Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?

EDI (Electronic Data Interchange) ist der automatische Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zwischen zwei Unternehmen in einem festgelegten, maschinenlesbaren Format. Die Daten gehen direkt von System zu System, ohne dass jemand sie ausdruckt, abtippt oder per E-Mail weiterleitet.

Im Handel, in der Automobilzulieferung und in der Produktion ist EDI seit Jahrzehnten Alltag. Für viele Mittelständler wird das Thema trotzdem erst akut, wenn ein großer Kunde schreibt: „Ab dem nächsten Quartal nehmen wir Bestellungen nur noch per EDI an.“ Wie eine solche Anbindung an ERP oder Shop entsteht, beschreibt die Seite EDI-Schnittstelle.

Wie EDI funktioniert

Ein EDI-Austausch braucht immer drei Dinge: ein Dokument im eigenen System, ein gemeinsames Format und einen Übertragungsweg. Der Ablauf sieht so aus:

1. Erzeugen. Ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem legt eine Bestellung an.
2. Übersetzen. Ein Konverter (das „Mapping“) wandelt den Datensatz in das vereinbarte Format um, etwa eine EDIFACT-Nachricht vom Typ ORDERS.
3. Übertragen. Die Datei geht über einen gesicherten Kanal zum Partner: AS2, OFTP2, SFTP oder über den Dienst eines EDI-Anbieters.
4. Einlesen. Beim Empfänger übersetzt der Konverter die Nachricht zurück, und die Bestellung steht als Auftrag in dessen System.
5. Bestätigen. Der Empfänger schickt automatisch eine Auftragsbestätigung, später ein Lieferavis und am Ende die Rechnung.

Der Kern ist die Schnittstelle zwischen Ihrem System und dem Konverter. Wer „EDI-Schnittstelle“ sagt, meint meistens genau das: die Verbindung, die Daten aus dem eigenen ERP-System sauber heraus- und wieder hineinbringt.

Standards: EDIFACT, XML und Branchenformate

Damit zwei Systeme sich verstehen, müssen sie dieselbe Sprache sprechen. Die wichtigsten Formate:

In der Praxis schreibt der große Partner vor, welches Format er erwartet und welche Felder Pflicht sind. Diese Vorgaben stehen in einem eigenen Dokument, dem Implementierungsleitfaden. Zwei Handelsketten können beide „EDIFACT“ verlangen und trotzdem unterschiedliche Felder erwarten, deshalb braucht fast jeder Partner ein eigenes Mapping.

EDI und E-Rechnung

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versenden folgt stufenweise. Die gängigen Formate dafür heißen XRechnung und ZUGFeRD. Bestehende EDI-Verfahren bleiben unter bestimmten Bedingungen zulässig, wenn sich aus ihnen die vorgeschriebenen Rechnungsangaben ziehen lassen. Wer ohnehin EDI mit seinen Großkunden betreibt, hat deshalb einen Vorsprung. Wer bisher nur PDF verschickt, sollte beides zusammen planen. Die Details zur Pflicht stehen im Beitrag zur E-Rechnungspflicht im B2B.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Lebensmittelhersteller beliefert eine Handelskette. Bestellungen kommen als ORDERS, der Hersteller bestätigt, schickt vor der Lieferung ein DESADV mit Palettennummern und am Ende eine INVOIC. Fehlt das Lieferavis, wird die Ware am Lager nicht angenommen.
• Metallverarbeiter als Zulieferer. Der Kunde schickt wöchentlich Lieferabrufe mit Mengen für die nächsten Wochen. Ohne EDI überträgt jemand diese Zahlen von Hand in die Fertigungsplanung, mit jedem Tippfehler als Risiko.
• Großhändler mit vielen Lieferanten. Der Händler selbst verlangt EDI, weil er Hunderte Rechnungen pro Tag nicht mehr manuell prüfen will.

Allen drei Fällen gemeinsam ist, dass nicht EDI das Problem ist, sondern der Weg von der EDI-Nachricht in die eigenen Programme. Kommt die Bestellung zwar elektronisch an, wird aber intern wieder abgetippt, ist wenig gewonnen.

Vorteile und Risiken

Der größte praktische Fehler: EDI als reines IT-Projekt zu behandeln. Stammdaten wie Artikelnummern (GTIN), Einheiten und Lieferadressen müssen vorher stimmen. Ein Mapping kann nur übersetzen, was im eigenen System korrekt hinterlegt ist.

Häufige Fragen

Was bedeutet EDI auf Deutsch?

EDI steht für Electronic Data Interchange, auf Deutsch elektronischer Datenaustausch. Gemeint ist der strukturierte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den Systemen zweier Unternehmen.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail schon EDI?

Nein. Ein PDF muss ein Mensch lesen oder ein Programm mühsam auslesen. EDI-Nachrichten sind so aufgebaut, dass das empfangende System jedes Feld direkt versteht. Auch eine reine PDF-Rechnung erfüllt die neuen Anforderungen an die E-Rechnung nicht.

Brauche ich für EDI ein neues ERP-System?

In den meisten Fällen nicht. Entscheidend ist, dass Ihr System Daten über eine Schnittstelle oder einen geregelten Export abgeben und aufnehmen kann. Den Rest übernimmt der Konverter mit dem passenden Mapping.

Wer richtet EDI im Mittelstand ein?

Den Weg von der EDI-Nachricht in ERP, Warenwirtschaft und Buchhaltung beschreibt die Seite EDI-Schnittstelle: Mapping je Partner, Übertragungsweg und Überwachung der Nachrichten.