Acht Fragen mit Ja oder Nein, das Ergebnis sehen Sie sofort: ob Sie E-Rechnungen schon heute empfangen können müssen, ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen und wo in Ihren Abläufen noch etwas fehlt. Der Check läuft vollständig in Ihrem Browser, Ihre Antworten werden nicht übertragen und nicht gespeichert.
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Beantworten Sie die ersten drei Fragen, dann erscheint hier Ihr Ergebnis. Jede weitere Antwort macht es genauer.
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Der Check trennt Empfang und Versand. Für beide Seiten sehen Sie, ob die Pflicht schon gilt oder ab welchem Datum sie greift.
Zu jeder Pflicht nennt das Ergebnis, was in Ihren Abläufen konkret fehlt: Eingang, Format, Software oder Freigabe.
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich maschinell verarbeiten. Ein PDF ohne eingebettete Daten gilt als sonstige Rechnung: gut lesbar für Menschen, für Software aber wertlos. Genau deshalb fragt der Check, ob Sie heute noch PDFs oder Papier verschicken.
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen entgegennehmen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig, und die Größe des Unternehmens spielt keine Rolle: Auch ein Zweimannbetrieb muss eine strukturierte Rechnung annehmen können. In der Praxis wird diese Seite am häufigsten übersehen.
Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Papier und PDF bleiben vorerst zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle inländischen B2B-Rechnungen.
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Layout und bei öffentlichen Auftraggebern verbreitet, oft zusammen mit einer Leitweg-ID. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten: Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest den Datensatz. Achtung bei den ZUGFeRD-Profilen: MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung, erst ab BASIC ist es eine.
Rechnungen an Privatkunden und an Empfänger im Ausland fallen nicht unter die Pflicht. Ausgenommen sind außerdem unter anderem Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Ob eine Ausnahme für Ihren Fall greift, klärt Ihre Steuerberatung.
Hinweis: Der E-Rechnung-Check ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Er gibt die Regeln vereinfacht wieder und berücksichtigt keine Sonderfälle. Verbindlich sind die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums; für Ihren konkreten Fall ist Ihre Steuerberatung zuständig.
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, unabhängig von der Größe. Für den Anfang genügen ein definiertes Postfach und ein Programm, das den Datensatz lesbar macht.
Das hängt vom Vorjahresumsatz ab. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz stellen ab 2027 E-Rechnungen aus, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen. Bis dahin sind Papier und PDF zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
In den seltensten Fällen. Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme können XRechnung und ZUGFeRD bereits lesen und schreiben. Der Aufwand steckt meist in der Anbindung und in den Abläufen: Eingang, Zuordnung, Freigabe und Archivierung.
Im Übergangszeitraum laufen beide Wege parallel, das ist zulässig. Ein gut aufgebauter Rechnungseingang nimmt beides entgegen: Strukturierte Belege werden direkt gelesen, PDFs werden ausgelesen und zur Prüfung vorgelegt.
Nein. Der Check ordnet Ihre Antworten den allgemeinen Regeln zu und zeigt, wo Handlungsbedarf wahrscheinlich ist. Verbindlich sind die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums, für Ihren konkreten Fall ist Ihre Steuerberatung zuständig.
Nein. Der Check rechnet ausschließlich in Ihrem Browser. Es wird nichts an einen Server geschickt und nichts gespeichert. Schließen Sie die Seite, sind die Antworten weg.
Sie wissen jetzt, welche Pflichten gelten. In einem kostenfreien Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren Rechnungseingang und Ihren Versand und sagen Ihnen, was sich mit Ihren vorhandenen Programmen lösen lässt. Unsere Server stehen zu 100 % in Deutschland.
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