n8n, Make oder Power Automate: was zum Mittelstand passt
Die kurze Antwort: Läuft Microsoft 365 im Haus und geht es um Freigaben, Dateien und Listen, passt Power Automate. Soll die Automatisierung auf einem eigenen Server liegen und viel Logik tragen, passt n8n. Wollen Fachabteilungen schnell viele fertige Anbindungen ohne eigenen Betrieb, passt Make. Den Rest entscheidet die Abrechnungseinheit.
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- fertige Anbindungen an gängige Programme
- 10+ Jahre
- am deutschen Markt
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Ohne Provision
Wir sind an keinen der drei Anbieter gebunden und verkaufen keine Lizenzen. Passt das Werkzeug, das Sie schon haben, sagen wir das.
- Die Abrechnungseinheit entscheidet
Die drei rechnen nach verschiedenen Einheiten ab. Welche davon zu Ihren Mengen passt, wiegt schwerer als jede Funktionsliste.
- Wer es danach führt
Ein Werkzeug, das im Haus niemand bedienen kann, ist die falsche Wahl — auch wenn es technisch mehr könnte.
Die drei Werkzeuge nach den Kriterien, die im Betrieb entscheiden
Funktionslisten der Anbieter sind lang und sagen wenig. Diese sechs Fragen entscheiden, womit ein Betrieb im zweiten Jahr noch arbeiten kann.
Selbst betrieben ohne Lizenzgebühr, dafür mit eigenem Server.
- Eigener Server oder Cloud des Anbieters
- Verzweigungen, Schleifen und eigener Code in einem Ablauf
- Abläufe liegen als Datei vor und lassen sich mitnehmen
- Braucht eine technische Person oder einen Dienstleister
Nur Cloud des Anbieters, Rechenzentrumsregion wählbar.
- Große Bibliothek fertiger Anbindungen
- Aufbau im Browser, für Fachabteilungen lernbar
- Rechnung wächst mit der Zahl der Schritte je Durchlauf
- Szenarien lassen sich ausgeben, laufen aber nur dort
Teil der Microsoft-Welt, Lizenzen teils in Paketen enthalten.
- Kurzer Weg zu Teams, SharePoint, Outlook und Dataverse
- Freigaben und Genehmigungen sind eingebaut
- Zugriff auf Programme im Haus über ein Gateway
- Außerhalb der Microsoft-Welt wird es aufwendig
Sechs Fragen, drei Antworten
| Merkmal | n8n | Make | Power Automate |
|---|---|---|---|
| Wo es läuft | Eigener Server oder Anbieter-Cloud | Nur Anbieter-Cloud, Region wählbar | Microsoft-Cloud, Gateway für Programme im Haus |
| Wie abgerechnet wird | Je Ausführung in der Cloud, selbst betrieben ohne Lizenz | Je verarbeitetem Schritt | Je Nutzer oder je Ablauf, teils im Paket enthalten |
| Was eingebaut ist | Knoten, eigener Code, Schritte mit Sprachmodell | Viele fertige Anbindungen, visuelle Szenarien | Freigaben, Office-Dienste, eigenes Datenmodell |
| Wer es führen kann | Technische Person oder Dienstleister | Geschulte Fachabteilung | Microsoft-Administration |
| Wo Protokolle liegen | In Ihrer Installation, Aufbewahrung frei wählbar | Beim Anbieter, Aufbewahrung nach Tarif | In der Power Platform, Aufbewahrung nach Lizenz |
| Was beim Ausstieg bleibt | Abläufe als Datei, auf eigenem Server weiter nutzbar | Szenario-Dateien, lauffähig nur im Werkzeug | Lösungspakete, lauffähig nur in der Power Platform |
Keine Preise und keine Grenzwerte: Tarife, Pakete und Aufbewahrungsfristen ändern die Anbieter regelmäßig — maßgeblich ist jeweils deren eigene Preisseite.
Woran die Auswahl meistens scheitert
Entschieden wird nach Funktionsliste
Alle drei verbinden Programme, und jede Liste ist lang genug. Der Unterschied zeigt sich erst an einem echten Ablauf mit Ausnahmen, Freigaben und Fehlern.
Die Abrechnungseinheit wird überlesen
Je Aufgabe, je Schritt, je Nutzer: derselbe Ablauf ergibt in den drei Einheiten drei verschiedene Rechnungen. Wer das übersieht, wählt günstig und zahlt bei wachsender Menge deutlich mehr.
