KI-Mitarbeiter mit Stelle, Ziel und schriftlichen Grenzen
Ein KI-Mitarbeiter ist kein Chatbot, der auf Fragen wartet, sondern ein KI-Agent mit einer Stelle in Ihrem Unternehmen: Stellenbeschreibung, ein Hauptergebnis, an dem die Arbeit gemessen wird, und festgelegte Befugnisse. Am Anfang bereitet die KI vor und Ihr Team gibt frei. Wie viel sie später ohne Rückfrage erledigt, entscheiden Sie – Stufe für Stufe.
Aufgabe, Hauptergebnis und zuständige Abteilung sind festgehalten – wie bei einer neuen Kollegin.
Was die KI allein darf und wer freigibt, ist eine Regel im System, kein Satz im Prompt.
Solange Sie nichts anderes entscheiden, prüft Ihr Team jeden Schritt, der etwas verändert.
Ein Chatbot beantwortet Fragen. Arbeit erledigt er nicht.
Der Bot kennt Ihr Geschäft nicht
Preise, Lieferbedingungen, was man zusagen darf und was nicht – das steht in keinem Standard-Chatbot. Er antwortet allgemein, und Ihr Team korrigiert hinterher.
Niemand weiß, was die KI darf
Darf sie einen Termin zusagen? Eine Rechnung versenden? Einen Rabatt anbieten? Solange das nicht geregelt ist, traut sich niemand, ihr echte Aufgaben zu geben.
Die Routine landet trotzdem beim Chef
Jede kleine Entscheidung läuft über die Geschäftsführung. Ein Werkzeug ohne Zuständigkeit ändert daran nichts – es erzeugt nur einen weiteren Posteingang.
Wissen steckt in zwei Köpfen
Wenn die beiden Menschen, die alles wissen, gleichzeitig im Urlaub sind, steht der Betrieb. Eine KI ohne Zugriff auf dieses Wissen hilft dann auch nicht weiter.
Sechs Bausteine, die wir für jede Stelle festlegen
Jeder KI-Mitarbeiter wird bei uns wie eine Einstellung behandelt. Fehlt ein Baustein, zeigt das System es offen an – statt einen halb eingerichteten Mitarbeiter stillschweigend arbeiten zu lassen.
Stelle und Hauptergebnis
In welcher Abteilung arbeitet er, was ist sein Produkt? Zum Beispiel: „Jede Anfrage hat innerhalb eines Arbeitstags einen geprüften Antwortentwurf.“
Wissen aus Ihrem Unternehmen
Leistungen, Preise, Abläufe und Tonalität liegen an einer Stelle. Ändert Ihr Team dort einen Preis, arbeitet die KI ab dann mit dem neuen. Fehlt ein Fakt, sagt sie „kläre ich mit dem Team“.
Werkzeuge mit genau passendem Zugriff
Postfach, CRM, Buchhaltung, Aufgaben: Er bekommt die Systeme, die seine Stelle braucht – und keinen Zugang darüber hinaus.
Stufe der Befugnisse
Eine von drei Stufen, festgelegt von Ihnen. Die Stufe steuert, welche Werkzeuge er überhaupt bekommt – sie wirkt technisch, nicht als Bitte im Text.
Schriftliche Grenzen
Was nur mit Freigabe geht und wer freigibt. Dazu Entscheidungen, die immer beim Menschen bleiben – egal auf welcher Stufe.
Nachvollziehbare Arbeit
Aufgaben, getroffene Entscheidungen und Warnhinweise sind pro Mitarbeiter sichtbar. Sie sehen, was er diese Woche getan hat.
Erst zur Prüfung. Dann so viel, wie Sie freigeben.
Jeder KI-Mitarbeiter startet auf der vorsichtigsten Stufe. Heben Sie die Stufe erst an, wenn Ihr Team über Wochen kaum noch korrigiert. Ist nichts festgelegt, gilt automatisch die vorsichtigste Stufe.
Macht nur Vorschläge
Die KI liest, sortiert und bereitet vor: Antwortentwurf, Aufgabenvorschlag, Berechnung. Jede Handlung, die etwas verändert, gibt ein Mensch frei. So starten alle Stellen.
Arbeitet mit Bestätigung
Interne Routine wie Sortieren, Zusammenfassen oder das Anlegen eigener Aufgaben erledigt sie allein. Aufgaben für Menschen, Eingriffe in externe Systeme und Änderungen an Kennzahlen gehen weiter zur Freigabe.
Arbeitet ohne Rückfrage in festen Grenzen
Innerhalb der festgelegten Befugnisse arbeitet sie ohne Rückfrage. Vier Dinge bleiben auch hier beim Menschen: Änderungen an Produktivsystemen, Ausgaben über Budget, Löschen von Geschäftsdaten und E-Mails an Ihre Kunden.
KI-Agenten für fünf typische Stellen – und für Ihre eigene
Empfang
Nimmt Anfragen aus E-Mail, WhatsApp, Instagram und Website-Chat auf, erkennt Kontakt und Anliegen, weist zu und schreibt einen Antwortentwurf in der Sprache des Kunden. Senden tut Ihr Team.
Mehr erfahrenVertrieb
Sucht passende Ausschreibungen und Projekte, bereitet Antworten und Angebote vor, pflegt das CRM nach jedem Kontakt und erinnert an Fristen. Das Angebot unterschreibt ein Mensch.
