Was ist die E-Vergabe?

Die E-Vergabe (auch eVergabe) ist die elektronische Abwicklung öffentlicher Vergabeverfahren. Bekanntmachung, Abruf der Vergabeunterlagen, Bieterfragen, Angebotsabgabe und die Kommunikation mit der Vergabestelle laufen über eine Vergabeplattform statt über Papier und Post. Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist sie seit Oktober 2018 Pflicht, unterhalb inzwischen in den meisten Verfahren.

Für Bieter bedeutet das weniger Porto und Kopierarbeit, aber neue Fehlerquellen: Registrierung, Bietersoftware, Dateiformate und eine Frist, die auf die Sekunde genau gilt.

Was die E-Vergabe umfasst

Früher bedeutete eine Ausschreibung: Unterlagen per Post anfordern, Angebot ausdrucken, unterschreiben, in einen verschlossenen Umschlag stecken und vor Fristende abgeben. Heute läuft derselbe Vorgang vollständig digital. Die E-Vergabe umfasst dabei mehr als die Abgabe:

• Bekanntmachung auf Vergabeplattformen und, oberhalb der Schwelle, im EU-Amtsblatt,
• Bereitstellung der Unterlagen zum Download, oberhalb der Schwelle frei, vollständig und ohne Registrierungszwang,
• Kommunikation über Bieterfragen, Antworten und Änderungsmitteilungen,
• Angebotsabgabe verschlüsselt über die Plattform, die bis zum Öffnungstermin niemand einsehen kann,
• Information über das Ergebnis und, je nach Plattform, die Nachforderung fehlender Unterlagen.

So läuft eine elektronische Abgabe ab

1. Verfahren finden. Über den Bekanntmachungsservice, die Plattformen von Bund und Ländern oder die Datenbank TED für EU-Verfahren.
2. Registrieren. Für den Abruf der Unterlagen oft freiwillig, für Fragen und Abgabe nötig. Nur registrierte Bieter werden zuverlässig über Änderungen informiert.
3. Unterlagen laden und prüfen. Formblätter, Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Vertragsbedingungen.
4. Angebot erstellen. Formblätter ausfüllen, Nachweise anhängen, Preise in das vorgegebene Format eintragen.
5. Hochladen und abschicken. Über den Browser oder ein Bietertool der Plattform. Das Angebot wird verschlüsselt übertragen.
6. Eingangsbestätigung sichern. Die Plattform bestätigt den fristgerechten Eingang mit Zeitstempel. Speichern Sie diesen Nachweis.

Welche Vergabeplattformen es gibt

Eine zentrale Plattform für ganz Deutschland gibt es nicht. Bieter treffen auf:

• die e-Vergabe-Plattform des Bundes für viele Bundesbehörden,
• Landesplattformen, die Länder für ihre Behörden und oft auch für Kommunen betreiben,
• Plattformen privater Anbieter, die viele Kommunen, Kliniken und Stadtwerke nutzen,
• den Bekanntmachungsservice öffentlicher Aufträge, der Bekanntmachungen bündelt,
• TED, die Datenbank des EU-Amtsblatts, für alle europaweiten Verfahren.

Dieselbe Ausschreibung kann auf mehreren Plattformen gleichzeitig stehen, teils unter abweichendem Titel. Damit Bieter nicht auf jeder Plattform eigene Software brauchen, gibt es den Standard XVergabe für einen einheitlichen Bieterzugang; umgesetzt ist er noch nicht überall.

Textform, Signatur und Formate

Eine häufige Unsicherheit: Muss das elektronische Angebot signiert werden? In den meisten Verfahren genügt die Textform. Das Angebot muss dann erkennen lassen, wer es abgibt, eine Unterschrift ist nicht nötig. Verlangt der Auftraggeber mehr, steht das ausdrücklich in den Unterlagen: eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Letztere braucht Vorlauf, weil die Signaturkarte oder das Fernsignatur-Konto erst beantragt werden muss.

