Geheimhaltung und KI: was wir sehen, was wir brauchen, was wir nicht fragen
Am Anfang eines Projekts geben Sie Fremden Einblick in das, was Ihr Geschäft ausmacht: Kundenliste, Einkaufspreise, Abläufe, manchmal Personalunterlagen im Nachbarordner. Diese Seite beschreibt, wie wir damit umgehen — welche Unterlagen vorher unterschrieben werden, welche Zugänge wir brauchen und welche nicht, und was von Ihren Texten bei einem Modellanbieter landet.
- NDA
- vor dem ersten inhaltlichen Gespräch
- Art. 28
- Auftragsverarbeitung, wo wir in Ihrem Auftrag verarbeiten
- 100 %
- unserer Server in Deutschland und der EU
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Geheimhaltung zuerst
Eine gegenseitige Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreiben wir, bevor Sie uns Interna zeigen — nicht erst mit dem Auftrag.
- Eigene Konten, Rechte nach Bedarf
Wir arbeiten mit personengebundenen Zugängen und genau den Rechten, die die Aufgabe verlangt. Ihr persönliches Passwort wollen wir nicht.
- Beim Modell sagen wir, wer es betreibt
Enthält eine Leistung KI-Funktionen, betreiben die Modelle deren Anbieter, bei den stärksten Unternehmen mit Sitz in den USA. Den Anbieter nennen wir, bevor etwas hineingeht.
Was Auftraggeber beim Thema Zugänge zu Recht umtreibt
Vier Situationen, die uns Interessenten schildern, bevor sie überhaupt nach dem Preis fragen. Jede ist schon einmal irgendwo schiefgegangen.
Ein Konto, das alle benutzen
Der Dienstleister bekommt „den Zugang“ — also das Konto der Geschäftsführung. Wer wann was geändert hat, lässt sich hinterher nicht mehr sagen, und das Passwort zu ändern heißt, alle anderen auch zu informieren.
Niemand weiß, was in die KI getippt wurde
Jemand fragt ein Sprachmodell, warum eine Rechnung nicht stimmt, und fügt die Rechnung ein. Das ist in zwei Sekunden passiert, steht in keinem Protokoll und wird niemandem gemeldet.
Echte Kundendaten zum Ausprobieren
Für den Test wird die Datenbank kopiert, und die Kopie bleibt liegen, wo niemand mehr hinsieht. Der Datenschutzvorfall entsteht selten im Betrieb und oft im Probelauf.
Nach dem Projekt räumt niemand auf
Das Vorhaben ist abgeschlossen, die Zugänge des Dienstleisters sind weiter aktiv, Kopien liegen in fremden Ordnern — und gelöscht hat nichts davon jemand, weil es niemandes Aufgabe war.
Welche Unterlagen vor dem ersten Zugang unterschrieben werden
Zwei Dokumente, manchmal drei. Sie entstehen nicht, weil sie im Angebot gut aussehen, sondern weil in ihnen steht, wer was anfassen darf und was passiert, wenn etwas schiefgeht.
Vertraulichkeitsvereinbarung
Gegenseitig, vor dem ersten inhaltlichen Gespräch, und nicht auf die Projektlaufzeit begrenzt: Die Pflicht gilt über das Ende der Zusammenarbeit hinaus. Hat Ihr Einkauf ein eigenes Muster, arbeiten wir mit Ihrem; ein eigenes legen wir nur vor, wenn Sie keines haben.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Dazu gehören drei Anlagen: Gegenstand und Datenarten, die beteiligten Unterauftragnehmer mit Verarbeitungsort und die technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Liste der Beteiligten
Wer außer uns mitwirkt, steht mit Namen, Leistung und Verarbeitungsort in der Anlage: Betreiber des Rechenzentrums, Versanddienst für E-Mails, Auslieferungsnetz der Website, bei KI-Funktionen der Modellanbieter. Einen neuen melden wir vorher an, und Sie können aus einem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen.
