Leistungen · KI & Automatisierung

KI-Automatisierung für Schritte, die keine feste Regel haben

KI-Automatisierung übernimmt den Arbeitsschritt, für den sich keine Regel schreiben lässt. Bleibt ein Fall unklar, entscheidet ein Mensch.

Erstgespräch vereinbaren Regel oder Modell

SEODACH KI-Berater

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Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.

sicherZweifel

EingangE-Mail, PDF, Formular

KI liest und ordnet zuThema, Daten, Dringlichkeit

EindeutigDaten landen im System

UnklarMensch entscheidet

Der Eingang bestimmt den Weg: Sichere Fälle laufen durch, Zweifelsfälle gehen mit Begründung an Ihr Team.

Der Ablauf steht, nur der Eingang ist jedes Mal anders

Beispiele aus Schritten, deren Ablauf feststeht, während Nachricht und Dokument in wechselnder Form und Formulierung ankommen.

Jede Anfrage kommt anders formuliert

Der eine Kunde schreibt drei Zeilen, der nächste schickt die Bestellung als Anhang und die Nummer im Betreff. Wer die Mail öffnet, muss jedes Mal selbst herausfinden, worum es geht und wer sie weiterbearbeitet.

Daten werden aus PDFs abgetippt

Lieferscheine, Bestellungen und Preislisten kommen als PDF oder Handyfoto. Jemand liest die Positionen vom Bildschirm und tippt sie in ein zweites Fenster. Zahlendreher fallen dabei erst in der Buchhaltung auf.

Dieselben Fragen, jeden Tag neu beantwortet

Lieferzeit, Garantie, Zuständigkeit: Die Antworten stehen längst in Ihren Unterlagen. Trotzdem schreibt Ihr Team sie jeden Morgen neu, weil das Suchen der passenden Textstelle länger dauert als das Tippen.

Filterregeln brechen bei jeder Ausnahme

Ein Betreff ändert sich, ein Lieferant schreibt „Gutschrift“ statt „Rechnung“, und die Regel greift nicht mehr. Dann wächst die Liste der Sonderfälle, bis niemand mehr sagen kann, welche Regel wann zieht.

Was KI-Automatisierung in einem Arbeitsschritt übernimmt

Ein Sprachmodell liest eingehende E-Mails, PDFs und Formulare, erkennt, worum es geht, zieht die Daten heraus und legt einen Antwortentwurf bereit. Eindeutige Fälle laufen weiter in Ihre Systeme. Sechs Aufgaben verlangten bisher, dass ein Mensch liest und versteht. Jede davon lässt sich einzeln in einen bestehenden Ablauf einsetzen.

Posteingang lesen und zuordnen

Das Modell liest jede eingehende Nachricht, erkennt Thema und Absender und hängt den Vorgang an den richtigen Kunden. Anhänge gehören von Anfang an zum Vorgang.

Daten aus Dokumenten ziehen

Positionen, Beträge, Nummern und Termine werden aus PDF, Scan oder Foto gelesen und als saubere Felder übergeben. Das Abtippen entfällt, das Belegbild bleibt am Datensatz.

Anfragen klassifizieren und priorisieren

Reklamation, Angebotsanfrage oder Mahnung: Jede Nachricht bekommt eine Kategorie und eine Dringlichkeit. Ihr Team sieht morgens eine sortierte Liste statt eines Stapels.

Antwortentwürfe vorbereiten

Zur Anfrage entsteht ein Entwurf aus Ihren eigenen Unterlagen, in der Sprache des Kunden. Abgeschickt wird er erst, wenn ein Mensch ihn gelesen und freigegeben hat.

Texte und Daten abgleichen und prüfen

Rechnung gegen Auftrag, Lieferschein gegen Bestellung, Angebot gegen Preisliste. Abweichungen kommen als Liste, jeweils mit Verweis auf die Stelle im Dokument.

Zweifelsfälle markieren statt raten

Passen die Angaben nicht zusammen oder bleibt der Text unklar, wird nicht geraten. Der Fall wird markiert, bekommt eine kurze Begründung und wartet auf Ihr Team.

Die Abgrenzung

Feste Regel oder KI-Automatisierung?

Nicht jeder Schritt braucht ein Modell. Wo der Eingang gleich aussieht, trägt eine Regel; wo er jedes Mal anders ankommt, liest das Modell.

Was eine feste Regel kannWas KI zusätzlich übernimmt

Eingang verteilenWas eine feste Regel kann: Nach Absender und Betreff sortieren, solange beide unverändert bleiben.Was KI zusätzlich übernimmt: Den Text lesen und das Thema auch bei neuem Wortlaut erkennen.

Rechnung erfassenWas eine feste Regel kann: Felder an festen Positionen auslesen, ein Layout pro Lieferant.Was KI zusätzlich übernimmt: Betrag, Nummer und Positionen in jedem Layout finden, auch im Scan.

Anfrage beantwortenWas eine feste Regel kann: Eine Vorlage versenden, wenn ein hinterlegtes Stichwort passt.Was KI zusätzlich übernimmt: Einen Entwurf aus Ihren Unterlagen formulieren, Ihr Team gibt ihn frei.

Ausnahme behandelnWas eine feste Regel kann: Nichts tun, sobald ein Fall nicht in die Bedingung passt.Was KI zusätzlich übernimmt: Den Fall markieren, begründen und einem Menschen vorlegen.