Niemand im Haus kann es führen
Gekauft wird nach der Vorführung, gebaut hat es ein Externer. Ein Jahr später traut sich niemand an die Abläufe, und jede kleine Änderung ist ein Auftrag.
Der Ausstieg wird nicht mitgedacht
Abläufe sind zwischen den drei Werkzeugen nicht austauschbar. Wer ohne Blick auf den Ausstieg wählt, baut beim nächsten Wechsel jede Kette vollständig neu.
Für wen welches Werkzeug sich rechnet
Drei Ausgangslagen, wie sie uns in Erstgesprächen begegnen. Finden Sie Ihre wieder, ist die Vorauswahl schon getroffen.
n8n: Logik bleibt im Haus
Wenn Ihre Abläufe Verzweigungen, Schleifen und Sonderfälle haben, wenn ein Server bereitsteht oder eine technische Person erreichbar ist und wenn die Protokolle bei Ihnen liegen sollen, rechnet sich n8n. Es verlangt die meiste Pflege und gibt am meisten zurück: der Ablauf liegt als Datei vor, die Aufbewahrung bestimmen Sie, und für einen fehlenden Baustein lässt sich Code dazuschreiben.
Make: viele Anbindungen, kein Betrieb
Wenn Marketing, Vertrieb oder Verwaltung ihre Abläufe selbst bauen sollen, wenn keine besonders schutzbedürftigen Daten durchlaufen und niemand einen Server betreiben will, eignet sich Make. Achten Sie auf die Zahl der Schritte je Durchlauf: ein Ablauf, der eine Liste Zeile für Zeile abarbeitet, verbraucht schneller als geplant.
Power Automate: Microsoft ist schon da
Wenn Teams, SharePoint und Outlook den Arbeitstag tragen, wenn es um Freigaben, Urlaubsanträge, Dateien und Listen geht und wenn eine Microsoft-Administration im Haus sitzt, rechnet sich Power Automate. Für Programme außerhalb dieser Welt wird es aufwendig, und die Lizenzstufe gehört vor den ersten Ablauf geklärt.
Wie die Wahl in Projekten ausgegangen ist
Vier Ausgangslagen aus Kundenprojekten. Zweimal ist dabei nicht das Werkzeug herausgekommen, mit dem der Betrieb gerechnet hatte.
Beispiele aus Kundenprojekten, anonymisiert; sie beschreiben Entscheidungen, nicht die Zahlen eines bestimmten Kunden.
So kommen wir mit Ihnen zur Entscheidung
Drei echte Abläufe auswählen
Wir beginnen nicht beim Werkzeug, sondern bei drei Abläufen, die heute Zeit kosten — mit ihren Ausnahmen, Freigaben und den Programmen, die wirklich beteiligt sind.
Mengen gegen Einheiten rechnen
Je Kandidat rechnen wir Ihre Mengen gegen seine Abrechnungseinheit: Durchläufe im Monat, Schritte je Durchlauf, Zahl der Personen. Dazu kommt, was der Betrieb verlangt.
Einen Ablauf als Probe bauen
Der schwierigste der drei Abläufe entsteht im engsten Kandidaten, mit Fehlerweg und Protokoll. Daran zeigt sich, was keine Funktionsliste verrät.
Entscheidung festhalten und einführen
Die Wahl wird mit Gründen aufgeschrieben, damit sie in zwei Jahren nachvollziehbar bleibt. Danach richten wir das Werkzeug ein und bauen die übrigen Abläufe.
Was die Einführung kostet, hängt nicht am Namen des Werkzeugs
Hier zählt nicht das Werkzeug, sondern was damit gebaut wird: ein Ablauf zwischen zwei Programmen ist ein anderer Posten als eine Kette mit Freigaben über drei Abteilungen. Die Zahl steht deshalb im kostenlosen Projektkonzept mit Kosteneinschätzung, das Sie per E-Mail bekommen, Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Vier Fragen vorher: welcher Bereich, welche Programme im Einsatz sind, wie viele Mitarbeiter betroffen sind und welches Budget eingeplant ist.
Welches Werkzeug es wird
Ist die Lizenzwelt schon da, entfällt die Einrichtung fast ganz. Kommt eine eigene Installation auf Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU dazu, wird der Start breiter.
Zahl der Abläufe im ersten Schritt
Ein Ablauf als Anfang ist der schmale Umfang und beantwortet die Frage, ob die Wahl trägt. Fünf gleichzeitig verlangen Reihenfolge, Abnahme und Einweisung — je Ablauf ein eigener Posten.