Was in diesen Unterlagen nicht steht
Ein zertifiziertes Managementsystem, ein externes Audit, ein bestellter Datenschutzbeauftragter, eine Cyber-Versicherung: Das haben wir nicht, also sagen wir es nicht zu. Wer einen solchen Nachweis braucht, bekommt von uns ein Nein statt eines Hakens im Lieferantenfragebogen.
Zugänge: was wir brauchen und was wir nie verlangen
Die Regel passt in einen Satz: so viel Zugriff, wie die Aufgabe verlangt, auf einem Konto, das einen Namen hat. Alles andere ist bequemer und hinterher nicht aufzuklären.
Ein Konto pro Person
Jede Person bei uns arbeitet mit eigenem Zugang. Das ist unbequemer als ein geteiltes Passwort und der einzige Weg, später zu sehen, wer was getan hat.
Rechte nach Aufgabe
Für eine Anbindung an die Buchhaltung brauchen wir Lesezugriff auf Belege, nicht die Lohnabrechnung. Wir schreiben vorher auf, welches Recht wofür nötig ist, und Sie geben es einzeln frei.
Was wir nicht brauchen
Ihr persönliches Passwort, Zugang zum Bankkonto, Personalunterlagen, Postfächer von Beschäftigten, Kopien von Ausweisen. Kommt so etwas trotzdem bei uns an, sagen wir es Ihnen und verwenden es nicht.
Kennwörter liegen verschlüsselt
Schlüssel und Kennwörter liegen bei uns verschlüsselt; entschlüsseln kann nur, wer namentlich als Empfänger eingetragen ist. Ein automatischer Schritt bricht die Auslieferung ab, wenn ein unverschlüsseltes Kennwort im Code landet.
Zugriffe sind nachvollziehbar
Administrativer Zugriff auf Server läuft über hinterlegte Schlüsselpaare und bleibt auf einen kleinen, namentlich bekannten Kreis beschränkt. In Fachanwendungen werden Änderungen an Datensätzen mit Zeitpunkt und auslösendem Konto protokolliert, soweit die Anwendung das vorsieht.
Entzug gehört zur Übergabe
Zum Projektende werden unsere Zugänge entzogen, bei einem Personalwechsel auf unserer Seite ebenfalls. Wer welchen Zugang hat, steht auf einer Liste, die wir mitpflegen — bei der Abnahme ist sie ein Punkt und keine Erinnerung.
Was in ein Sprachmodell geht und was draußen bleibt
An dieser Stelle gehen Zusagen am schnellsten über das hinaus, was ein Anbieter halten kann. Deshalb der Reihe nach: Wer betreibt das Modell, was bekommt es zu sehen, was wird aus der Eingabe, und was tun wir, wenn gar nichts hinaus darf?
Die Modelle betreiben deren Anbieter
Unsere Anwendungen laufen auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU. Das Sprachmodell nicht: Es wird von seinem Anbieter betrieben, bei den stärksten Unternehmen mit Sitz in den USA. Wer behauptet, bei einem Modell aus der Cloud bliebe alles im eigenen Haus, hat entweder ein anderes Modell gemeint oder eine andere Wahrheit.
Nur der Ausschnitt, den die Aufgabe braucht
An das Modell geht die Frage und der Teil des Vorgangs, ohne den sie nicht zu beantworten ist: eine Anfrage, ein Dokument, ein Textstück. Vollständige Kundenlisten, Datenbankauszüge, Kennwörter und Angaben zu Beschäftigten gehen nicht hinein, und wo Namen für die Aufgabe nicht nötig sind, stehen sie vorher nicht mehr drin.
Die Bedingungen des Anbieters nennen wir, statt für sie zu bürgen
Ob und wie lange ein Anbieter Eingaben speichert und ob er sie zum Training nutzt, steht in seinen Bedingungen und kann sich ändern. Wir nennen Ihnen Anbieter und Bedingung, unter der wir ihn einsetzen; der Einsatz selbst steht im Auftrag. Eine Garantie darüber wäre ein Versprechen über ein fremdes Haus.
