Was ist BPMN?

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine international genormte grafische Sprache, mit der Geschäftsprozesse als Diagramm dargestellt werden. Sie legt fest, welche Symbole für Ereignisse, Aufgaben, Entscheidungen und Zuständigkeiten stehen. Dadurch verstehen Fachbereich und IT dasselbe Bild – und Software kann ein BPMN-Modell sogar direkt ausführen.

Wer einmal versucht hat, einen Ablauf aus drei Abteilungen in einer Textdatei zu beschreiben, kennt das Problem: Jeder liest etwas anderes heraus. BPMN löst das mit einem festen Vokabular.

Herkunft und Standard

BPMN wird von der Object Management Group (OMG) gepflegt, einem Konsortium, das auch die Modellierungssprache UML verantwortet. Die heute maßgebliche Version BPMN 2.0 erschien 2011 und wurde 2013 als internationale Norm ISO/IEC 19510 übernommen. Seitdem ist sie der verbreitetste Standard für Prozessmodelle, und nahezu jedes Modellierungswerkzeug kann BPMN-Dateien lesen und schreiben.

Mit Version 2.0 kam ein wichtiger Schritt hinzu: ein festgelegtes Dateiformat. Ein Diagramm ist damit nicht nur ein Bild, sondern eine maschinenlesbare Beschreibung, die eine Process Engine Schritt für Schritt abarbeiten kann.

Die wichtigsten BPMN-Symbole

Der Standard kennt über hundert Elemente, für die meisten Diagramme reichen aber wenige:

• Ereignisse (Kreise): Start, Ende oder etwas, das zwischendurch passiert – etwa „Bestellung eingegangen“ oder „Frist abgelaufen“.
• Aktivitäten (Rechtecke mit runden Ecken): Aufgaben, die jemand erledigt, zum Beispiel „Bonität prüfen“. Ein Zahnrad markiert automatische Aufgaben, eine Figur Aufgaben, die ein Mensch im System erledigt, eine Hand rein manuelle Arbeit.
• Gateways (Rauten): Verzweigungen. Ein exklusives Gateway steht für „entweder – oder“, ein paralleles für „beides gleichzeitig“.
• Sequenzfluss (durchgezogene Pfeile): die Reihenfolge der Schritte.
• Pools und Lanes (Bahnen): Wer ist zuständig? Ein Pool steht für ein Unternehmen oder einen Beteiligten, Lanes teilen ihn in Abteilungen oder Rollen.
• Nachrichtenfluss (gestrichelte Pfeile): Austausch zwischen Pools, etwa zwischen Ihnen und einem Kunden.

Beschreiben oder ausführen

BPMN wird in zwei Rollen eingesetzt, und es hilft, sie auseinanderzuhalten:

• Als Beschreibung. Das Diagramm dokumentiert, wie ein Ablauf läuft oder laufen soll. Es dient der Abstimmung, der Einarbeitung und dem Qualitätsmanagement. Hier zählt Verständlichkeit mehr als Vollständigkeit.
• Als ausführbares Modell. Eine Process Engine liest die BPMN-Datei und steuert den Ablauf: Sie legt Aufgaben in die richtigen Postkörbe, ruft Schnittstellen auf und wartet auf Fristen. Dafür muss das Modell technisch vollständig sein, jede Verzweigung braucht eine eindeutige Bedingung.

In vielen Projekten entsteht erst die Beschreibung und daraus später das ausführbare Modell. Wer das von Anfang an mitdenkt, spart sich das zweimalige Zeichnen.

Ein Beispiel: Reklamation im Großhandel

So liest sich ein einfaches BPMN-Diagramm in Worten:

1. Startereignis: Reklamation per E-Mail eingegangen (Lane Kundenservice).
2. Aufgabe: Auftrag und Lieferschein zuordnen.
3. Gateway: Ware beschädigt oder falsch geliefert?
4. Zweig „beschädigt“: Foto anfordern, dann Freigabe durch das Lager (Lane Lager).
5. Zweig „falsch geliefert“: Rücksendeetikett erzeugen (automatische Aufgabe).
6. Zusammenführung: Gutschrift oder Ersatzlieferung auslösen (Lane Buchhaltung).
7. Endereignis: Kunde informiert.

Schon an diesem kleinen Beispiel wird sichtbar, wo Übergaben zwischen Abteilungen liegen und welche Schritte sich automatisieren lassen. Genau das macht BPMN für die Prozessoptimierung wertvoll.

BPMN, Prozesslandkarte und Flussdiagramm

Die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) war in Deutschland lange Standard, besonders im SAP-Umfeld. Neue Projekte setzen heute überwiegend auf BPMN, weil mehr Werkzeuge es unterstützen und Modelle ausführbar sind. Einen Überblick über das gesamte Themenfeld gibt der Artikel zum Geschäftsprozessmanagement.

Wann BPMN zu viel ist

• Diagramme, die niemand liest. Ein Modell mit sechzig Symbolen und Ausnahmen für jeden Sonderfall ist korrekt, aber für die Sachbearbeitung unverständlich. Für Mitarbeitende reicht oft eine vereinfachte Sicht.
• Modellieren statt verbessern. Monatelange Modellierung ohne Konsequenz erzeugt Papier, keinen Nutzen. Ein Diagramm sollte immer einer Frage dienen: Wo verlieren wir Zeit? Was lässt sich automatisieren?
• Soll statt Ist. Wer nur zeichnet, wie der Prozess laut Handbuch laufen sollte, übersieht die Umwege, die im Alltag tatsächlich genommen werden.
• Veraltete Modelle. Ein Diagramm, das nach der nächsten Umstellung niemand anpasst, führt in die Irre.

In der Praxis: Schema in Alltagssprache

Unsere Prozessmanagement-Software in PultOS übernimmt den Grundgedanken von BPMN – Abläufe als Diagramm mit klaren Schritten und Zuständigkeiten –, verlangt aber keine Notationskenntnisse. Jeder Schritt ist in Alltagssprache beschriftet, Lücken ohne passendes Werkzeug werden rot markiert, und bevor etwas automatisch läuft, protokolliert ein Probelauf nur, was passieren würde. Wie Sie zuerst den Überblick und dann die Details erarbeiten, zeigt der Beitrag Prozesslandkarte erstellen: BPMN für den Mittelstand. Die Umsetzung einzelner Abläufe übernehmen wir als Prozessautomatisierung.

Häufige Fragen

Wofür steht BPMN?

Für Business Process Model and Notation, auf Deutsch etwa „Modell und Notation für Geschäftsprozesse“.

Braucht man für BPMN spezielle Software?

Zum Zeichnen reichen kostenlose Modellierungswerkzeuge. Wer Prozesse direkt ausführen will, braucht zusätzlich eine Process Engine, die BPMN-Dateien versteht.

Müssen Mitarbeitende BPMN lernen?

Zum Lesen einfacher Diagramme genügt eine kurze Einführung in die fünf, sechs Grundsymbole. Das Modellieren komplexer Prozesse übernehmen meist Fachleute.

Ist BPMN dasselbe wie ein Workflow?

Nicht ganz. BPMN ist die Beschreibung eines Prozesses. Ein Workflow ist die konkrete, oft automatisierte Abfolge, die daraus in einem System entsteht.