Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen: eine reine XML-Datei, die alle Rechnungsangaben in fest definierten Feldern enthält und von Software ohne Abtippen verarbeitet werden kann. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um und ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber Pflicht.

Anders als ein PDF hat eine XRechnung kein Aussehen. Sie ist für Maschinen geschrieben. Wer sie als Mensch lesen will, braucht ein Programm, das die Daten in eine lesbare Ansicht übersetzt.

Das Format: Was in einer XRechnung steckt

Herausgegeben und gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Technisch ist eine XRechnung eine XML-Datei in einer von zwei zulässigen Syntaxen:

• UBL (Universal Business Language), ein internationaler OASIS-Standard.
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), dieselbe Syntax, die auch in ZUGFeRD steckt.

Inhaltlich enthält sie, was eine ordnungsgemäße Rechnung braucht, nur eben strukturiert: Rechnungsnummer und -datum, Verkäufer und Käufer mit Anschrift und Steuernummer, Positionen mit Menge, Einheit, Preis und Steuersatz, Summen, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung. Dazu kommen Felder, die der Empfänger für seine Verarbeitung braucht, etwa eine Bestellnummer. Bei Rechnungen an Behörden des Bundes und vieler Länder ist außerdem die Leitweg-ID Pflicht — eine Adresse, die festlegt, welche Stelle die Rechnung bekommt.

Jede XRechnung lässt sich gegen ein Regelwerk prüfen, den sogenannten Validator. Er meldet fehlende Pflichtfelder oder unplausible Werte, bevor die Rechnung beim Empfänger abgelehnt wird.

XRechnung öffnen und lesen

Öffnen Sie die Datei im Browser, sehen Sie nur XML-Code. Lesbar wird sie so:

• Buchhaltungs- und ERP-Software: Aktuelle Versionen gängiger Programme lesen XRechnung direkt ein und zeigen sie als Beleg an.
• Kostenlose Viewer: Es gibt frei verfügbare Anzeigeprogramme und Web-Viewer, die die Datei in eine übersichtliche Ansicht umwandeln.
• Automatische Verarbeitung: Im Idealfall liest niemand die Datei. Sie wird gelesen, geprüft und mit einem Buchungsvorschlag an die Freigabe übergeben.

XRechnung erstellen

Für die Erstellung gibt es drei Wege, je nach Menge:

• Einzelne Rechnungen: Über die Rechnungsportale von Bund und Ländern lassen sich Rechnungen an öffentliche Auftraggeber manuell erfassen.
• Laufender Versand: Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftware exportieren XRechnung direkt aus dem Rechnungsdatensatz.
• Eigene Systeme: Wer Rechnungen aus einer Branchensoftware oder einem eigenen Portal erzeugt, braucht einen Export, der die Daten in das Format überführt und vor dem Versand validiert.

Wichtig: Eine XRechnung aus einem PDF zu „basteln“ ist fehleranfällig. Die Daten sollten dort entstehen, wo sie ohnehin liegen — im System, das die Rechnung schreibt.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Beide Formate sind E-Rechnungen im Sinne der Norm. Viele Unternehmen empfangen beides und versenden das, was der Kunde verlangt. Wer beides ausstellen kann, spart Diskussionen.

Wer ist betroffen?

Lieferanten öffentlicher Auftraggeber kennen XRechnung seit Jahren. Mit der E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft betrifft das Thema inzwischen jedes Unternehmen, zunächst beim Empfang, später auch beim Versand. Welche Fristen gelten und welche Übergangsregeln es gibt, haben wir im Beitrag E-Rechnung-Pflicht im B2B zusammengefasst. Verbindlich sind die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums; für Ihren konkreten Fall ist Ihre Steuerberatung zuständig.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Baubetrieb mit öffentlichen Aufträgen: Die Gemeinde nimmt nur XRechnung mit Leitweg-ID an. Die Rechnung aus dem Auftragsprogramm wird direkt im richtigen Format erzeugt, statt sie im Portal abzutippen.
• Großhändler: Lieferantenrechnungen kommen als XRechnung, ZUGFeRD und PDF. Alle landen in einem Eingang, werden gelesen und mit der Bestellung abgeglichen.
• Dienstleister mit Monatsabrechnung: Hunderte gleichartige Rechnungen werden aus den Leistungsdaten erzeugt und validiert, bevor sie das Haus verlassen.

Vorteile und Risiken

Der Vorteil liegt im Wegfall der Abtipparbeit: Strukturierte Daten lassen sich prüfen, zuordnen und buchen, ohne dass jemand sie abschreibt. Fehler wie Zahlendreher verschwinden. Das Risiko liegt woanders. Strukturierte Rechnungen machen unsaubere Stammdaten sichtbar, und ohne definierten Eingang und Freigabeweg bringt das beste Format wenig. Auch die Archivierung ändert sich: Aufbewahrt wird die XML-Datei, nicht ein Ausdruck davon.

In der Praxis: So unterstützt SEODACH

Das Format ist selten das eigentliche Problem, der Ablauf dahinter schon. Über Dokumente und Daten sorgen wir dafür, dass eingehende Rechnungen gelesen, Kontoauszüge den Rechnungen zugeordnet und Abweichungen sichtbar werden. Ihr Team prüft Ausnahmen, statt Belege abzutippen. Bei einem Kunden sank die Zahl offener Posten nach dem Abgleich von 1.723 auf 266. Unsere Server stehen zu 100 % in Deutschland.

Wenn Rechnungen aus einer eigenen Software kommen, bauen wir den Export oder verbinden die Systeme per Systemintegration mit Buchhaltung und ERP.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine XRechnung?

Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist keine E-Rechnung. Eine XRechnung ist immer eine XML-Datei; ein PDF kann höchstens als ZUGFeRD-Hybrid eine E-Rechnung sein.

Welche Version der XRechnung ist aktuell?

Die KoSIT veröffentlicht regelmäßig neue Versionen, in der Regel mit festen Stichtagen. Welche Version gilt, steht auf den Seiten der KoSIT; gute Rechnungssoftware stellt automatisch um.

Brauche ich für XRechnung neue Software?

Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungsprogramme können XRechnung bereits lesen und schreiben. Neue Arbeit entsteht vor allem bei selbst entwickelten Systemen und bei der Frage, wie der Eingang organisiert wird.

Zusammenfassung

XRechnung ist eine rein maschinenlesbare Rechnung im XML-Format nach EN 16931. Sie ist bei öffentlichen Auftraggebern Standard und wird mit der E-Rechnungspflicht auch im B2B-Alltag relevant. Der Nutzen entsteht, wenn Eingang, Prüfung und Buchung ohne Abtippen laufen.