Was ist GoBD?

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie legen fest, wie Unternehmen steuerlich relevante Daten digital erfassen, speichern und für die Betriebsprüfung bereithalten müssen.

Die GoBD sind kein eigenes Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Die gültige Fassung stammt vom 28. November 2019 und wurde seitdem angepasst, zuletzt im Zusammenhang mit der E-Rechnung. Rechtsgrundlage sind die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Die Finanzverwaltung legt danach aus, was „ordnungsmäßig“ bei digitalen Unterlagen bedeutet. Dieser Artikel erklärt die Grundsätze verständlich; Fragen zu Ihrem konkreten Fall klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wen die GoBD betreffen

Alle Unternehmen, die Bücher führen oder steuerliche Aufzeichnungen machen müssen – also auch Freiberufler und kleine Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Es gibt keine Größenschwelle. Betroffen sind außerdem alle Systeme, in denen steuerlich relevante Daten entstehen oder liegen: Buchhaltung, Warenwirtschaft, ERP-Software, Kasse, Zeiterfassung, soweit sie in die Lohnabrechnung einfließt, und das E-Mail-Postfach, wenn dort Rechnungen ankommen.

Die Grundsätze im Überblick

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Prüfer muss jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung verfolgen können – und zurück.
• Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, einzeln und lückenlos.
• Richtigkeit: Die Buchung entspricht dem, was tatsächlich passiert ist.
• Zeitgerechte Erfassung: Vorgänge werden zeitnah festgehalten, nicht gesammelt am Jahresende.
• Ordnung: Unterlagen sind so abgelegt, dass sie in angemessener Zeit auffindbar sind.
• Unveränderbarkeit: Eine Buchung oder ein Beleg darf nicht spurlos geändert oder gelöscht werden. Korrekturen sind erlaubt, aber das Original und die Änderung müssen sichtbar bleiben.

Die Unveränderbarkeit ist der Punkt, an dem Excel-Tabellen und Ordner auf dem Netzlaufwerk meist scheitern. Jeder kann dort eine Zahl überschreiben, ohne dass es jemand bemerkt.

Aufbewahrungsfristen

Wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, regeln § 147 AO und § 257 HGB. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Frist von acht Jahren.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung aus dem März 2026 darf also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichtet werden. Digitale Unterlagen müssen während der ganzen Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben – auch wenn Sie die Software längst gewechselt haben.

Die Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen, dass Sie beschreiben, wie Ihre Unterlagen entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Diese Verfahrensdokumentation beantwortet Fragen wie: Wie kommt eine Eingangsrechnung ins Haus? Wer prüft sie? Wo wird sie gespeichert? Wie wird verhindert, dass sie verändert wird? Welche Programme sind beteiligt?

Fehlt die Dokumentation, ist die Buchführung dadurch nicht automatisch falsch. Der Prüfer kann sie aber leichter anzweifeln – und das ist der Schritt, der zu Hinzuschätzungen führen kann. Die Dokumentation muss aktuell sein: Wer einen Ablauf automatisiert, ändert damit auch die Beschreibung.

GoBD bei E-Rechnung und automatischer Belegerfassung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für die GoBD heißt das: Bei einer XRechnung oder einer ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Er muss unverändert aufbewahrt werden, ein ausgedrucktes PDF genügt nicht. Mehr zu den Fristen und Formaten lesen Sie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht im B2B.

Bei automatischer Belegerfassung liest eine Software Papier- oder PDF-Belege aus und macht daraus Buchungsvorschläge. Damit das GoBD-konform bleibt, muss Folgendes gelten:

• Das Originaldokument wird unverändert gespeichert und bleibt mit dem Buchungssatz verknüpft.
• Jede Korrektur an ausgelesenen Werten wird protokolliert: wer, wann, was vorher stand.
• Die Regeln, nach denen die Software zuordnet, sind beschrieben und Teil der Verfahrensdokumentation.
• Papierbelege werden nach einem festgelegten Verfahren gescannt, bevor das Papier vernichtet wird.

Beispiele aus dem Mittelstand

Ein Handwerksbetrieb bekommt Lieferantenrechnungen per E-Mail, druckt sie aus, legt sie in den Ordner und löscht die Mail. Damit ist das digitale Original weg – ein klassischer GoBD-Verstoß, der im Alltag niemandem auffällt.

Ein Großhändler gleicht Zahlungseingänge in einer Excel-Liste mit den offenen Rechnungen ab. Die Liste wird jeden Tag überschrieben. Welche Zuordnung wann und von wem gemacht wurde, lässt sich später nicht mehr zeigen.

Risiken und verbreitete Irrtümer

Das größte Risiko bei Verstößen ist, dass der Betriebsprüfer die Buchführung als nicht ordnungsmäßig verwirft und Umsätze oder Gewinne schätzt. Ein verbreiteter Irrtum ist die „GoBD-zertifizierte Software“: Ein amtliches Zertifikat gibt es nicht. Testate von Wirtschaftsprüfern bescheinigen, dass eine Software GoBD-konform arbeiten kann. Ob Ihr Betrieb sie so einsetzt, hängt von Ihren Abläufen ab.

In der Praxis: So hilft SEODACH

Wir automatisieren Belegerfassung und Kontenabgleich so, dass die GoBD-Anforderungen mitlaufen, statt nachträglich angeflickt zu werden. Mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung werden Belege aus Fotos und PDFs gelesen, das Original bleibt verknüpft, und jede Korrektur ist nachvollziehbar. Bei einem Kunden zeigte das Register 1.723 unbezahlte Belege; nach dem automatischen Abgleich von Bank und Belegen blieben 266 wirklich offene Posten übrig. Das Team prüft jetzt Abweichungen, statt abzutippen. Die Beschreibung der neuen Abläufe liefern wir so, dass sie in Ihre Verfahrensdokumentation übernommen werden kann.

Häufige Fragen

Gelten die GoBD auch für kleine Unternehmen?

Ja. Es gibt keine Größengrenze. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen digitale Unterlagen vollständig, unveränderbar und auffindbar aufbewahren.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

In der Regel ja, wenn Sie nach einem dokumentierten Verfahren scannen und der Scan dem Original bildlich entspricht. Für einige Unterlagen gelten Ausnahmen. Klären Sie das Verfahren einmal mit Ihrem Steuerberater und halten Sie es in der Verfahrensdokumentation fest.

Ist eine Rechnung im PDF-Format eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Beide müssen Sie GoBD-konform aufbewahren; bei der E-Rechnung ist der Datensatz das maßgebliche Original.