Oberhalb der Schwelle nutzen die Bekanntmachungen seit 2023 das einheitliche EU-Datenformat eForms. Für Bieter ist das vor allem ein Vorteil beim Suchen: Die Angaben sind strukturierter und maschinell besser auswertbar. Bei Bauausschreibungen kommen Leistungsverzeichnisse häufig als GAEB-Datei, die sich in Kalkulationsprogramme einlesen lässt.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Elektroinstallateur: Das Leistungsverzeichnis kommt als GAEB-Datei. Der Betrieb liest es in seine Kalkulationssoftware ein, bepreist die Positionen und lädt die Angebotsdatei zusammen mit den Formblättern hoch.
• Beratungsunternehmen: Ein Konzept als PDF, dazu ausgefüllte Eigenerklärungen. Signatur verlangt der Auftraggeber nicht, die Textform genügt.
• Reinigungsfirma: Sie hatte sich nur zum Download registriert, nicht für Nachrichten. Eine geänderte Fassung des Preisblatts ging an ihr vorbei – das Angebot wurde auf dem alten Blatt abgegeben und ausgeschlossen.

Typische Fehler bei der E-Vergabe

• Upload am letzten Nachmittag. Große Dateien, langsame Verbindung, Plattform unter Last: Maßgeblich ist der Eingang auf dem Server, nicht der Klick auf „Senden“.
• Falsches Konto. Wer ein privates Konto statt des Firmenkontos nutzt, verliert bei Personalwechsel den Zugang zu laufenden Verfahren.
• Bietertool nicht getestet. Manche Plattformen verlangen eine lokale Software. Installieren und testen Sie sie beim ersten Verfahren mit Vorlauf.
• Unterlagen unvollständig heruntergeladen. Nachträglich eingestellte Dokumente und Antworten auf Bieterfragen gehören zur Ausschreibung.
• Signatur erst am Fristtag beantragt. Die Ausstellung dauert Tage.

In der Praxis: die Plattformvielfalt beherrschen

Die Zahl der Plattformen ist für Bieter das größte Zeitproblem der E-Vergabe. TenderDach, unsere Software für Ausschreibungen, fragt 24 Quellen ab (Stand August 2026), darunter TED, die Plattform des Bundes und Landesportale, und führt doppelte Veröffentlichungen zusammen. Für rund 25 Portaltypen kennt das System den Weg zu den Unterlagen, auch hinter Login und Zustimmungsschritt, und wandelt sie in lesbaren Text um. Die Abgabe und die Unterschrift bleiben bewusst bei Ihnen.

Wenn Ihre eigenen Angebotsdaten verstreut in Word-Vorlagen, Tabellen und Ordnern liegen, bringen wir sie über Dokumente und Daten an einen Ort, damit Formblätter sich aus Stammdaten füllen lassen.

Häufige Fragen

Ist die E-Vergabe Pflicht?

Oberhalb der EU-Schwellenwerte ja, seit Oktober 2018. Unterhalb ist die elektronische Abgabe nach UVgO in den meisten Verfahren vorgeschrieben, mit Ausnahmen für kleine Auftragswerte. Bei Bauaufträgen unterhalb der Schwelle und nach Landesrecht kann es Abweichungen geben.

Kostet die E-Vergabe Gebühren?

Abruf der Unterlagen und Abgabe sind für Bieter auf den Plattformen der öffentlichen Hand in der Regel kostenlos. Kostenpflichtig sind oft Zusatzdienste privater Anbieter, etwa Suchabos.

Brauche ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Nur, wenn der Auftraggeber sie ausdrücklich verlangt. In den meisten Verfahren genügt die Textform.

Was passiert bei einer Störung der Plattform kurz vor Fristende?

Dokumentieren Sie die Störung mit Screenshots und informieren Sie die Vergabestelle sofort. Ob die Frist verlängert wird, entscheidet der Auftraggeber. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern geben Sie früher ab.