Buchhaltung
Holt Belege aus dem Postfach, ordnet sie den Kontobewegungen zu, meldet Lücken und bereitet die Unterlagen für den Steuerberater vor. Zahlungen löst er nicht aus.
Mehr erfahrenInhalte
Behält den Redaktionsplan im Blick, schlägt Themen vor, erinnert Verantwortliche an Fristen und fasst die Woche zusammen. Themen gibt die Geschäftsführung frei.
IT
Nimmt Aufgaben mit Abnahmekriterien an, schreibt zuerst einen Plan und wartet auf Freigabe, arbeitet ihn ab und belegt jeden Punkt. Auslieferung auf Produktivsysteme bleibt beim Menschen.
Ihre eigene Stelle
Disposition, Einkauf, Qualitätskontrolle: Wenn sich eine Stelle beschreiben lässt, lässt sie sich auch mit einem KI-Mitarbeiter besetzen. Wir beginnen mit der Stellenbeschreibung, nicht mit der Technik.
Ein Empfang, der seit einem Jahr vorbereitet
Filialbetrieb aus der Lebensmittelbranche, mehrere Standorte, Anfragen in über zehn Sprachen. Zahlen über 365 Tage, ermittelt aus dem System selbst.
Vom Stellenprofil zur ersten Freigabe
Stelle beschreiben
Gemeinsam legen wir Aufgabe, Hauptergebnis, zuständige Abteilung und die Person fest, die freigibt. Oft zeigt schon dieser Schritt, welche Routine gar nicht bei der Geschäftsführung liegen müsste.
Wissen und Werkzeuge anbinden
Wir verbinden die Systeme, die die Stelle braucht, und übertragen Preise, Abläufe und Tonalität in die Wissensbasis. Was fehlt, sehen Sie als Lücke – nicht als erfundene Antwort.
Start auf der Stufe „Vorschläge“
Der KI-Mitarbeiter arbeitet mit echten Vorgängen, Ihr Team prüft jeden Schritt. Nach 14 Tagen sehen Sie, wie viel Vorarbeit er leistet und wo Ihr Team noch korrigiert.
Stufe anheben – wenn Sie wollen
Gibt es über Wochen kaum noch Korrekturen, heben Sie die Stufe für einzelne Aufgaben an. Den Schalter legen Sie um, nicht wir. Zurück geht es jederzeit.
Häufige Fragen zu KI-Mitarbeitern
01. Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Mitarbeiter und einem Chatbot?
Ein Chatbot wartet auf eine Frage und antwortet. Ein KI-Mitarbeiter hat eine Stelle: ein Hauptergebnis, Zugriff auf die Systeme dieser Stelle, eigene Aufgaben und festgelegte Befugnisse. Zahlen holt er aus Ihren Daten, nicht aus dem Gedächtnis des Sprachmodells.
02. Antwortet die KI selbst meinen Kunden?
Nein. Nachrichten an Ihre Kunden schreibt die KI als Entwurf, gesendet werden sie von einem Menschen. Das gilt auf jeder Stufe, und das System lässt es technisch gar nicht anders zu.
03. Wer entscheidet, wie viel ein KI-Mitarbeiter ohne Rückfrage erledigt?
Sie. Jede Stelle startet auf der Stufe „Macht nur Vorschläge“. Heben Sie die Stufe erst an, wenn Ihr Team über längere Zeit kaum noch korrigiert – und nur für die Aufgaben, bei denen das der Fall ist.
04. Können wir KI-Agenten nicht selbst erstellen?
Einen einfachen KI-Agenten erstellen Sie mit gängigen Werkzeugen selbst. Aufwendig wird der Teil danach: Zugriff nur auf die Systeme, die die Stelle braucht, Befugnisse, die technisch greifen statt als Bitte im Prompt zu stehen, Wissen, das aktuell bleibt, und ein Protokoll dessen, was der Agent getan hat. Genau diesen Teil übernehmen wir – auf Wunsch gemeinsam mit Ihrer IT. Fehlt dem KI-Mitarbeiter ein Fakt, sagt er „kläre ich mit dem Team“, statt etwas zu erfinden.
05. Ersetzt ein KI-Mitarbeiter einen Menschen?
Er übernimmt Vorarbeit und Routine einer Stelle. Entscheidungen, Kundenkontakt und Verantwortung bleiben bei Ihrem Team. In der Praxis verschiebt sich die Arbeit: weniger Abtippen und Sortieren, mehr Prüfen und Entscheiden.
06. Wo laufen die KI-Mitarbeiter und was passiert mit unseren Daten?
Die Systeme laufen auf Servern in Deutschland. Die Sprachmodelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert, und jeder KI-Mitarbeiter sieht nur die Bereiche, die seine Stelle braucht. Die Einzelheiten halten wir vertraglich fest.
07. Brauche ich dafür PultOS?
KI-Mitarbeiter arbeiten am besten auf PultOS, unserer Plattform zur Unternehmenssteuerung: Dort liegen Wissen, Aufgaben und Kennzahlen bereits an einer Stelle. Einzelne Stellen binden wir auch an Ihre vorhandenen Systeme an – das klären wir im Erstgespräch.
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