Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland zur richtigen Stelle gelangen. Sie funktioniert wie eine Postanschrift für Rechnungsdaten: Sie sagt dem Rechnungseingang einer Behörde, welche Dienststelle die Rechnung bearbeitet. Der Auftraggeber vergibt sie, der Lieferant trägt sie in jede Rechnung ein.

Wer zum ersten Mal an eine Kommune, ein Landesamt oder eine Bundesbehörde liefert, stolpert fast immer über dieselbe Rückmeldung: Rechnung abgelehnt, Leitweg-ID fehlt. Dieser Artikel erklärt, woher die Nummer kommt und wie Sie Ablehnungen vermeiden.

Wozu die Leitweg-ID dient

Eine Behörde hat oft viele Stellen, die Rechnungen bearbeiten: Bauamt, Schulverwaltung, Kämmerei, Eigenbetriebe. Eine E-Rechnung kommt aber über einen zentralen Eingang, etwa die Rechnungsplattformen des Bundes oder der Länder. Damit sie dort nicht erst von Hand weitergeleitet werden muss, trägt sie eine maschinenlesbare Adresse. Das ist die Leitweg-ID.

Eingeführt wurde sie mit der Pflicht, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als E-Rechnung zu stellen. Beim Bund und in den meisten Ländern ist sie Pflichtangabe, fehlt sie, wird die Rechnung in der Regel zurückgewiesen.

So ist eine Leitweg-ID aufgebaut

Die Kennung besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:

Die Prüfziffer ist der Grund, warum eine abgeschriebene Leitweg-ID mit einem Zahlendreher sofort auffällt. Der Validator schlägt an, bevor die Rechnung überhaupt verschickt wird. Den genauen Aufbau legt die KoSIT fest, die auch die XRechnung pflegt.

Wo Sie die Leitweg-ID finden und eintragen

Die Leitweg-ID teilt Ihnen der Auftraggeber mit, üblicherweise in der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen. Steht sie nicht darin, fragen Sie vor der ersten Rechnung nach. Selbst herleiten lässt sie sich nicht, und die Kennung einer anderen Stelle derselben Behörde hilft nicht weiter.

Speichern Sie die Kennung dort, wo die Rechnung entsteht: beim Kunden oder beim Vertrag in Ihrem Rechnungsprogramm. Wer sie jedes Mal aus einer E-Mail heraussucht, macht früher oder später einen Fehler.

In der XRechnung gehört die Leitweg-ID in das Feld „Buyer reference“ (Käuferreferenz, BT-10). Gute Rechnungsprogramme bieten dafür ein eigenes Eingabefeld beim Kunden an. Wer über Peppol versendet, nutzt die Leitweg-ID zusätzlich als Empfängeradresse im Netzwerk.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Garten- und Landschaftsbauer: Er pflegt Grünflächen für eine Stadt, abgerechnet wird über zwei Ämter. Jedes Amt hat eine eigene Leitweg-ID. Im Rechnungsprogramm sind beide beim Kunden hinterlegt, und der Auftrag bestimmt, welche verwendet wird.
• Softwareanbieter mit Landeskunden: Die Leitweg-ID steht im Rahmenvertrag. Weil sie für die Dauer des Vertrags gleich bleibt, wird sie einmal im System gespeichert und nicht bei jeder Rechnung neu gesucht.
• Bauunternehmen nach einer öffentlichen Ausschreibung: Die Kennung steht in den Vertragsunterlagen. Das Unternehmen übernimmt sie beim Zuschlag direkt in die Auftragsdaten, damit schon die erste Abschlagsrechnung durchgeht.

Leitweg-ID, Bestellnummer und Kundennummer

Die Leitweg-ID ersetzt keine anderen Angaben. Eine Bestellnummer verweist auf den einzelnen Vorgang, eine Kundennummer ist Ihre eigene Kennung für den Auftraggeber. Die Leitweg-ID adressiert dagegen die Stelle, die zahlt. Oft braucht eine Rechnung alle drei. Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen gibt es keine Leitweg-ID. Dort übernimmt, wenn überhaupt, die Bestellnummer oder eine vom Kunden verlangte Referenz diese Aufgabe.

Verwechslungsgefahr besteht auch mit der Peppol-ID. Bei Behörden ist die Leitweg-ID häufig gleichzeitig die Adresse im Peppol-Netz, bei Unternehmen dagegen nicht. Dort dient meist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine andere registrierte Kennung als Peppol-Adresse.

Typische Fehler

• Leitweg-ID im Freitext: Sie steht in der Rechnung als Hinweis, aber nicht im vorgesehenen Feld. Für Software ist sie dann unsichtbar.
• Veraltete Kennung: Nach einer Umstrukturierung in der Verwaltung ändert sich die Zuständigkeit. Die alte ID führt zur Ablehnung.
• Eine ID für alle Stellen: Bei großen Behörden hat jede bearbeitende Stelle ihre eigene Adresse.
• Keine Validierung vor dem Versand: Wer die Rechnung ungeprüft verschickt, erfährt erst Tage später von der Ablehnung.

In der Praxis: Rechnungen, die beim ersten Mal ankommen

Die Leitweg-ID ist eine Stammdatenfrage. Sie gehört einmal sauber zum Kunden oder Vertrag gespeichert und dann automatisch in jede Rechnung. Mit Dokumente und Daten sorgen wir dafür, dass Rechnungsdaten dort entstehen, wo sie ohnehin liegen, und vor dem Versand geprüft werden. Wenn Sie viele Aufträge der öffentlichen Hand bearbeiten, verbinden wir über die Systemintegration Auftragsverwaltung, Rechnungsprogramm und Versandweg.

Wer regelmäßig an öffentlichen Vergaben teilnimmt, findet unter Ausschreibungen unsere Lösung für den Weg von der Suche bis zur Abgabe.

Häufige Fragen

Wo bekomme ich die Leitweg-ID?

Ausschließlich vom öffentlichen Auftraggeber. Sie steht meist in der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen. Fehlt sie, fragen Sie bei der beauftragenden Stelle nach.

Brauchen auch Rechnungen an Kommunen eine Leitweg-ID?

Das hängt vom Bundesland ab. Viele Länder verlangen sie auch für ihre Kommunen, einige lassen Ausnahmen zu. Im Zweifel fragen Sie den Auftraggeber, denn eine Rechnung mit korrekter ID wird nie wegen der ID abgelehnt.

Kann ich eine Leitweg-ID in eine ZUGFeRD-Rechnung eintragen?

Technisch ja, im entsprechenden Referenzfeld. Viele öffentliche Rechnungseingänge verlangen aber ausdrücklich XRechnung oder akzeptieren ZUGFeRD nur in bestimmten Profilen. Maßgeblich ist die Vorgabe des Auftraggebers.