Leistungen · Abläufe im Betrieb

Geschäftsprozesse automatisieren: ein Ablauf vom Eingang bis zum Ergebnis

Geschäftsprozesse automatisieren heißt bei uns: bei einem Ablauf anfangen, nicht bei einer Werkzeugliste. Wir nehmen ihn vom Eingang bis zum Beleg auseinander.

Erstgespräch vereinbaren Abläufe im Überblick

SEODACH KI-Berater

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Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.

von Hand übergebenZusage liegt im PostfachAngaben erneut eingetipptfällt erst beim Durchsehen auf

AnfrageTelefon, Formular, Mail

AngebotVertrieb rechnet

AuftragProduktion plant

RechnungBuchhaltung stellt

Mahnungfalls niemand zahlt

Ein Auftrag von der Anfrage bis zur Mahnung. Beschriftet sind die Stellen, an denen er heute hängt.

Jeder Schritt funktioniert, der Ablauf als Ganzes nicht

Wir gehen mit Ihnen von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung durch und markieren jede Stelle, an der ein Vorgang liegen bleibt oder Angaben erneut eingetippt werden. Am Ende steht, welcher Schritt zuerst an die Technik geht und welcher bei Ihrem Team bleibt. Diese vier Stellen finden wir fast überall.

Ein Auftrag liegt an vier Stellen und nirgends vollständig

Der Kunde hat am Telefon etwas zugesagt bekommen, die Mengen stehen im Angebot, die Terminänderung in einer Mail, die Teillieferung auf einem Lieferschein. Jede Stelle hat ein Stück der Wahrheit. Wer den ganzen Auftrag sehen will, fragt drei Kollegen.

Dieselben Angaben werden auf jedem Schritt neu erfasst

Kundenname, Adresse und Positionen wandern vom Formular ins Angebot, vom Angebot in den Auftrag, vom Auftrag in die Rechnung. Jede Abschrift ist eine neue Gelegenheit für einen Zahlendreher, und gefunden wird er beim Kunden.

Niemand sieht, wo die Sache gerade steckt

Der Kunde fragt nach dem Stand, und im Haus beginnt eine Suche. Ob der Vorgang seit vorgestern oder seit einem Monat wartet, steht nirgends – also antwortet jeder nach Gefühl.

Die Übergabe zwischen Abteilungen hängt an Erinnerungen

Der Vertrieb sagt der Produktion Bescheid, die Produktion der Buchhaltung: per Zuruf, Notiz oder Nachricht am Abend. Ist jemand krank oder im Urlaub, bleibt der Vorgang liegen, bis sich jemand wundert.

Diese Geschäftsprozesse automatisieren wir am häufigsten

Jeder Prozess hier hat einen Anfang und ein Ende. Dazu steht bei jedem, was an die Technik geht und was eine Entscheidung mit Namen bleibt.

Anfrage bis Angebot

An die Technik: Anfragen aus Formular, Postfach und Telefonnotiz werden zu einem Vorgang mit Quelle und Eingangszeit, Positionen und Preise kommen aus Ihrer Liste, das Angebotsdokument entsteht gefüllt. Beim Menschen: der Preis in Grenzfällen und die Entscheidung, ob Sie den Auftrag wollen.

Auftrag bis Rechnung

An die Technik: aus dem freigegebenen Angebot entsteht der Auftrag ohne Abschrift, Teillieferungen werden mitgezählt, die Rechnung geht mit den gelieferten Positionen hinaus, der Zahlungseingang wird dem Vorgang zugeordnet. Beim Menschen: Nachträge und Preisnachlässe.

Bestellung bis Lieferung

An die Technik: Bestand prüfen, Bestellung beim Lieferanten auslösen, bestätigten Termin festhalten, den Kunden bei jeder Änderung von selbst informieren. Beim Menschen: den Lieferanten wechseln und entscheiden, welcher Auftrag Vorfahrt hat, wenn zwei Termine kollidieren.

Bewerbung bis Einarbeitung

An die Technik: Eingangsbestätigung am selben Tag, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Gesprächstermine anbieten, nach der Zusage Geräte, Zugänge und Einweisung als Aufgabenliste mit Zuständigen. Beim Menschen: die Auswahl und das Gespräch.