Neubau oder Bestand
Ein Ablauf auf weißem Blatt ist berechenbar. Ein gewachsener Bestand aus einem anderen Werkzeug muss zuerst gelesen und ausgedünnt werden, und das zählt vor dem ersten neuen Ablauf mit.
Freigaben und Nachweise
Läuft der Ablauf ohne Unterschrift durch, bleibt er schmal. Kommen Freigabestufen, Vertretungen und ein Nachweis je Entscheidung dazu, wächst jeder einzelne Schritt.
Wer die Pflege trägt
Übernimmt Ihre IT Aktualisierungen und Fehlersuche, endet die Rechnung mit der Übergabe. Tragen wir Betrieb und Überwachung, steht dafür ein monatlicher Posten im Angebot.
Welcher Ablauf eignet sich als Probe?
Vier Fragen zu Bereich, Programmen, betroffenen Mitarbeitern und Budget. Danach sagen wir Ihnen, welcher Ablauf sich als Probe eignet und welches der drei Werkzeuge dafür in die engere Wahl kommt.
Welchen Bereich möchten Sie automatisieren?
Häufige Fragen zum Vergleich der drei Werkzeuge
n8n, Make oder Power Automate: was passt für den Mittelstand?
Für Betriebe mit Microsoft 365 und Abläufen rund um Freigaben, Dateien und Listen meist Power Automate. Für Betriebe mit vielen Sonderfällen, eigenem Server oder dem Wunsch, Abläufe und Protokolle selbst zu halten, n8n. Für Fachabteilungen, die kleine Abläufe selbst bauen wollen, Make. Den Ausschlag gibt am Ende die Abrechnungseinheit gegen Ihre Mengen.
Wir haben Microsoft 365. Reicht Power Automate?
Für Abläufe innerhalb dieser Welt meistens ja. Sobald Warenwirtschaft, Buchhaltung oder eine Branchenlösung beteiligt sind, lohnt der Blick auf das Gateway und auf die Lizenzstufe, die solche Anbindungen erst freischaltet. Dort endet der kurze Weg häufig.
Ist n8n schwieriger als Make?
Im Einstieg ja: n8n erwartet Verständnis für Daten, Formate und Fehlerfälle. Im zweiten Jahr dreht sich das oft, weil ein Ablauf mit Verzweigungen dort ein Ablauf bleibt, während er im Szenario-Werkzeug auf mehrere Teile verteilt wird, die sich gegenseitig anstoßen.
Können wir zwei Werkzeuge parallel betreiben?
Ja, und bei vielen Betrieben ist genau das das Ergebnis: Freigaben laufen in der Microsoft-Welt, die Strecke zur Buchhaltung in n8n. Wichtig ist, dass für jeden Ablauf ein Werkzeug zuständig ist und jeder Ablauf eine Beschreibung hat.
Welches der drei ist DSGVO-konform?
Alle drei lassen sich datenschutzkonform betreiben; die Frage ist, wo Durchläufe und Protokolle liegen und wer Vertragspartner ist. Make und Power Automate betreiben deren Anbieter, die Konzerne sitzen überwiegend in den USA. n8n können Sie selbst betreiben; übernehmen wir das, läuft es auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU. Arbeiten wir dabei mit personenbezogenen Daten, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu.
Was kostet uns ein späterer Wechsel?
Die Abläufe selbst. Zwischen den drei Werkzeugen gibt es keinen Import, jede Kette entsteht neu; mitnehmen lassen sich nur die Beschreibung und das Wissen über die Ausnahmen. Deshalb gehört die Frage nach dem Ausstieg in die Auswahl und nicht an ihr Ende.
Warum fehlt Zapier in diesem Vergleich?
Zapier ist der einfachste Einstieg und die teuerste Einheit, sobald die Mengen wachsen. Hier stehen die drei Werkzeuge, zwischen denen sich Betriebe im Mittelstand am häufigsten entscheiden. Wer schon mit Zapier arbeitet und einen Ausweg sucht, findet das Vorgehen auf unserer Seite zur Zapier Alternative.
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Der Begriff im Lexikon: Aufbau, Knoten, Betriebsvarianten.
Erst entscheiden, dann bauen
Nennen Sie uns drei Abläufe und die Programme dahinter. Im Erstgespräch rechnen wir sie gegen alle drei Werkzeuge und sagen Ihnen, welches bei Ihnen trägt.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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