Was ist eine öffentliche Ausschreibung?

Eine öffentliche Ausschreibung ist das nationale Vergabeverfahren, bei dem ein öffentlicher Auftraggeber seinen Bedarf öffentlich bekannt macht und eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen auffordert, ein Angebot abzugeben. Jedes interessierte Unternehmen darf teilnehmen. Verhandelt wird nicht; den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot nach den vorab veröffentlichten Kriterien.

Im Alltag wird der Begriff weiter gefasst: Viele sagen „öffentliche Ausschreibung“ zu jedem Auftrag, den eine Behörde vergibt. Rechtlich meint er aber eine bestimmte Verfahrensart unterhalb der EU-Schwellenwerte.

Zwei Bedeutungen eines Begriffs

Im engen Sinn ist die öffentliche Ausschreibung eine Verfahrensart der UVgO für Liefer- und Dienstleistungen und des ersten Abschnitts der VOB/A für Bauleistungen. Beide gelten für Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte.

Im weiten Sinn steht der Begriff für jede Bekanntmachung eines öffentlichen Auftrags, egal ob national oder EU-weit, offen oder beschränkt. Suchen Sie nach Aufträgen, ist diese weite Bedeutung meist gemeint. Für das Angebot selbst ist die enge wichtig, denn davon hängen Fristen, Regeln und Rechtsschutz ab.

So läuft eine öffentliche Ausschreibung ab

1. Bekanntmachung: Der Auftraggeber veröffentlicht den Auftrag auf einer Vergabeplattform. Über den Bekanntmachungsservice des Bundes werden die Daten gebündelt; zusätzlich melden die Länder über eigene Portale.
2. Abruf der Unterlagen: Die Vergabeunterlagen sind elektronisch, kostenlos und ohne Registrierungszwang abrufbar. Dazu gehören Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Formblätter und die Zuschlagskriterien.
3. Bieterfragen: Bis kurz vor Ablauf der Frist können Sie Fragen stellen. Die Antworten gehen anonymisiert an alle Bieter.
4. Angebotsabgabe: In der Regel elektronisch über die Plattform, bis zu einer festen Uhrzeit. Verspätete Angebote werden nicht gewertet.
5. Öffnung und Prüfung: Die Vergabestelle öffnet alle Angebote gleichzeitig, prüft sie auf Vollständigkeit, Eignung und Preis.
6. Zuschlag: Das wirtschaftlichste Angebot gewinnt. Die übrigen Bieter erfahren, dass sie nicht berücksichtigt wurden.

Kennzeichnend ist das Verhandlungsverbot: Über Preis und Inhalt der Angebote darf nicht gesprochen werden. Zulässig sind nur Aufklärungsgespräche zu Unklarheiten im Angebot.

Fehlen einzelne Unterlagen, darf die Vergabestelle sie in vielen Fällen nachfordern, etwa eine vergessene Eigenerklärung. Preisangaben gehören aber grundsätzlich nicht dazu: Ein fehlender oder unklarer Preis lässt sich nach Ablauf der Frist kaum noch heilen. Planen Sie deshalb eine interne Schlusskontrolle ein, bei der jemand, der nicht kalkuliert hat, Preisblatt und Formblätter gegen die Liste der geforderten Unterlagen prüft.

Öffentliche Ausschreibung und offenes Verfahren

Inhaltlich sind beide Verfahren eng verwandt: Jeder darf anbieten, niemand verhandelt. Weniger offen ist die beschränkte Ausschreibung, bei der nur ausgewählte Unternehmen anbieten, und die freihändige Vergabe, bei der verhandelt werden darf.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Garten- und Landschaftsbauer: Eine Stadt schreibt die Grünpflege ihrer Friedhöfe für zwei Jahre aus. Der Betrieb aus dem Nachbarort findet die Bekanntmachung auf dem Landesportal, bepreist das Leistungsverzeichnis und gewinnt über den Preis.
• Büroausstatter: Ein Landratsamt beschafft Schreibtische und Stühle für ein neues Bürogebäude. Gewertet werden Preis und Ergonomie laut Datenblatt.
• Agentur für Webentwicklung: Ein kommunaler Zweckverband sucht einen Dienstleister für den Relaunch seiner Website. Neben dem Preis zählen ein Konzept und die barrierefreie Umsetzung nach WCAG.

Was Bieter beachten sollten

• Wertungskriterien zuerst lesen. Zählt nur der Preis, entscheidet die Kalkulation. Zählen Konzept oder Qualität, lohnt sich Zeit für den Text.
• Nichts an den Unterlagen ändern. Eigene AGB, geänderte Formblätter oder Streichungen führen zum Ausschluss.
• Frist mit Puffer planen. Die elektronische Abgabe braucht Anmeldung, Signatur oder Textform und einen stabilen Upload. Die letzten Minuten sind der schlechteste Zeitpunkt, das zum ersten Mal zu tun.
• Auf Änderungen achten. Vergabestellen korrigieren Unterlagen während der Frist. Wer registriert ist, wird benachrichtigt.
• Nach der Absage nachfragen. Wer nicht gewonnen hat, erfährt auf Nachfrage in der Regel den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe. Daraus lernen Sie für das nächste Angebot mehr als aus jeder Checkliste.

In der Praxis: passende Ausschreibungen finden

Die Schwierigkeit liegt selten im Verfahren, sondern im Finden. Dieselbe Ausschreibung steht auf mehreren Portalen unter verschiedenen Titeln, und das Entscheidende steht erst in den Unterlagen. TenderDach bündelt 24 angebundene Quellen mit rund 2 500 neuen Veröffentlichungen pro Tag (Stand August 2026), führt Dubletten zusammen und bewertet jedes Verfahren gegen Ihr Profil. Jeden Werktag erhalten Sie eine kurze Liste der passenden Verfahren. Mehr auf der Seite Ausschreibungen finden mit TenderDach.

Einen ausführlichen Leitfaden mit Suchstrategie und Angebotsaufbau finden Sie im Beitrag Öffentliche Ausschreibungen finden und gewinnen.

Häufige Fragen

Wo finde ich öffentliche Ausschreibungen?

Auf den Vergabeplattformen von Bund und Ländern, beim Bekanntmachungsservice des Bundes und für EU-weite Verfahren im Amtsblatt der EU (TED). Viele Kommunen nutzen zusätzlich eigene Portale.

Kostet die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung etwas?

Die Unterlagen sind kostenlos abrufbar. Kosten entstehen durch Ihren eigenen Aufwand für Kalkulation und Angebot; eine Vergütung dafür gibt es in der Regel nicht.

Kann ich als kleines Unternehmen mitbieten?

Ja. Aufträge sollen in Lose geteilt werden, damit auch kleinere Betriebe zum Zug kommen. Reicht Ihre Kapazität für ein Los nicht, können Sie sich mit anderen zusammentun.

Darf der Auftraggeber eine Ausschreibung aufheben?

Ja, aber nur aus bestimmten Gründen, zum Beispiel wenn kein wirtschaftliches Angebot eingegangen ist oder sich die Grundlagen des Verfahrens wesentlich geändert haben.