Prozessoptimierung Beratung: erst streichen, dann automatisieren
Wir messen, wo ein Vorgang wartet und wer auf wen wartet. Was danach keinen Empfänger mehr hat, fällt weg — bevor Technik daraufgesetzt wird.
- 10+ Jahre
- am deutschen Markt
- 30+
- abgeschlossene Projekte
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Erst streichen, dann bauen
Ein automatisierter Umweg bleibt ein Umweg. Am Anfang steht deshalb die Streichliste und nicht die Auswahl eines Werkzeugs.
- Gemessen, nicht geschätzt
Wir arbeiten mit Zeitstempeln echter Vorgänge: wie lange an einem Fall gearbeitet wurde und wie lange er davor lag.
- Das Ergebnis gehört Ihnen
Je Ablauf ein Blatt mit Streichliste, neuer Reihenfolge und Zuständigkeit — auch wenn Sie danach ohne uns weitermachen.
Vier Stellen, an denen Zeit verschwindet
Zwischen zwei Unterschriften liegen Tage
Die eigentliche Arbeit an einem Fall dauert Minuten. Danach liegt er, bis jemand zurück ist, der freigeben darf. Diese Wartezeit zahlt kein Kunde.
Dreimal geprüft, von niemandem verantwortet
Die Sachbearbeitung prüft, die Abteilungsleitung prüft nach, die Buchhaltung prüft noch einmal. Fehler findet keine der drei Kontrollen mehr — sie finden nur noch einander.
Jede Rückfrage setzt den Vorgang zurück
Eine fehlende Angabe schickt den Fall ans Ende der Schlange. Weil sie am Eingang niemand abfragt, passiert dasselbe beim nächsten Vorgang wieder.
Berichte, nach denen niemand fragt
Jemand pflegt jede Woche eine Tabelle, die vor drei Jahren einmal gebraucht wurde. Fragt man nach dem Empfänger, kennt ihn niemand.
Was die Beratung mit Ihrem Ablauf macht
Wir begleiten einen echten Vorgang durch das Haus, halten Zeiten und Übergaben fest und legen danach eine Streichliste vor. An Software übergeben wird erst, was nach dem Streichen übrig bleibt.
Vorgang begleiten
Wir nehmen einen laufenden Fall und gehen ihn mit den Menschen durch, die ihn anfassen — nicht mit dem Handbuch, in dem steht, wie es gedacht war.
Liegezeit und Bearbeitungszeit trennen
Zu jedem Schritt halten wir zwei Werte fest: wie lange daran gearbeitet wurde und wie lange der Fall davor gewartet hat. Der zweite ist fast immer der größere.
Warteketten aufdecken
Wir schreiben auf, wer auf wen wartet. Oft warten zwei Abteilungen gegenseitig, weil jede die Rückmeldung der anderen als Startsignal nimmt.
Schritte streichen und zusammenlegen
Jeder Schritt muss sagen, wofür sein Ergebnis gebraucht wird. Findet sich kein Empfänger, fällt er weg; zwei Kontrollen mit gleichem Blick werden eine.
Freigaben auf Regeln umstellen
Statt jeden Fall einzeln zu unterschreiben, setzen wir Grenzen: bis zu welchem Betrag entscheidet die Sachbearbeitung allein, ab wann schaut jemand mit.
Reihenfolge und Zuständigkeit neu setzen
Kontrollen wandern an den Eingang, wo Korrekturen billig sind. Jeder Schritt bekommt eine Person und eine Frist statt einer Abteilung ohne Namen.
Dieselben Abläufe mit weniger Schritten
Fünf Muster, die wir in Betrieben mit zehn bis fünfzig Mitarbeitenden fast immer finden.
Beispiele aus Kundenprojekten; sie beschreiben Abläufe, nicht die Zahlen eines bestimmten Kunden.
Woran ein überflüssiger Schritt zu erkennen ist
Gestrichen wird kein Schritt, weil er alt ist. Gestrichen wird, wenn eine dieser vier Antworten kommt.
Niemand fragt nach dem Ergebnis
Wir halten den Schritt für eine Woche an und warten, ob sich jemand meldet. Meldet sich niemand, hat sein Ergebnis keinen Empfänger.
Das Ergebnis wird nur abgeschrieben
Überträgt der nächste Schritt die Angaben lediglich in ein anderes Formular, ist nicht der Schritt das Problem, sondern die zweite Erfassung.
Die Kontrolle findet keine Fehler mehr
Wir sehen in die Protokolle: Wie oft hat diese Kontrolle im letzten Jahr etwas gefunden? Kein Treffer ist ein Grund, sie auf Stichproben umzustellen.
Der Schritt stammt von einem einzelnen Vorfall
Viele Regeln gehen auf einen Ärger von vor Jahren zurück. Wir prüfen, ob die Ursache noch besteht — oft wurde sie längst an anderer Stelle beseitigt.
So läuft die Beratung bei Ihnen ab
Abläufe auswählen
Im Erstgespräch nennen Sie zwei bis drei Abläufe, die am häufigsten hängen. Wir legen fest, wo jeder beginnt und wo er endet — sonst messen wir Äpfel gegen Birnen.
Mitlaufen und messen
Wir begleiten echte Vorgänge, lesen Zeitstempel aus Ihren Programmen mit und sprechen mit den Zuständigen an jedem Schritt. Geschätzt wird nur dort, wo kein System mitschreibt.
Streichliste vorlegen
Je Ablauf ein Blatt mit drei Spalten: fällt weg, wird zusammengelegt, bleibt. Dazu die neue Reihenfolge, die Freigabegrenzen und je Schritt eine zuständige Person.
Gegenprüfen und übergeben
Wir gehen die Liste mit den Beteiligten durch, denn eine Streichung ohne Zustimmung der Abteilung hält nicht. Danach entscheiden Sie, ob der Rest an Software geht.
