E-Rechnung-Pflicht im B2B: Fristen 2025 bis 2028, XRechnung und ZUGFeRD

Die E-Rechnung-Pflicht im B2B gilt in Deutschland stufenweise: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 stellen größere Unternehmen sie aus, ab dem 1. Januar 2028 alle. Eine E-Rechnung ist eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei mit strukturierten Daten, kein einfaches PDF. Dieser Ratgeber zeigt Fristen, Formate, Ausnahmen und die Umsetzung im eigenen Unternehmen.

Stand Oktober 2026. Grundlage sind § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung und die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung; für Ihren Fall ist Ihre Steuerberatung zuständig.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits heute, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.
• Beim Versand gibt es Übergangsfristen bis Ende 2026 und für kleinere Unternehmen bis Ende 2027.
• Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
• Die eigentliche Arbeit steckt nicht im Format, sondern in Eingang, Zuordnung, Freigabe und Archivierung.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine Rechnung als PDF zu verschicken, gilt vielen als digital. Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist es das nicht. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich maschinell auswerten. Ein PDF ohne eingebettete Daten ist eine sonstige Rechnung: gut lesbar für Menschen, für Software aber nur ein Bild.

Das ist der Kern der Umstellung. Der Beleg hört auf, ein Bild zu sein, und wird zu Daten. Für die Buchhaltung ist das eine gute Nachricht, für die IT eine Aufgabe. Auch ein Scan, eine Word-Datei oder eine Rechnung im Kundenportal zum Herunterladen zählen nicht als E-Rechnung, solange keine strukturierte Datei nach EN 16931 dabei ist.

Fristen: was ab wann gilt

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Sie kommt in zwei Wellen: erst beim Empfang, dann beim Versand. Die Übersicht gibt die Übergangsregeln des BMF vereinfacht wieder.

Praktisch heißt das: Die Empfangsseite gilt schon und wird trotzdem am häufigsten übersehen. Wer heute eine XRechnung geschickt bekommt und sie nicht lesen kann, hat kein Formatproblem, sondern ein Prozessproblem. Welche Übergangsfrist für Sie gilt, zeigt unser kostenloser E-Rechnung-Check in acht Fragen.

E-Rechnung-Pflicht 2027: wer zuerst umstellen muss

Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Lag er über 800.000 Euro, stellen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden aus. Lag er darunter, dürfen Sie noch ein Jahr länger Papier oder, mit Zustimmung, PDF verschicken. Ab 2028 endet die Übergangszeit für alle. Wer heute schon in einer Rechnungs- oder ERP-Software arbeitet, sollte die Umstellung trotzdem nicht auf Dezember 2027 legen: Kunden fragen erfahrungsgemäß früher nach strukturierten Rechnungen als das Gesetz.

Wen es betrifft – und wen nicht

Gemeint sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden und an Empfänger im Ausland. Ausgenommen sind laut BMF außerdem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• Fahrausweise,
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG,
• bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Lieferungen an juristische Personen, die kein Unternehmen sind.

Die Größe des Unternehmens spielt für die Empfangsseite keine Rolle. Auch der Zweimannbetrieb muss eine strukturierte Rechnung annehmen können. Technisch ist die Hürde niedriger als der Schreck: Für den Anfang genügen ein definiertes Postfach und ein Programm, das den Datensatz lesbar macht.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen es aber. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem, denn die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen. Für einen kleinen Betrieb heißt das meist: eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen und ein kostenloser Viewer oder die Funktion im vorhandenen Buchhaltungsprogramm. Eine neue Software ist dafür selten nötig.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung:

Für den Versand an Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist der angenehmere Weg, weil der Empfänger das PDF auch ohne Umstellung öffnen kann. Das französische Factur-X ist technisch dasselbe Format. Für Behörden richten Sie sich nach deren Vorgabe, häufig XRechnung über ein Portal oder das Peppol-Netz mit Leitweg-ID. Das Thema taucht auch bei öffentlichen Aufträgen regelmäßig auf. Wer beides ausstellen kann, spart sich Diskussionen mit jedem einzelnen Kunden.

