und beobachten
Jede Quelle meldet ihr Lebenszeichen, Stillstand und Fehlerserien werden mit Dauer und Anzahl ausgewiesen. Ändert ein Hersteller etwas oder kommt ein Standort dazu, ziehen wir die Anbindung nach.
Wissen zum Thema
Begriffe aus dem Umfeld von Warenwirtschaft und Schnittstellen.
Häufige Fragen zur ERP-Integration
Was ist eine ERP-Integration?
Gemeint ist die Verbindung Ihrer Programme und Geräte mit dem System, in dem Warenwirtschaft und Buchhaltung geführt werden. Die Daten entstehen dort, wo gearbeitet wird – an der Kasse, im Lager, in der Produktion, im Shop – und werden geprüft, einheitlich benannt und gebucht weitergegeben, statt ein zweites Mal erfasst zu werden. Als Grundlage dienen 71 fertige Integrationen; was fehlt, bauen wir dazu.
Richten Sie unser ERP selbst ein oder verkaufen Sie uns eines?
Nein, beides nicht. Wir sind kein ERP-Anbieter und bieten keine ERP-Software an. Das Customizing im ERP-System selbst – Buchungskreise, Belegarten, Rechte, Reports – übernimmt Ihr ERP- oder SAP-Partner. Wir bauen alles, was darum herum liegt, und übergeben die Daten so, wie Ihr Partner sie erwartet.
Unser Kassensystem hat keine Schnittstelle. Geht das trotzdem?
Meist ja. Nach der offenen Programmierschnittstelle prüfen wir den geregelten Datei-Export, danach den direkten Zugriff auf die Datenbank oder eine Automatik, die Masken und Berichte ausliest. In einem Kundenprojekt haben wir ein Kassensystem ohne öffentliche Schnittstelle und ohne Ereignismeldungen angebunden, mit Historie ab 2022. Geht es nur mit Einschränkungen, sagen wir das vorher.
Was ist der Unterschied zu EDI?
EDI regelt den Austausch mit externen Handelspartnern über standardisierte Nachrichten. Hier geht es um Ihre eigenen Systeme im Haus: Kasse, Lager, Werkstatt, Shop, Tabellen. Viele Betriebe brauchen beides, die Arbeit daran ist aber verschieden.
Wie steht es um Sicherheit und Datenschutz?
Die Verarbeitung läuft zu 100 % auf Servern in Deutschland, ohne Umweg über Dritte. Wir arbeiten mit eigenen technischen Zugängen; wo Lesen genügt, haben sie nur Leserechte. Wir halten schriftlich fest, welche Felder aus welcher Quelle fließen, protokollieren jede Übertragung und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Personenbezogene Daten übertragen wir nur, wo der Ablauf sie braucht.
Was passiert, wenn wir das ERP wechseln oder ein Update kommt?
Die Anbindung ist bewusst in zwei Teile geschnitten: das Einsammeln und Prüfen der Daten auf der einen Seite, die Übergabe an das Zielsystem auf der anderen. Bei einem Wechsel wird der zweite Teil neu gebaut, der erste bleibt. Updates fallen in der Überwachung auf, weil Fehler sich häufen oder eine Quelle schweigt.
Woher wissen wir, dass die Zahlen am Ende stimmen?
Über den Prüftag. Die Anbindung läuft eine Zeit lang parallel zur bisherigen Handarbeit, danach werden beide Ergebnisse Position für Position gegeneinander gerechnet. Abweichungen werden benannt und begründet, nicht gerundet. Erst danach schalten wir die doppelte Erfassung ab.
Welche Quellen sollen in Ihr ERP laufen?
Vier Fragen zu Ihren Systemen, dem heutigen Datenweg und der nötigen Aktualität. Danach schicken wir Ihnen eine Integrations-Landkarte: welche Quelle zuerst angebunden wird und über welchen der drei Wege.
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