Was eine Prozessberatung kostet, entscheidet die Tiefe der Aufnahme
Die Tiefe der Aufnahme bestimmt den Umfang: ein Ablauf in einer Abteilung ist eine andere Arbeit als vier Abläufe über drei Standorte. Deshalb steht die Zahl im kostenlosen Projektkonzept mit Kosteneinschätzung, das Sie per E-Mail bekommen, Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Vier Fragen vorher: welcher Bereich, welche Programme im Einsatz sind, wie viele Mitarbeiter betroffen sind und welches Budget eingeplant ist.
Zahl der Abläufe
Ein Ablauf vom Eingang bis zum Abschluss ist der schmale Fall. Jeder weitere bringt eine eigene Aufnahme mit, weil andere Beteiligte und andere Ausnahmen daran hängen.
Abteilungen und Standorte
Bleibt der Ablauf in einer Abteilung, genügen wenige Gespräche. Über Standorte hinweg messen wir jede Variante einzeln — sonst streichen wir einen Schritt, den ein Standort braucht.
Woher die Zeiten kommen
Schreiben Ihre Programme Zeitstempel mit, lesen wir sie aus, und die Messung bleibt schmal. Lebt der Ablauf in Postfach und Tabellen, müssen Zeiten eine Weile mitgeschrieben werden.
Varianten und Ausnahmen
Ein Ablauf mit einem Normalfall ist schnell beschrieben. Kundentyp, Sonderpreis und Eilauftrag sind je ein Zweig, und jeder Zweig wird einzeln gemessen und bewertet.
Ob wir danach begleiten
Endet die Arbeit mit dem Ergebnisdokument, ist der Umfang schmal. Sollen wir die Umstellung mit den Abteilungen begleiten und die Wirkung nachmessen, kommt die Begleitung dazu.
Welcher Ablauf lohnt die Aufnahme zuerst?
Vier Fragen zu Bereich, eingesetzten Programmen, betroffenen Mitarbeitern und Budget. Danach sagen wir Ihnen, bei welchem Ablauf sich eine Aufnahme zuerst rechnet.
Welchen Bereich möchten Sie automatisieren?
Fragen zur Beratung bei der Prozessoptimierung
Was unterscheidet Prozessoptimierung von Prozessautomatisierung?
Die Optimierung entscheidet, welche Schritte es überhaupt noch geben soll. Die Automatisierung übergibt die verbleibenden an Software. Beides getrennt zu halten lohnt sich: wer zuerst automatisiert, gießt Umwege in Technik und bezahlt sie zweimal — beim Bauen und bei jeder späteren Änderung.
Müssen wir am Ende mit Ihnen automatisieren?
Nein. Das Ergebnis gehört Ihnen und ist so geschrieben, dass eine andere Firma danach arbeiten kann. Ein Teil unserer Kunden setzt die Streichliste selbst um und kommt erst mit dem Rest zurück.
Was haben wir nach der Beratung in der Hand?
Je Ablauf ein Blatt: die Schritte, wie sie heute laufen, mit Liege- und Bearbeitungszeit; die Streichliste mit Begründung je Streichung; die neue Reihenfolge mit Freigabegrenzen; je Schritt eine zuständige Person und eine Frist. Dazu die Abläufe als Zeichnung in BPMN.
Wie viel Zeit kostet das unsere Leute?
Pro Ablauf rechnen wir mit wenigen Stunden Gespräch, verteilt auf die Beteiligten, dazu Lesezugriff auf die Programme, in denen der Vorgang läuft. Den größeren Teil der Arbeit machen wir ohne Sie.
Unsere Leute befürchten, dass Stellen wegfallen.
Gestrichen werden Schritte, nicht Stellen. In den Projekten verschiebt sich die Zeit vom Abschreiben und Nachfragen zu den Fällen, die wirklich eine Entscheidung brauchen. Wir sagen das in der Aufnahme auch offen, sonst bekommen wir keine ehrlichen Antworten.
Arbeiten Sie nach Lean oder Six Sigma, und brauchen wir dafür neue Software?
Wir nutzen, was zum Fall passt, und verkaufen kein Methodenpaket: Durchlaufzeit gegen Bearbeitungszeit, Wartekette, Engpass. Neue Software braucht es dafür nicht. Freigabegrenzen, gestrichene Doppelkontrollen und Pflichtangaben am Eingang kosten keine Lizenz — die Frage nach dem Werkzeug lohnt erst, wenn der Ablauf schlank ist.
Ist das der Digitalisierungs-Check?
Nein. Der Check sieht breit über das Haus: Anfragen, Angebote, Dokumente, Berichte, Software. Diese Beratung geht in einen einzelnen Ablauf hinein und kommt mit einer Streichliste zurück. Viele beginnen mit dem Check und bestellen die Optimierung für den Ablauf, der dort zuerst aufgefallen ist.
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Der Schritt danach: verbleibende Abläufe an Software übergeben.
Einen Ablauf vom Eingang bis zum Beleg zerlegen und übergeben.
Der breite Blick über Abläufe, Programme und Berichte im Haus.
Der Begriff im Lexikon: Durchlaufzeit, Engpass, Wartekette.
Wie ein Ablauf aufgezeichnet wird, damit ihn jeder lesen kann.
Nachrechnen, was gestrichene Handarbeit im Jahr wert ist.
Nennen Sie uns den Vorgang, der ständig liegen bleibt
Im Erstgespräch gehen wir ihn Schritt für Schritt durch und sagen Ihnen, welche Schritte wir zuerst streichen würden.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
Lieber direkt sprechen? (0) 89 24 8853 444 WhatsApp
Begriffe aus dem Wiki-Lexikon