E-Rechnungen empfangen: was Sie heute brauchen

Für den Empfang reicht nach Auffassung des BMF ein E-Mail-Postfach. Der Absender darf die Rechnung aber auch über ein Portal oder eine Schnittstelle bereitstellen, wenn Sie das vereinbaren. Wichtig sind drei Dinge:

1. Eine Adresse. Legen Sie eine Rechnungsadresse fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Rechnungen, die an Privatpostfächer von Mitarbeitenden gehen, sind der häufigste Grund für Mahnungen.
2. Lesen statt ausdrucken. Eine XRechnung muss jemand prüfen können. Das geht mit einem Viewer, besser mit einer Übernahme der Daten in Buchhaltung oder ERP.
3. Originaldatei aufbewahren. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, nicht die Ansicht oder ein Ausdruck.

E-Rechnungen archivieren

Aufbewahrt wird die E-Rechnung im Originalformat und unveränderbar, bei ZUGFeRD mit der eingebetteten XML-Datei. Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt seit 2025 in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; welche Frist für Ihre Unterlagen konkret gilt, klärt Ihre Steuerberatung. Wie ein revisionssicheres Archiv aufgebaut ist und was die GoBD verlangen, erklären wir im Lexikon unter revisionssichere Archivierung.

E-Rechnung-Software: Programm, Generator oder Anbindung?

Wer nach einem E-Rechnung-Programm sucht, findet Dutzende Angebote. Welche Lösung passt, hängt weniger vom Programm ab als von Ihrem Rechnungsvolumen und den Systemen, die schon im Haus sind:

Wir verkaufen keine eigene E-Rechnung-Software. Wir sorgen dafür, dass vorhandene Programme die Daten untereinander austauschen, und bauen dort, wo ein Standardprodukt nicht reicht, den fehlenden Baustein. Einen Vergleich beider Wege lesen Sie im Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware.

E-Rechnung in SAP und anderen ERP-Systemen

In größeren Unternehmen landet die E-Rechnung nicht im Postfach der Buchhaltung, sondern im ERP. Für SAP und andere große Systeme bieten die Hersteller eigene Bausteine an. Welche davon in Ihrem Release verfügbar und lizenziert sind, klärt Ihr Systempartner. Offen bleibt danach fast immer das Drumherum:

• Rechnungen aus mehreren Kanälen sammeln und in ein Format bringen,
• Bestellung, Wareneingang und Rechnung gegeneinander prüfen,
• Lieferanten anbinden, die per EDI, Portal oder E-Mail liefern,
• Ausgangsrechnungen aus Shop, Projektsoftware oder Abrechnung in XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen.

Genau das ist Systemintegration: Wir verbinden ERP, Buchhaltung, Shop und Partner über deren Standardschnittstellen, das Customizing im SAP-System selbst bleibt bei Ihrem SAP-Partner. Wer mit Handelspartnern bereits EDIFACT-Rechnungen austauscht, findet die Einzelheiten auf der Seite EDI-Schnittstelle. Wichtig für 2028: EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach müssen sich aus den übertragenen Daten die Pflichtangaben nach EN 16931 korrekt und vollständig gewinnen lassen. Prüfen Sie mit Ihren Partnern rechtzeitig, ob Ihre Strecke das erfüllt.

Wo es in der Praxis hakt

Die Formate sind selten das Problem. Diese fünf Punkte sind es:

1. Der Eingangskanal. Rechnungen kommen an drei Mailadressen, in zwei Postfächern und über ein Portal an. Ohne einen definierten Eingang lässt sich nichts automatisieren.
2. Die Zuordnung. Zu welcher Bestellung, welchem Projekt, welcher Kostenstelle gehört der Beleg? Genau hier verbringt die Buchhaltung ihre Zeit, nicht mit dem Buchen selbst.
3. Die Freigabe. Sachliche Prüfung, fachliche Freigabe, Zahlungsfreigabe. Läuft das über Zuruf und Ausdrucke, bringt ein strukturierter Beleg wenig.
4. Die Stammdaten. Lieferantennamen in vier Schreibweisen, fehlende Steuernummern, veraltete Bankverbindungen. Strukturierte Rechnungen machen schlechte Stammdaten sichtbar.
5. Die Archivierung. Aufbewahrt werden muss das Original, nicht der Ausdruck. Bei ZUGFeRD gehört der eingebettete Datensatz dazu.

