Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: ein normales PDF, in das die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei eingebettet sind. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die strukturierten Daten und kann sie ohne Abtippen verarbeiten.

Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Seit Version 2 ist ZUGFeRD technisch mit dem französischen Format Factur-X abgestimmt, was grenzüberschreitende Rechnungen erleichtert.

Wie das ZUGFeRD-Format aufgebaut ist

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen in einer Datei:

• Sichtteil: ein PDF im Archivformat PDF/A-3, das aussieht wie jede andere Rechnung, mit Logo, Tabelle und Summen.
• Datenteil: eine eingebettete XML-Datei in der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) mit allen Rechnungsangaben in festen Feldern.

Maßgeblich für die Verarbeitung ist der Datenteil. Weichen Sichtteil und XML voneinander ab, liegt ein Fehler vor, der geklärt werden muss. Deshalb sollten beide aus demselben Datensatz entstehen, nicht nachträglich zusammengeklebt werden.

Die ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Angaben im XML-Teil stehen:

Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung im Datenteil. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gelten sie deshalb nicht als E-Rechnung. Für den Geschäftsverkehr ist EN 16931 der übliche Standard; EXTENDED kommt zum Einsatz, wenn etwa Lieferorte je Position oder besondere Rabattstrukturen abgebildet werden müssen.

ZUGFeRD empfangen und prüfen

Beim Empfang zeigt sich, ob ein Prozess wirklich digital ist. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung nur öffnet, ausdruckt und abtippt, verschenkt den Datenteil. Sinnvoller ist ein fester Eingang, aus dem die Software die XML-Datei ausliest, gegen Bestellung und Stammdaten prüft und einen Buchungsvorschlag macht. Prüfen Sie dabei auch, ob das Profil ausreicht: Kommt eine Rechnung nur im Profil MINIMUM oder BASIC WL, gilt sie nicht als E-Rechnung, und im Datenteil fehlen die Positionen, die Sie für Prüfung und Zuordnung brauchen. Dann lohnt eine kurze Rückfrage beim Lieferanten, bevor sich das Problem jeden Monat wiederholt.

ZUGFeRD vs. XRechnung

Für den Versand an Geschäftskunden ist ZUGFeRD oft der bequemere Weg: Wer schon automatisiert verarbeitet, liest die Daten; wer noch nicht so weit ist, öffnet das PDF wie bisher. Öffentliche Auftraggeber verlangen dagegen häufig ausdrücklich XRechnung.

ZUGFeRD erstellen

• Rechnungs- und Buchhaltungssoftware: Viele Programme bieten ZUGFeRD als Exportoption an. Prüfen Sie, welches Profil erzeugt wird: MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
• ERP-Systeme: Größere Systeme erzeugen ZUGFeRD aus dem Fakturalauf, oft über ein Zusatzmodul.
• Eigene Software: Bibliotheken für gängige Programmiersprachen erzeugen PDF/A-3 und XML aus einem Datensatz. Vor dem Versand sollte ein Validator prüfen, ob Datenteil und Profil stimmen.

Ein Hinweis zur Praxis: Ein PDF nachträglich mit XML „anzureichern“, das aus einer anderen Quelle stammt, ist der häufigste Grund für widersprüchliche Rechnungen.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Handwerksbetrieb: Die Rechnung aus der Branchensoftware geht als ZUGFeRD raus. Private Kunden sehen ein normales PDF, Firmenkunden übernehmen die Daten direkt in ihre Buchhaltung.
• Maschinenbauer mit Auslandsgeschäft: Kunden in Frankreich verarbeiten dieselbe Datei als Factur-X.
• Eventagentur: Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen von Caterern und Technikverleihern werden automatisch ausgelesen und dem richtigen Projekt zugeordnet.

Vorteile und Risiken

ZUGFeRD senkt die Einstiegshürde: Niemand muss auf Anhieb umstellen, und trotzdem liegen die Daten maschinenlesbar vor. Das Risiko liegt in falschen Profilen, abweichenden Inhalten von PDF und XML und in der Archivierung. Aufbewahrt werden muss die Datei samt eingebettetem Datensatz, nicht ein Ausdruck oder ein neu gespeichertes PDF, bei dem das XML verloren geht. Welche Fristen für Empfang und Versand gelten, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung-Pflicht im B2B.

In der Praxis: So unterstützt SEODACH

Ob eine Rechnung als ZUGFeRD, XRechnung oder PDF kommt, soll für Ihre Buchhaltung keinen Unterschied machen. Über Dokumente und Daten sorgen wir dafür, dass Belege gelesen, Zahlungen über Rechnungsnummer und Verwendungszweck zugeordnet und Abweichungen gemeldet werden. Ihr Team prüft Ausnahmen statt abzutippen. Das erste Ergebnis sehen Sie in der Regel nach 14 Tagen, und die Daten bleiben auf Servern in Deutschland.

Erzeugen Sie Rechnungen aus eigener Software, ergänzen wir den ZUGFeRD-Export oder verbinden die Systeme per Systemintegration.

Häufige Fragen

Ist jede ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Nur Rechnungen ab dem Profil BASIC enthalten die nötigen Angaben im Datenteil. MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung.

Woran erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Äußerlich gar nicht. In vielen PDF-Programmen zeigt die Anhangsleiste eine eingebettete XML-Datei, oft mit dem Namen factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Buchhaltungssoftware erkennt das Format automatisch.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Seit Version 2.1 sind beide technisch identisch. Factur-X ist der Name in Frankreich, ZUGFeRD in Deutschland.

Zusammenfassung

ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Ab dem Profil BASIC ist es eine E-Rechnung nach europäischer Norm. Es eignet sich besonders für den B2B-Versand, wenn Empfänger unterschiedlich weit digitalisiert sind. Entscheidend sind das richtige Profil und ein Datenteil, der zum Sichtteil passt.