Wenn gar nichts hinaus darf
Dann ist die Antwort kein Modell aus der Cloud, sondern ein kleineres Modell auf Hardware in Ihrem Haus. Das kostet Rechenleistung und Antwortqualität, und manche Aufgabe lässt sich damit nicht lösen — aber die Frage „wo lief das?“ hat eine kurze Antwort. Wie das praktisch aussieht, steht auf der Seite zur lokalen KI.
Protokolle laufen aus
Technische Sitzungsprotokolle des KI-Werkzeugs auf unserem Server löscht ein täglicher Lauf nach sieben Tagen. Fachliche Protokolle in Ihrer Anwendung haben eine eigene Frist; sie wird im Auftrag festgelegt und entsteht nicht nebenbei im Betrieb.
Der Mensch bleibt in der Kette
Ein Modell schlägt vor, es entscheidet nicht: Freigabe, Versand und Buchung hängen an einer Person oder an einer Regel, die Sie festgelegt haben. Wo sich das nicht einrichten lässt, bauen wir die Funktion nicht ein.
Wie Ihr Datenbestand durch das Projekt läuft
Zwischen „Zugang erteilt“ und „Lösung läuft“ liegen die Stellen, an denen üblicherweise unbemerkt etwas verrutscht: Probelauf, Sicherung, Trennung der Auftraggeber, Weitergabe nach innen.
Testbestände werden verfremdet
Für Probeläufe arbeiten wir mit anonymisierten Beständen: Namen, Adressen und Nummern werden ersetzt, Struktur und Sonderfälle bleiben erhalten. Ohne Sonderfälle ist ein Probelauf wertlos, mit echten Namen ist er ein Risiko.
Auftraggeber sind getrennt
Bestände verschiedener Auftraggeber tragen eine Kennung, und jede Anfrage wird auf dem Server auf den Auftraggeber des Zugreifenden eingeschränkt — in der Anwendung, nicht in der Oberfläche. Was eine Oberfläche nur ausblendet, ist nicht getrennt.
Sicherungen und ihre Grenzen
Von den betriebenen Datenbanken entstehen tägliche Sicherungen mit gestaffelter Aufbewahrung; die Sicherungen liegen in Deutschland. Eine auf Datenebene getrennte Entwicklungsumgebung sagen wir dagegen nicht pauschal zu — was im Projekt gilt, wird in der Anlage wahrheitsgemäß eingetragen und nicht schöngeschrieben.
Wer intern was sieht
Einblick hat bei uns der Kreis, der am Vorhaben arbeitet; er ist in der Anlage benannt und so klein, wie die Leistung es erlaubt. Die Verschwiegenheitspflicht gilt für jede Person einzeln und über das Ende ihrer Mitarbeit hinaus.
Was am Ende mit Ihrem Datenbestand passiert
Das Vertragsende ist der Punkt, an dem Projekte unordentlich werden. Deshalb vier Schritte, die im Vertrag stehen und nicht von gutem Willen abhängen.
Sie wählen: löschen oder zurückgeben
Nach Abschluss der Leistungen löschen wir die personenbezogenen Daten aus Ihrem Auftrag oder geben sie zurück. Die Wahl liegt bei Ihnen und wird in Textform mitgeteilt; treffen Sie keine Wahl, wird gelöscht.
Rückgabe maschinenlesbar
Zurückgegeben wird in einem gängigen Format, mit dem ein anderes System weiterarbeiten kann — nicht als Bildschirmfotos und nicht als PDF-Stapel. Dazu gehört die Beschreibung, was in welchem Feld steht.
Sicherungen laufen aus
Kopien und Sicherungen werden gelöscht, sobald ihr regulärer Aufbewahrungszyklus abläuft; bis dahin sind sie für jede weitere Nutzung gesperrt. Länger aufbewahrt wird nur, was ein Gesetz verlangt — und dann sagen wir, welches und wie lange.
