Eine Datenmigration wird fällig, wenn Sie CRM, ERP, Shop oder Buchhaltung wechseln und die Bestände aus vielen Jahren mit sollen. Wir übernehmen Kunden, Aufträge, Belege und Historie: erst inventarisiert, dann im Probelauf auf einer Kopie, am Ende mit einem Abgleichbericht, den Ihre Fachabteilung selbst nachrechnen kann.
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
Der erste Import läuft auf einer Kopie des neuen Systems, mit stillgelegtem Mailversand.
Mehrfachnennungen werden erkannt und an die bestehende Karte gehängt, nicht neu angelegt.
Summen und Stichproben stehen schriftlich gegenüber: alte Zahl, neue Zahl, Differenz.
Einmal mit GmbH, einmal mit G.m.b.H., einmal als Privatperson mit der privaten Mailadresse. Nach dem Import stehen alle Varianten im neuen System, jede mit einem Teil der Historie.
Das Altsystem hat Dutzende Felder, die Hälfte leer, und im Feld „Notizen“ stehen Lieferadressen, Rabatte und Telefonnummern durcheinander. Eine Zuordnung gibt es nirgends.
Das neue CRM begrüßt jeden importierten Kontakt und erinnert an Angebote von vorgestern. Kunden, die seit Jahren nichts kaufen, bekommen plötzlich Post.
Übernommen werden nur Adressen, der Rest bleibt zurück. Die Lizenz für das alte Programm läuft weiter, weil jemand ab und zu nachsehen muss, was früher geliefert wurde.
Eine Übernahme ist keine Datei, die man hochlädt. Sie ist eine Kette aus Zählen, Zuordnen, Abgleichen und Gegenrechnen – und jedes Glied ist überprüfbar, auch von Ihrer Fachabteilung.
Wir zählen, was wirklich vorhanden ist: Tabellen, Felder, Datensätze, Anhänge, Verknüpfungen. Gezählt wird in der Datenbank, nicht in der Oberfläche – die zeigt meist weniger, als da ist.
Jedes alte Feld bekommt ein Ziel im neuen System, eine Umrechnungsregel oder den Vermerk „entfällt bewusst“. Diese Zuordnung lesen Sie gegen, bevor etwas geschrieben wird.
Abgeglichen wird über Firmenname, Adresse, Steuernummer und Mailadresse. Treffer landen an der bestehenden Karte, Unsicheres kommt auf eine Klärliste für Ihr Team statt heimlich in die Datenbank.
Der erste Durchlauf geht in eine Kopie des neuen Systems. Automationen, Mailversand und Rechnungslauf stehen dabei still, damit ein Testimport niemandem Post schickt.
Anzahl Karteikarten, Umsatzsummen je Jahr, offene Posten: alte Zahl gegen neue Zahl. Dazu ziehen wir einzelne Vorgänge heraus und vergleichen sie Feld für Feld von Hand.
Hat das Altsystem keine Programmierschnittstelle, holen wir die Daten aus der Datenbank, aus einem geregelten Export oder über denselben Importer, der später den Dauerbetrieb trägt.
Mehr erfahrenJede Zeile ist ein Beispiel aus einem Kundenprojekt oder aus einem eigenen Projekt – Branche genannt, Name nicht. Die Zahlen sind gemessen, nicht gerundet, und sie gelten für genau diesen Bestand: Ihr Ergebnis hängt an Ihren Altdaten.
In allen drei Fällen bleibt die Software, die Sie gewählt haben, unangetastet. Bestellt wird nur die Übernahme der Bestände – mit Inventur, Probelauf und Abgleich.
Neues CRM, neues ERP, neuer Shop, neue Buchhaltung: Der Anbieter ist entschieden, das Einrichten läuft. Offen ist, wie Kunden, Aufträge, Belege und Historie hinüberkommen – und wer am Tag danach belegt, dass die Zahlen stimmen. Wir bauen den Weg dorthin und den Bericht, der ihn prüft.
Zukauf, Zusammenschluss oder zwei Standorte, die jahrelang getrennt gepflegt haben. Hier entscheidet nicht der Import, sondern die Regel: Welche Karte führt, welche wird angehängt, welcher Preis gilt, wessen Ansprechpartner bleibt. Unsicheres kommt auf eine Klärliste, nicht ins Zielsystem.
Stammdaten leben in Tabellen, jede Spalte eine Verabredung, die nur mündlich existiert. Wir lesen die gewachsenen Eigenheiten aus, machen Pflichtfelder und Formate ausdrücklich und heben den Bestand in ein System, in dem zwei Personen gleichzeitig arbeiten können.
Die Reihenfolge ist nicht verhandelbar, weil jeder Durchgang den nächsten absichert. Wir sagen Ihnen, was ein Durchgang gefunden hat, auch wenn es unangenehm ist.
Wir zählen Datensätze, Felder und Anhänge direkt im Altbestand und vergleichen das Ergebnis mit dem, was die Oberfläche und ein eventueller Export behaupten. Abweichungen zwischen diesen Quellen sind der Normalfall – sie zu kennen, ist der halbe Umzug.
Feldzuordnung und Dublettenregeln laufen gegen eine Kopie des neuen Systems, mit abgeschalteten Automationen. Das Ergebnis sehen Ihre Anwender in der echten Oberfläche und sagen, was falsch zugeordnet ist, bevor es zählt.