Reklamation bis Gutschrift

An die Technik: die Reklamation an den ursprünglichen Auftrag hängen, Fotos und Belege einsammeln, eine Frist setzen, nach der Entscheidung Gutschrift und Korrekturbeleg erzeugen. Beim Menschen: ob Sie kulant entscheiden und was der Kunde zu hören bekommt.

Monatsabschluss bis Bericht

An die Technik: offene Posten, Umsatz pro Kunde, Nacharbeit und Liegezeiten einsammeln und zu Monatsbeginn als fertigen Bericht vorlegen, immer in derselben Form. Beim Menschen: die Erklärung der Abweichungen und was daraus folgt.

Vorgehen

So legen wir Ihren Ablauf auf den Tisch

Vier Takte, bis Sie eine Rangfolge in der Hand haben. Gerechnet wird mit Ihren Vorgängen, nicht mit Durchschnittswerten aus einer Studie.

Ablauf aufnehmen, wie er wirklich läuft
Wir verfolgen einen echten Auftrag quer durch die Abteilungen: Wer nimmt ihn zuerst an, über wie viele Hände geht er bis zur Rechnung, wo bleibt er zwischen zwei Übergaben liegen und wer gilt in dieser Zeit als sein Eigentümer. Auf die letzte Frage lautet die Antwort an mehreren Stellen: niemand.
Bruchstellen messen
An jedem Schritt halten wir drei Dinge fest: wie lange der Vorgang dort wartet, wie oft Angaben erneut eingegeben werden und wie viel Nacharbeit entsteht. Danach ist die teuerste Stelle keine Meinung mehr, sondern eine Zahl aus Ihrem Betrieb.
Schnitt setzen
Wir ziehen eine Linie durch den Ablauf. Was einer Regel folgt, geht an die Software. Was Geld, Haftung oder den Ton zum Kunden betrifft, bleibt eine Entscheidung mit Namen. Diese Linie bestimmt später, wie viel Vertrauen die Automatik braucht.
Reihenfolge festlegen
Sie bekommen die Schritte in der Reihenfolge, in der wir sie übergeben würden, jeweils mit dem erwarteten Gewinn und dem Aufwand daneben. Angefangen wird oben, nicht überall gleichzeitig.

Ein Ablauf vorher und nachher: Anfrage bis Mahnung

Derselbe Vorgang, Schritt für Schritt, vor und nach der Übergabe an die Technik. Ohne Prozentzahlen – nur mit dem, was sich an der Arbeit ändert.

VorherNachher

AnfrageVorher: Sie kommt per Telefon, Mail oder Formular. Wer sie annimmt, notiert sie dort, wo er gerade arbeitet. Ob der Kunde eine Rückmeldung bekam, weiß nur diese Person.Nachher: Jede Anfrage wird zu einem Vorgang mit Quelle und Eingangszeit. Die Eingangsbestätigung ist beim Kunden, bevor jemand im Haus die Anfrage gelesen hat.

AngebotVorher: Ein Kollege öffnet ein altes Angebot, überschreibt Name, Positionen und Preise und hofft, dass nichts vom Vorgänger stehen geblieben ist.Nachher: Positionen und Preise kommen aus Ihrer Liste, das Dokument entsteht gefüllt. Geprüft wird die Kalkulation, nicht die Abschrift.

AuftragVorher: Die Zusage kommt per Telefon. Die Produktion erfährt davon im Vorbeigehen, und manchmal erst, wenn der Kunde nach dem Termin fragt.Nachher: Aus dem freigegebenen Angebot entsteht der Auftrag mit denselben Positionen. Die Produktion sieht ihn in ihrer Liste, ohne dass jemand Bescheid sagen muss.

RechnungVorher: Am Monatsende sucht die Buchhaltung zusammen, was tatsächlich geliefert wurde, und tippt die Positionen erneut ein. Teillieferungen gehen dabei gern verloren.Nachher: Die Rechnung entsteht aus Auftrag und Lieferschein. Gelieferte Teilmengen sind mitgezählt, der Zahlungseingang landet am selben Vorgang.

MahnungVorher: Offene Rechnungen fallen auf, wenn jemand Zeit hat, die Liste durchzusehen. Oft Wochen nach der Frist.Nachher: Läuft die Zahlungsfrist ab, liegt die Erinnerung als Entwurf bereit, mit Beleg und Verlauf. Abgeschickt wird sie von einem Menschen.

