Was ist eine Datenmigration?

Eine Datenmigration ist die einmalige Übertragung von Daten aus einem bestehenden System in ein neues – etwa von einer alten Access-Datenbank in eine Web-Anwendung oder von einer Branchensoftware in ein neues ERP. Dabei werden Daten gelesen, bereinigt, in die neue Struktur übersetzt, geladen und anschließend geprüft, damit nichts verloren geht.

Klingt nach Kopieren. In Wirklichkeit ist die Migration oft der Teil eines Softwareprojekts, der am meisten unterschätzt wird: Die neue Anwendung ist nach Wochen fertig, die Frage „Was machen wir mit den Kundendaten aus all den Jahren?“ beschäftigt das Team dann noch lange.

Was eine Datenmigration ausmacht

Zwei Systeme speichern selten dieselben Dinge auf dieselbe Weise. Im Altsystem steht der Ansprechpartner vielleicht als Freitext im Kundenfeld, im neuen System ist er ein eigener Datensatz mit Rolle und Telefonnummer. Eine Migration übersetzt deshalb nicht nur Formate, sondern Bedeutungen. Drei Eigenschaften kennzeichnen sie:

• Einmaligkeit: Die Daten ziehen um und werden danach im neuen System gepflegt. Das Altsystem wird abgeschaltet oder nur noch gelesen.
• Vollständigkeit: Am Ende muss nachweisbar sein, dass alle relevanten Datensätze angekommen sind – mit Summen, Stichproben und Protokoll.
• Stichtag: Irgendwann wird umgeschaltet. Bis dahin laufen Änderungen im Altsystem weiter, die ebenfalls mitmüssen.

Ablauf in fünf Phasen

1. Bestandsaufnahme. Welche Tabellen, Dateien und Anhänge gibt es? Wer nutzt welche Felder wirklich? Häufig zeigt sich hier, dass ein Teil der Felder seit Jahren leer ist und ein anderes für drei verschiedene Zwecke missbraucht wird.
2. Zuordnung (Mapping). Für jedes Feld wird festgelegt, wohin es im neuen System wandert und wie es umgerechnet wird: Datumsformate, Maßeinheiten, Statuswerte, Mehrwertsteuersätze.
3. Bereinigung. Dubletten zusammenführen, Pflichtfelder ergänzen, verwaiste Datensätze klären. Besser jetzt als im neuen System, wo alte Fehler sonst weiterleben.
4. Probeläufe. Die Migration wird mehrmals mit echten Daten durchgespielt. Jeder Lauf liefert eine Fehlerliste, die bis zum nächsten Lauf abgearbeitet wird.
5. Umstellung und Abnahme. Am Stichtag läuft die letzte Übernahme, danach prüfen Fachabteilung und Buchhaltung Summen und Stichproben, bevor das neue System führend wird.

Technisch steckt dahinter meist ein ETL-Prozess: extrahieren, transformieren, laden. Der Unterschied zum laufenden ETL im Datenbetrieb: Bei einer Migration wird der Prozess für einen einzigen, sehr gründlichen Durchlauf gebaut.

Big Bang oder schrittweise?

Für den Umstieg gibt es zwei Grundmuster, die sich auch kombinieren lassen:

Die schrittweise Variante ist sicherer, verlangt aber eine Übergangslösung: Solange beide Systeme leben, müssen Änderungen in beide Richtungen synchron bleiben. Das ist ein kleines Integrationsprojekt für sich.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Handwerksbetrieb: Aufträge, Kunden und Aufmaße liegen in einer über Jahre gewachsenen Access-Datenbank auf dem Büro-PC. Die neue Web-Anwendung übernimmt alle offenen Aufträge vollständig, abgeschlossene Aufträge nur mit Kopfdaten und PDF-Anhang.
• Großhandel: Beim Wechsel des ERP-Systems müssen Artikelstamm, Staffelpreise und Lieferantenkonditionen umziehen. Die Artikelnummern bleiben gleich, damit Kunden weiter wie gewohnt bestellen können.
• Dienstleister: Kontakte aus drei Excel-Listen und einem alten Adressprogramm werden in ein neues CRM zusammengeführt – mit Dublettenabgleich über E-Mail-Adresse und Firmenname.

Migration, Integration, Konvertierung

Die Begriffe werden oft vermischt. Eine Datenkonvertierung ändert nur das Format, etwa von CSV nach XML. Eine Migration bringt Daten einmalig und dauerhaft in ein neues Zuhause. Die Datenintegration dagegen verbindet Systeme auf Dauer, sodass sie laufend dieselben Daten sehen. In vielen Projekten kommt beides vor: erst migrieren, dann das neue System mit den verbliebenen Programmen verbinden.

Typische Stolpersteine

• Datenqualität zu spät ansehen. Wer erst beim Probelauf merkt, dass Postleitzahlen im Telefonfeld stehen, verliert Wochen.
• Wissen in einem Kopf. Bei einem Legacy-System weiß oft nur eine Person, was ein bestimmter Statuswert bedeutet. Ohne sie wird geraten.
• Aufbewahrungspflichten vergessen. Steuerlich relevante Daten müssen auch nach dem Umzug lesbar und prüfbar bleiben; die GoBD verlangen, dass Auswertbarkeit erhalten bleibt. Das Altsystem einfach zu löschen, ist daher selten eine Option.
• Keine Rückfallebene. Geht am Stichtag etwas schief, braucht es einen Plan, wie man zurückkommt – oder wie lange man mit Lücken leben kann.
• Anhänge und Dateien übersehen. Die Datenbank ist schnell migriert, die Tausenden verknüpften PDFs auf einem Netzlaufwerk nicht.

In der Praxis: Umzug ohne Stillstand

Die meisten Migrationen, die wir begleiten, sind Teil einer Softwaremodernisierung: Ein altes Einzelplatz-Programm wird durch eine Web-Anwendung ersetzt, und die Daten ziehen in Etappen mit. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme der echten Daten, nicht der Dokumentation, fahren mehrere Probeläufe und lassen Alt- und Neusystem eine Zeit parallel laufen, bis die Zahlen übereinstimmen. Die Anwendungen, die wir bauen, laufen zu 100 % auf Servern in Deutschland.

Wenn nach dem Umzug weitere Programme angebunden werden sollen, übernehmen wir das über Systemintegration. Wie Sie entscheiden, ob sich die Ablösung lohnt, beschreibt unser Beitrag Legacy-Software ablösen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Datenmigration?

Das hängt weniger von der Datenmenge ab als von ihrer Qualität und der Zahl der Quellen. Ein einzelnes, sauberes System ist schneller umgezogen als drei Excel-Listen mit widersprüchlichen Einträgen. Realistisch planen lässt es sich erst nach der Bestandsaufnahme.

Müssen alle alten Daten migriert werden?

Nein. Häufig werden aktive Daten vollständig übernommen und historische nur in reduzierter Form oder in einem lesbaren Archiv abgelegt. Wichtig ist, dass gesetzlich aufzubewahrende Daten zugänglich bleiben.

Was kostet eine fehlgeschlagene Migration?

Vor allem Vertrauen: Wenn Mitarbeitende im neuen System falsche Zahlen sehen, greifen sie zurück zur alten Tabelle. Probeläufe und eine gemeinsame Abnahme mit der Fachabteilung sind deshalb keine Formalität.

Kann KI bei der Migration helfen?

Ja, etwa beim Erkennen von Dubletten, beim Zuordnen unstrukturierter Freitexte zu Feldern oder beim Auslesen alter Dokumente. Die Entscheidung, was richtig ist, bleibt aber bei Menschen, die die Daten kennen.