Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass Software sie ohne Abtippen lesen kann. In Deutschland gilt seit 2025 der Maßstab der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF per E-Mail ist nach dieser Definition keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Der Unterschied klingt technisch, hat aber praktische Folgen. Ein PDF ist ein Bild für Menschen, eine E-Rechnung ist ein Datensatz für Programme. Erst der Datensatz lässt sich automatisch prüfen, zuordnen und buchen.

Was eine E-Rechnung ausmacht

Grundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Entscheidend sind zwei Merkmale: Die Rechnungsdaten liegen strukturiert vor, also in festen Feldern statt als Fließtext, und das Format entspricht der EN 16931 oder ist mit ihr kompatibel. In der Praxis sind das vor allem zwei Formate:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, ohne Druckbild. Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die Daten. Die einfachsten Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.

Daneben bleiben andere Formate zulässig, wenn sie die nötigen Angaben korrekt und vollständig in ein EN-16931-konformes Format überführen lassen, und unter Bedingungen auch bestehende EDI-Verfahren.

Pflicht und Fristen im B2B

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Sie kommt in Stufen:

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden. Die Details zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; einen ausführlichen Überblick gibt unser Beitrag E-Rechnung-Pflicht im B2B.

So läuft der Eingang einer E-Rechnung

1. Empfang: Die Rechnung kommt per E-Mail, über ein Portal oder über ein Netzwerk wie Peppol. Eine bestimmte Übertragung schreibt das Gesetz im B2B nicht vor.
2. Prüfung: Software prüft, ob die Datei gültig ist und alle Pflichtangaben enthält.
3. Zuordnung: Die Rechnung wird der Bestellung, dem Lieferschein oder dem Auftrag zugeordnet.
4. Freigabe und Buchung: Nur Abweichungen landen bei einem Menschen, der Rest geht mit Buchungsvorschlag weiter.
5. Archivierung: Aufbewahrt wird die strukturierte Datei im Original, revisionssicher und auffindbar.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Elektrobetrieb mit zwölf Mitarbeitern: Der Großhändler schickt seit Monaten ZUGFeRD. Bisher wurde das PDF ausgedruckt, künftig liest die Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten und schlägt die Buchung vor.
• Logistikunternehmen mit vielen Subunternehmern: Frachtführer schicken Rechnungen in jedem denkbaren Format. Ein zentraler Eingang nimmt alles an, strukturierte Rechnungen laufen automatisch durch, PDFs werden bis zum Ende der Übergangsfrist ausgelesen.
• Planungsbüro mit öffentlichen Auftraggebern: Hier ist XRechnung mit Leitweg-ID bei vielen Auftraggebern schon seit Jahren Pflicht, beim Bund seit November 2020. Die B2B-Pflicht ändert für diese Rechnungen wenig, wohl aber für die übrigen Kunden.

E-Rechnung, PDF-Rechnung und elektronische Rechnung

Umgangssprachlich heißt jede Rechnung, die per E-Mail kommt, „elektronisch“. Rechtlich wird seit 2025 unterschieden: E-Rechnung ist nur das strukturierte Format, alles andere ist sonstige Rechnung. Eine Signatur ist für die E-Rechnung übrigens nicht nötig. Echtheit und Unversehrtheit sichert das Unternehmen über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, also die Abstimmung von Rechnung, Bestellung und Zahlung.

Eng verwandt ist die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung nach GoBD. Wie der Weg von Eingang bis Archiv im Unternehmen aussieht, gehört in die Verfahrensdokumentation.

Typische Fallstricke

• XML wird weggeworfen: Wer nur die Ansicht oder den Ausdruck speichert, archiviert nicht das Original.
• Empfang vergessen: Viele Betriebe denken an den Versand und übersehen, dass sie E-Rechnungen schon heute annehmen können müssen.
• Postfach als Prozess: Eine E-Rechnung, die in einem persönlichen Postfach liegen bleibt, ist genauso verloren wie ein Brief im falschen Stapel.
• Unsaubere Stammdaten: Strukturierte Rechnungen passen nur zu Bestellungen, wenn Lieferanten und Artikel im eigenen System sauber gepflegt sind.

In der Praxis: Vom Eingang bis zur Buchung

Das Format zu lesen ist heute für gute Software keine Hürde mehr. Die Arbeit steckt im Ablauf. Mit Dokumente und Daten richten wir einen Eingang ein, der E-Rechnungen, ZUGFeRD und bis zum Ende der Übergangsfrist auch PDFs und Fotos annimmt, die Daten ausliest und den Kontoauszügen zuordnet. Ihr Team prüft die Abweichungen, nicht jeden Beleg. Die Server stehen zu 100 % in Deutschland.

Wenn Ihre Rechnungen aus einer eigenen Branchensoftware kommen, bauen wir über die Systemintegration den Export ins richtige Format und die Verbindung zur Buchhaltung.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung ab 2025 unzulässig?

Nein, nicht sofort. Beim Versand ist sie während der Übergangszeit mit Zustimmung des Empfängers weiter möglich. Empfangen können müssen Sie aber bereits echte E-Rechnungen.

Brauchen Kleinunternehmer eine E-Rechnung?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind beim Versand aber von der Pflicht ausgenommen. Die genaue Einordnung klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Muss ich für E-Rechnungen Peppol nutzen?

Im deutschen B2B-Geschäft nicht. E-Mail bleibt ein zulässiger Übertragungsweg. Peppol ist vor allem bei öffentlichen Auftraggebern und im grenzüberschreitenden Geschäft verbreitet.

Kann ich über Peppol auch Rechnungen empfangen?

Ja. Mit einer eigenen Peppol-ID und einem Access Point können Lieferanten Ihnen Rechnungen direkt zustellen. Sinnvoll ist das, wenn mehrere Ihrer Lieferanten das Netzwerk bereits nutzen.