Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Unterschrift nach der europäischen eIDAS-Verordnung. Sie beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines geprüften Vertrauensdiensteanbieters und ist rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Damit lässt sich die gesetzliche Schriftform in vielen Fällen elektronisch erfüllen.

Wer schon einmal ein Dokument mit einem Klick auf einer Signaturplattform „unterschrieben“ hat, kennt meist nur die einfache Variante. Zwischen diesem Klick und einer QES liegt rechtlich ein großer Unterschied, und genau daran scheitern viele digitale Vertragsabläufe.

Die drei Stufen elektronischer Signaturen

Die Stufen regelt die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, kurz eIDAS, die 2024 überarbeitet wurde. Sie gilt in allen EU-Staaten gleich. Eine QES aus Frankreich hat in Deutschland dieselbe Wirkung wie eine deutsche.

So funktioniert eine QES

1. Identifizierung: Der Unterzeichner weist sich einmal bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter aus, etwa per Video-Ident, Online-Ausweisfunktion oder vor Ort.
2. Zertifikat: Der Anbieter stellt ein qualifiziertes Zertifikat aus, das die Identität mit einem kryptografischen Schlüssel verbindet.
3. Signatur: Beim Unterschreiben wird mit diesem Schlüssel ein digitaler Fingerabdruck des Dokuments versiegelt. Früher geschah das mit Signaturkarte und Lesegerät, heute meist als Fernsignatur, bei der der Schlüssel sicher beim Anbieter liegt und per Smartphone freigegeben wird.
4. Prüfung: Der Empfänger sieht, wer unterschrieben hat, ob das Zertifikat zum Zeitpunkt der Signatur gültig war und ob das Dokument danach verändert wurde.

Welche Anbieter qualifiziert sind, steht in der öffentlichen Vertrauensliste der EU. In Deutschland beaufsichtigt die Bundesnetzagentur diese Anbieter.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Angebote in der E-Vergabe: Manche öffentlichen Auftraggeber verlangen für die Abgabe über die E-Vergabe eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Ein Bauunternehmen hält deshalb für die Geschäftsführung eine QES bereit, damit ein Angebot nicht am Abgabetag an der Unterschrift scheitert. Die Identifizierung beim Anbieter erledigt sie in Ruhe, Wochen vor der ersten Frist.
• Verträge mit Schriftformklausel: Ein Dienstleistungsvertrag verlangt für Änderungen die Schriftform. Mit einer QES beider Seiten lässt sich die Änderung vollständig digital abwickeln.
• Personalabteilung: Einige Dokumente im Arbeitsverhältnis sind digital möglich, andere nicht. Die Personalabteilung führt eine Liste, welche Unterlagen per QES laufen dürfen und welche weiter auf Papier bleiben.

QES, Siegel und E-Rechnung

Eine Signatur gehört immer zu einer Person. Soll ein Dokument dagegen einer Organisation zugeordnet werden, etwa ein automatisch erzeugter Bescheid, nutzt man ein elektronisches Siegel. Auch das gibt es in qualifizierter Form.

Häufig wird angenommen, eine E-Rechnung müsse signiert sein. Das ist in Deutschland nicht der Fall. Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung sichert das Unternehmen über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Und für die revisionssichere Archivierung ist eine Signatur ebenfalls keine Pflicht, kann aber als Baustein dienen.

Grenzen: Wo die QES nicht reicht

Das BGB lässt die elektronische Form nach § 126a nur zu, wenn das Gesetz sie nicht ausdrücklich ausschließt. Ausgeschlossen ist sie zum Beispiel bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nach § 623 BGB und bei der Bürgschaftserklärung nach § 766 BGB. Dort bleibt es beim Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Notarielle Beurkundungen folgen eigenen Regeln.

Praktische Grenzen gibt es auch. Beide Seiten müssen mitmachen, und eine QES ist nur so gut wie der Ablauf dahinter: Wer das signierte Dokument ausdruckt und wieder einscannt, verliert den Nachweis. Den Gesetzestext zu § 126a finden Sie auf gesetze-im-internet.de. Ein weiterer Punkt ist die Langzeitprüfung. Zertifikate laufen ab, und kryptografische Verfahren altern. Wer signierte Dokumente über viele Jahre beweiskräftig halten muss, braucht eine Archivlösung, die Signaturen rechtzeitig erneuert oder den Prüfstand zum Zeitpunkt der Signatur sichert. Ob eine bestimmte Erklärung elektronisch abgegeben werden darf, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.

In der Praxis: Signierte Dokumente im Ablauf

Die Signatur selbst liefern spezialisierte Vertrauensdiensteanbieter. Unsere Aufgabe beginnt davor und danach: Mit Dokumente und Daten sorgen wir dafür, dass Verträge und Belege automatisch am richtigen Ort landen, ausgelesen und dem Vorgang zugeordnet werden. Signierte Dateien bleiben dabei im Original erhalten, damit der Nachweis nicht verloren geht.

Soll ein Signaturdienst direkt aus Ihrem CRM, Ihrer Auftragsverwaltung oder einem Kundenportal angesprochen werden, bauen wir die Anbindung im Rahmen der Systemintegration.

Häufige Fragen

Ist eine eingescannte Unterschrift eine QES?

Nein. Ein eingefügtes Bild der Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur. Es erfüllt keine gesetzliche Schriftform.

Wie bekomme ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Nach einer einmaligen Identifizierung können Sie meist per Fernsignatur und Smartphone unterschreiben. Die Kosten richten sich nach Anbieter und Zahl der Signaturen.

Ist eine QES vor Gericht sicher?

Sie hat die stärkste Beweiskraft unter den elektronischen Signaturen. Für qualifiziert signierte Dokumente gilt nach § 371a ZPO der Anschein der Echtheit. Erschüttern lässt er sich nur durch Tatsachen, die ernsthafte Zweifel begründen.

Brauche ich für jede Person im Unternehmen eine QES?

Nein. Sie brauchen sie nur für Personen, die Erklärungen mit Schriftformerfordernis abgeben oder Angebote in Vergabeverfahren zeichnen, meist Geschäftsführung und Prokura. Für interne Freigaben genügt in der Regel eine einfache oder fortgeschrittene Signatur.