Anzahl Karteikarten, Umsatz je Jahr, offene Posten, Dublettenquote: alte Zahl neben neuer Zahl, Differenz begründet. Dazu Stichproben einzelner Vorgänge Feld für Feld. Erst dieser Bericht entscheidet, ob umgeschaltet wird.
Eine Weile wird im neuen System gearbeitet, während das alte lesbar bleibt und Nachträge übernommen werden. Umgeschaltet wird zu einem Termin, den Sie setzen; danach bleibt der Altbestand als eingefrorene Kopie samt Abgleichbericht bei Ihnen.
Die Begriffe, die in Angeboten zur Datenübernahme vorkommen.
Der Umzug von Daten aus einem System in ein anderes.
Lesen, umformen, schreiben – der Weg jedes Datensatzes.
Wohin Daten wandern, wenn sie ausgewertet werden sollen.
Wann ein Altsystem gehen muss und wann es bleiben darf.
Gemeint ist die Übernahme vorhandener Bestände aus einem System in ein anderes: Kunden, Artikel, Aufträge, Belege, Anhänge und die Verknüpfungen dazwischen. Zur Arbeit gehören die Inventur der Altdaten, die Zuordnung der Felder, der Abgleich von Mehrfachnennungen, ein Probelauf auf einer Kopie und der schriftliche Abgleich zwischen altem und neuem Stand. Die Software selbst wird dabei nicht ausgetauscht – gewechselt wird nur, wo die Daten liegen.
Wir legen die Regeln vor dem Import fest und stimmen sie mit Ihnen ab: abgeglichen wird über Firmenname, Adresse, Steuernummer und Mailadresse, in dieser Rangfolge. Ein sicherer Treffer wird an die bestehende Karte gehängt, ein unsicherer landet auf einer Klärliste, die Ihr Team durchgeht. Die Dublettenquote im Ergebnis messen wir und schreiben sie in den Abgleichbericht – in einem eigenen Projekt lag sie bei 0,028 %.
Weil der erste Durchlauf immer Überraschungen liefert: Datumsformate, Umlaute in Dateinamen, Beträge mit Komma und Punkt, Pflichtfelder, die im Altsystem keine waren. Auf einer Kopie kostet so ein Fund eine Korrektur der Zuordnung. Im Echtsystem kostet er ein Zurücksetzen, und im schlechtesten Fall haben Automationen schon Mails und Mahnungen verschickt. Der Probelauf ist deshalb Teil der Arbeit, nicht ein Zusatz.
Wir räumen nicht still auf. Nach der Inventur bekommen Sie eine Liste: Karteikarten ohne jeden Kontakt, Testeinträge, Lieferanten in der Kundentabelle, Freitextfelder mit vermischtem Inhalt. Sie entscheiden je Gruppe zwischen Übernehmen, Übernehmen mit Markierung und Weglassen. Weggelassenes bleibt in der eingefrorenen Kopie des Altbestands nachlesbar, es wird nicht gelöscht.
Meist ja. Der Weg führt dann nicht über eine Programmierschnittstelle, sondern über die Datenbank des Programms, über einen geregelten Export oder über die Dateien, die das System selbst ablegt. Was fehlt, holen wir aus Berichten und Druckausgaben. Im Erstgespräch sehen wir uns an, was Ihr Programm hergibt, und sagen offen, welche Teile des Bestands sich nur eingeschränkt oder von Hand übernehmen lassen.
Bei einer Übernahme der Daten bleiben beide Systeme in Betrieb: Sie behalten die Software, die Sie gewählt haben, und wir bringen die Bestände hinüber. Bei einer Software-Modernisierung geht es um das Programm selbst, das seinen Dienst nicht mehr tut und ersetzt wird; die Datenübernahme ist dort eine Etappe von mehreren. Wenn Ihr altes Programm das eigentliche Problem ist, lesen Sie auf seodach.de/leistungen/it-modernisierung weiter. Geht es nur um die Daten, sind Sie hier richtig.
Wir verarbeiten die Daten zu 100 % auf Servern in Deutschland, ohne Umweg über Dritte. Wir halten fest, welche Datenarten bewegt werden, arbeiten im Probelauf mit so wenig personenbezogenen Daten wie möglich und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Zugänge zum Altsystem bekommen wir für die Dauer der Übernahme und geben sie danach zurück.
Sechs Fragen zu Quelle, Umfang und Zustand Ihrer Altdaten, zum Zugriff auf das alte Programm und zum Parallelbetrieb. Danach schicken wir Ihnen einen Übernahmeplan mit Etappen: Inventur, Probelauf auf einer Kopie, Abgleich von Summen und Stichproben, Umschaltung.
Wenn nicht die Daten, sondern das alte Programm das Problem ist.
Damit die Systeme nach dem Umzug dauerhaft Daten austauschen.
Das neue CRM an Website, Postfach und Buchhaltung anbinden.
Aufträge, Artikel und Lager im ERP mit den übrigen Systemen verbinden.
71 fertige Anbindungen, die als Importweg dienen können.
Übernahme von Beständen: was dazugehört und was dabei geprüft wird.
Belege und Buchungssätze an die Buchhaltung übergeben
Nennen Sie uns im Erstgespräch das alte und das neue System und ungefähr, wie viele Karteikarten und Vorgänge darin stecken. Sie bekommen eine Einschätzung, welche Quellen inventarisiert werden müssen, wo Dubletten lauern und wie der Abgleich danach aussieht.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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