Wo wir keine KI in den Ablauf setzen

Vier Stellen, an denen wir Nein sagen, auch wenn es technisch ginge. Ein Modell darf dort vorarbeiten, entscheiden darf es nicht.

Recht

Verbindliche Erklärungen nach außen

Kündigungen, Zusagen, Vertragsänderungen: Solche Schritte verantwortet ein Mensch mit Namen. Das Modell bereitet den Entwurf vor, abschicken darf es ihn nicht.

Geld

Beträge ohne zweite Prüfung

Zahlungen freigeben, Gutschriften buchen, Preise ändern: Hier prüft jemand gegen Auftrag und Konto. Die KI liefert den Vorschlag samt Belegstelle, die Freigabe bleibt bei Ihnen.

Personen

Entscheidungen über Menschen

Bewerbungen bewerten, Befunde beurteilen, über Verträge von Mitarbeitenden entscheiden. Dafür setzen wir kein Modell ein, auch nicht als Vorsortierung mit Punktwert.

Kontrolle

Schritte, deren Fehler niemand sieht

Fällt ein falsches Ergebnis erst beim Kunden auf, automatisieren wir den Schritt nicht. Erst bauen wir die Prüfung, dann geben wir den Schritt an das Modell.

Von Ihrem Postfach zum laufenden Schritt

Eingang sichten
Wir nehmen Ihren echten Posteingang der letzten Wochen und zählen, was dort ankommt: welche Arten von Nachrichten, welche Dokumente, welche Fälle heute Rückfragen auslösen. Daraus wird klar, welcher Schritt sich überhaupt lohnt.
Modell und Regeln festlegen
Wir trennen den Ablauf: Was eine Bedingung sicher trifft, bleibt Regel. Für den Rest legen wir fest, was das Modell liest, welche Felder es liefert und ab welcher Unsicherheit es abgibt.
Antworten an abgeschlossenen Fällen messen
Wir lassen das Modell über erledigte Vorgänge aus Ihrem Archiv laufen und stellen jede Antwort dem gegenüber, was Ihr Team damals entschieden hat. Sie sehen, welchen Anteil das Modell richtig zugeordnet hat, welchen Anteil es an einen Menschen abgegeben hat und an welchen Fällen es daneben lag. Was davon reicht, um den Schritt einzuschalten, legen Sie vorher fest.
Zweifelsfälle nachschärfen
Im Alltag markiert das Modell jede Antwort, bei der es sich nicht sicher ist. Ihr Team bestätigt oder korrigiert diese Fälle in einer eigenen Liste. Jede Bestätigung und jede Korrektur fließt zurück in Anweisungen und Beispiele, mit denen das Modell liest. So sinkt der Anteil der Antworten, die jemand von Hand prüfen muss.

Häufige Fragen

Fragen zur KI im Arbeitsschritt

Ersetzt die KI unsere bestehenden Regeln und Workflows?

Nein, sie setzt sich daneben. Was eine Bedingung sicher trifft, bleibt Regel: billiger, schneller, jederzeit nachvollziehbar. Das Modell übernimmt nur den Schritt, in dem jemand freien Text oder ein fremdes Dokument verstehen muss. Welche Module wir rund um diesen Schritt bauen, steht auf unserer Seite zur Prozessautomatisierung.

Was passiert, wenn das Modell unsicher ist?

Jeder Schritt hat eine Schwelle. Liegt das Ergebnis darunter oder widersprechen sich zwei Angaben, wird der Fall markiert und an eine Person übergeben, mit Begründung und Verweis auf die Stelle im Dokument. Ein unsicherer Fall geht nie nach außen.

Wo liegen unsere Daten, und wie steht es mit der DSGVO?

100 % unserer Systeme stehen in deutschen Rechenzentren, und jeder Schritt protokolliert, wer welchen Vorgang gesehen hat. Ihre Texte und Dokumente fließen nicht in das Training der verwendeten Modelle zurück. Welche Felder das Modell liest und wie lange ein Vorgang gespeichert bleibt, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Brauchen wir eigene Daten zum Trainieren?

Nein, wir trainieren kein eigenes Modell. Das Modell arbeitet mit Ihren Unterlagen als Grundlage: Preislisten, Textbausteine, Zuständigkeiten. Dazu kommen einige Dutzend echte Fälle aus Ihrem Postfach, an denen wir prüfen, ob das Ergebnis dem entspricht, was Ihr Team geschrieben hätte.

Wie messen Sie, dass die Ergebnisse stimmen?

Im Probelauf legen Sie zu jedem Fall das richtige Ergebnis fest. Daraus entsteht ein Prüfsatz, gegen den jede Änderung erneut läuft. Im Betrieb zählen wir zwei Werte: wie oft ein Fall abgegeben wird und wie oft Ihr Team einen Entwurf vor dem Senden noch ändert.

Mit welchem Schritt sollten wir anfangen?

Mit einem Schritt, der täglich anfällt, immer ähnlich abläuft und dessen Ergebnis jemand sofort beurteilen kann. Meist ist das der Posteingang oder der Rechnungseingang. Den Umfang klären wir im Erstgespräch, danach bekommen Sie einen Festpreis nach Analyse.