Zugänge entzogen, Löschung bestätigt
Unsere Zugänge werden entzogen, die Liste wird mit Ihnen abgeglichen, und die Löschung bestätigen wir auf Verlangen in Textform. Erst damit ist das Projekt zu Ende — nicht mit der letzten Rechnung.
Fragen zu Vertraulichkeit, Daten und KI
Unterschreiben Sie unsere Vertraulichkeitsvereinbarung oder nur Ihre eigene?
Ihre. Wenn Ihr Einkauf oder Ihre Rechtsabteilung ein Muster hat, arbeiten wir damit; ein eigenes legen wir nur vor, wenn Sie keines haben. Unterschrieben wird vor dem Gespräch, in dem es inhaltlich wird — nicht erst mit dem Auftrag, denn bis dahin haben Sie uns schon erzählt, woran es bei Ihnen hängt.
Brauchen wir immer einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Nein. Nötig ist er, wenn wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten — etwa weil wir ein System betreiben, in dem Angaben zu Ihren Kundinnen und Kunden liegen. Entwickeln wir an einer Anwendung, ohne echte Bestände zu sehen, reicht die Vertraulichkeitsvereinbarung. Welcher Fall vorliegt, klären wir vor dem ersten Zugang und nicht beim Produktivstart.
Dürfen Ihre Leute unsere Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Nein. In ein Sprachmodell geht nur, was der Auftrag ausdrücklich erlaubt, und das sind Ausschnitte ohne Kennwörter, ohne vollständige Bestände und ohne Daten besonderer Kategorien. Welche Funktion welchen Anbieter nutzt, steht in der Anlage zu den Beteiligten. Wollen Sie KI-Funktionen gar nicht, nehmen wir sie aus dem Auftrag heraus — das ist eine Entscheidung und kein Streitfall.
Wie erfahren wir, wenn etwas passiert ist?
Wird uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, melden wir sie Ihnen in Textform mit dem, was wir wissen: Art des Vorfalls, betroffene Datenarten, wahrscheinliche Folgen, ergriffene Maßnahmen und eine Kontaktstelle. Die Frist dafür steht im Vertrag, und gemeldet wird der begründete Verdacht, nicht erst der Beweis. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde bleibt Ihre Aufgabe; wir liefern Ihnen dafür die Unterlagen.
Können wir prüfen, ob das alles so stimmt?
Ja. Sie können Auskunft verlangen, Nachweise einsehen und eine Überprüfung durchführen; Vorlauf, Häufigkeit und Anlass stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eigene Serverräume betreiben wir nicht — eine Prüfung „vor Ort“ ist bei uns deshalb eine Prüfung von Unterlagen, Rechten und Einstellungen, kein Rundgang durch ein Rechenzentrum.
Auf welchen Servern liegt am Ende, was wir Ihnen geben?
Die Anwendung und ihre Datenbank laufen auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU. Daneben laufen Dienste mit, die zur Leistung gehören: ein Versanddienst für E-Mails, das Auslieferungsnetz der Website, bei KI-Funktionen der Modellanbieter. Diese Dienste stehen samt Verarbeitungsort in der Anlage, weil ein einzelner Satz über Deutschland sie nicht abdecken würde.
Gilt die Geheimhaltung auch für unsere Preise und Kalkulationen?
Ja, die Vereinbarung ist nicht auf personenbezogene Daten begrenzt: Vertraulich ist, was Sie uns als vertraulich geben — Preislisten, Kalkulationen, Verträge mit Dritten, Kundenlisten. Nach außen nennen wir ein Projekt nur, wenn Sie der Nennung zustimmen. Ohne Ihre Zustimmung bleibt es in unseren Referenzen eine Branche, eine Aufgabe und eine Zahl.
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Bevor Sie uns einen Zugang geben, fragen Sie uns das Unangenehme
Im Erstgespräch nennen wir die Dienste, die an Ihrem Fall beteiligt wären, und was davon in ein Sprachmodell geht. Wollen Sie diesen Teil nicht, bauen wir die Lösung ohne ihn.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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