Welche Geschäftsprozesse automatisieren Sie als erstes?

Vier Fragen entscheiden die Reihenfolge. Wer sie überspringt, automatisiert den Ablauf, der technisch am meisten Spaß macht, und nicht den, der am meisten kostet.

Wartezeit

Der Vorgang wartet länger, als er bearbeitet wird

Zwischen zwei Schritten liegen Stunden oder Tage, die Bearbeitung selbst dauert Minuten. Diese Wartezeit zahlt kein Kunde, und sie verschwindet, sobald die Übergabe nicht mehr an einer Erinnerung hängt.

Beteiligte

Mehrere Abteilungen hängen daran

Je mehr Übergaben ein Ablauf hat, desto mehr Zeit liegt zwischen den Schritten, und desto öfter wartet jemand auf eine Rückmeldung. Dort holt eine Automatisierung mehr als in einem Schritt, den ohnehin eine Person allein zu Ende bringt.

Preis eines Fehlers

Ein Fehler darin kostet sichtbar Geld

Falscher Preis im Angebot, vergessene Position auf der Rechnung, verpasste Frist in der Reklamation. Wo ein Versehen bezahlt werden muss, rechnet sich eine feste Regel am schnellsten.

Nachfragen

Kunden fragen regelmäßig nach dem Stand

Jede Nachfrage kostet zweimal Zeit: beim Kunden und bei dem Kollegen, der im Haus danach sucht. Ein Ablauf mit sichtbarem Stand beantwortet sie, bevor sie gestellt wird.

Häufige Fragen

Was Betriebe vorher wissen wollen

Was heißt das im Alltag, wenn ein Ablauf automatisiert ist?

Dass ein Vorgang von Schritt zu Schritt weiterläuft, ohne dass jemand ihn weiterträgt. Angaben werden einmal erfasst und danach weitergegeben, Fristen laufen von selbst, und der Stand ist an einer Stelle ablesbar. Entschieden wird weiter von Menschen, nur nicht mehr abgeschrieben.

Müssen wir unseren Prozess erst vollständig beschreiben?

Nein. Eine Beschreibung aller Abläufe dauert Monate und ist veraltet, bevor sie fertig ist. Wir nehmen einen Ablauf von Anfang bis Ende auf und lassen die anderen vorerst so, wie sie sind. Beschrieben wird genau so viel, wie für die Übergabe an die Technik nötig ist.

Bei uns macht jeder den Ablauf anders. Geht das überhaupt?

Das ist der Normalfall und meist die eigentliche Arbeit. Wir stellen die Varianten nebeneinander und suchen, woran die Unterschiede liegen: an Kundentypen, an Mengen oder einfach an Gewohnheit. Sachliche Unterschiede bleiben als Zweige im Ablauf. Gewohnheiten klären Sie einmal, danach gilt eine Reihenfolge.

Bleiben unsere jetzigen Programme?

Meistens ja. Entscheidend ist nicht, welches Programm Sie nutzen, sondern ob es seine Daten herausgibt. Wo eine Schnittstelle vorhanden ist, binden wir sie an, und wo keine da ist, bauen wir den Zugang. Über einen Wechsel sprechen wir nur, wenn ein Programm den Ablauf wirklich ausbremst.

Wie lange dauert der erste Prozess?

Das hängt an der Zahl der Übergaben und daran, wie gut Ihre Daten erreichbar sind. Aufnahme und Messung sind der kürzere Teil, die Anbindung an bestehende Programme der längere. Nach der Messung nennen wir Ihnen einen Termin und übergeben in Etappen: der erste Teil arbeitet schon, während der nächste gebaut wird.

Was passiert mit Ausnahmen, die nicht ins Schema passen?

Ausnahmen gibt es immer, und sie gehören nicht in die Regel. Wir bauen den Ablauf für den Normalfall und daneben einen sichtbaren Ausweg: Der Vorgang lässt sich herausnehmen, von Hand bearbeiten und mit Grund wieder einhängen. Häuft sich ein Grund, war es keine Ausnahme, sondern ein fehlender Zweig – und den bauen wir nach.