Vier Schritte zur Umsetzung

Die Umstellung auf E-Rechnung gelingt am besten in dieser Reihenfolge, beginnend beim Empfang, weil der schon Pflicht ist:

1. Eingang bündeln. Eine Adresse, ein Posteingang, eine Zuständigkeit. Alles andere wird umgeleitet.
2. Lesen und prüfen. Der strukturierte Datensatz wird ausgelesen, gegen Bestellung und Stammdaten geprüft und mit einem Kontierungsvorschlag versehen.
3. Freigabe abbilden. Wer prüft, wer gibt frei, was passiert bei Abwesenheit: als Ablauf im System, nachvollziehbar protokolliert.
4. Übergabe anschließen. Die geprüften Daten gehen in Buchhaltung und ERP, ohne dass jemand sie abtippt.

Beim Versand gilt derselbe Gedanke rückwärts: Die Rechnungsdaten liegen ohnehin im System, sie müssen nur im richtigen Format herauskommen und zugestellt werden.

Was die Umstellung nebenbei einbringt

Die Pflicht ist der Anlass, der Nutzen liegt woanders. Wenn Belege als Daten ankommen, wird aus der Eingangsrechnung eine Kennzahl: offene Verbindlichkeiten nach Fälligkeit, Skontofristen, die tatsächlich genutzt werden, eine Vorschau auf die Liquidität der nächsten Wochen. Genau dafür gibt es unsere Finanzübersicht, die Zahlungsein- und -ausgänge zusammenführt, statt sie auf drei Auswertungen zu verteilen.

Der zweite Effekt ist unspektakulär und wird trotzdem am schnellsten spürbar: weniger Rückfragen. Wenn jeder sieht, wo ein Beleg gerade liegt und wer ihn freigeben muss, hören die Mails mit der Frage nach dem Bearbeitungsstand von selbst auf.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht?

Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten Datensatz nach EN 16931, entweder als XRechnung oder eingebettet in ein ZUGFeRD-PDF.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Mit einem Viewer oder mit der Importfunktion Ihres Buchhaltungsprogramms. Viele Programme zeigen die XML-Datei als lesbare Rechnung an. Ein Doppelklick auf die Datei zeigt dagegen meist nur Code.

Brauchen wir dafür eine neue Software?

In den seltensten Fällen. Meist kann das vorhandene Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem bereits mehr, als genutzt wird. Der Aufwand steckt in der Anbindung und in den Abläufen drumherum, nicht in einer weiteren Lizenz.

Was, wenn unsere Lieferanten weiter PDFs schicken?

Dann laufen beide Wege eine Weile parallel, das ist im Übergangszeitraum zulässig. Ein sinnvoll gebauter Rechnungseingang nimmt beides entgegen: Strukturierte Belege werden direkt gelesen, PDFs werden ausgelesen und zur Prüfung vorgelegt.

Und wenn Kunden das Format vorschreiben?

Das passiert vor allem bei öffentlichen Auftraggebern und großen Konzernen. Wer XRechnung und ZUGFeRD ausstellen kann, muss nicht für jeden Kunden eine Sonderlösung bauen. Deshalb lohnt es sich, den Versand einmal richtig aufzusetzen, statt ihn kundenweise nachzurüsten.

Kurz zusammengefasst

• Ein PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung.
• Empfangen können müssen Sie bereits heute, der Versand folgt 2027 oder 2028.
• XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD kombiniert PDF und Daten, beide erfüllen die Norm.
• Die Arbeit steckt nicht im Format, sondern in Eingang, Zuordnung, Freigabe und Archivierung.

Was wir damit machen

Wir richten den Rechnungseingang so ein, dass Belege gelesen, zugeordnet, geprüft und an die Buchhaltung übergeben werden, mit Freigabeschritten, die Ihre Organisation abbildet, und mit Menschen an den Stellen, an denen entschieden wird. Wie das abläuft, steht auf der Seite Dokumente und Daten. Für die Anbindung an ERP und Handelspartner sind Systemintegration und EDI-Schnittstelle die richtigen Seiten. Wenn Sie wissen wollen, was davon mit Ihren vorhandenen Programmen geht: Kostenfreies Erstgespräch vereinbaren.