Muss mein kleines Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, unabhängig von der Größe. Für den Anfang genügen ein definiertes Postfach und ein Programm, das den Datensatz lesbar macht.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen verschicken?
Das hängt vom Vorjahresumsatz ab. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 stellen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen. Bis dahin sind Papierrechnungen zulässig, PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
Brauche ich für die E-Rechnung eine neue Software?
In den seltensten Fällen. Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme können XRechnung und ZUGFeRD bereits lesen und schreiben. Der Aufwand steckt meist in der Anbindung und in den Abläufen: Eingang, Zuordnung, Freigabe und Archivierung.
Was mache ich, wenn meine Lieferanten weiter PDFs schicken?
Im Übergangszeitraum laufen beide Wege parallel, das ist zulässig. Ein gut aufgebauter Rechnungseingang nimmt beides entgegen: Strukturierte Belege werden direkt gelesen, PDFs werden ausgelesen und zur Prüfung vorgelegt.
Gilt die E-Rechnung-Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Zur Hälfte. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen müssen sie sie aber seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere inländische Unternehmen. Meist genügen dafür eine feste Rechnungsadresse und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt.
Was gilt, wenn wir mit SAP, einem anderen ERP oder per EDI arbeiten?
Viele ERP-Systeme bringen eine E-Rechnung-Funktion mit, die eingerichtet werden muss. Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 nur mit Zustimmung des Empfängers weiterlaufen (§ 27 Abs. 38 UStG); ab 2028 müssen sich daraus die Pflichtangaben nach EN 16931 vollständig gewinnen lassen. Das Ergebnis des Checks zeigt, wo Handlungsbedarf ist, die Anbindung selbst ist ein Integrationsprojekt.
Ersetzt der E-Rechnung-Check eine Steuerberatung?
Nein. Der Check ordnet Ihre Antworten den allgemeinen Regeln zu und zeigt, wo Handlungsbedarf wahrscheinlich ist. Verbindlich sind die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums, für Ihren konkreten Fall ist Ihre Steuerberatung zuständig.
Werden meine Antworten gespeichert?
Nein. Der Check rechnet ausschließlich in Ihrem Browser. Es wird nichts an einen Server geschickt und nichts gespeichert. Schließen Sie die Seite, sind die Antworten weg.
Wie kann ich eine E-Rechnung öffnen und lesen?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei und wird erst durch ein Programm lesbar: Buchhaltungs- oder ERP-Software, ein Anzeigeprogramm oder eine Darstellungsvorlage für die Visualisierung. Bei ZUGFeRD reicht der PDF-Reader, weil die Sichtkopie im PDF steckt und der Datensatz als Anhang mitreist.
Wie prüfe ich, ob eine eingegangene E-Rechnung gültig ist?
Die formale Prüfung vergleicht die Datei mit der Norm EN 16931 und den Regeln des Formats und nennt zu jedem Fehler die betroffene Angabe. Viele Buchhaltungsprogramme machen das beim Einlesen, sonst erledigt es ein Prüfdienst. Ob Menge, Preis und Leistung stimmen, bleibt Sache Ihrer Freigabe.
Kann ich ein PDF in eine XRechnung umwandeln?
Umbenennen genügt nicht, denn im PDF fehlt der strukturierte Datensatz. Am verlässlichsten stellt die Software, die die Rechnung erzeugt, direkt XRechnung oder ZUGFeRD aus. Ein Konverter liest ein vorhandenes PDF aus und erzeugt daraus die XML-Datei; die erkannten Felder sollten Sie vor dem Versand kontrollieren.