Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht, die alle wesentlichen Prozesse eines Unternehmens auf einer Seite zeigt und ihre Zusammenhänge sichtbar macht. Üblich ist die Einteilung in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse. Sie beantwortet nicht, wie ein einzelner Ablauf im Detail läuft, sondern welche Abläufe es gibt und wie sie ineinandergreifen.

Man kann sie sich wie eine Landkarte im Wortsinn vorstellen: Sie zeigt die Städte und Hauptstraßen, nicht die Hausnummern. Für die Hausnummern gibt es detaillierte Prozessmodelle.

Aufbau einer Prozesslandkarte

Die meisten Prozesslandkarten folgen demselben Grundriss:

• Managementprozesse (oben): Sie steuern das Unternehmen, etwa Strategie, Planung, Controlling und Qualitätsmanagement.
• Kernprozesse (Mitte, meist als Pfeilkette von links nach rechts): Sie schaffen unmittelbar Wert für den Kunden – von der Anfrage über Angebot, Auftrag und Leistung bis zur Rechnung.
• Unterstützungsprozesse (unten): Sie ermöglichen die Kernprozesse, zum Beispiel Personal, IT, Einkauf, Buchhaltung und Instandhaltung.

Links steht häufig der Kunde mit seinem Bedarf, rechts der Kunde mit dem erfüllten Auftrag. Das macht deutlich, dass die Kernprozesse auf ihn ausgerichtet sind.

Beispiel: Prozesslandkarte eines Elektrobetriebs

Ein Betrieb mit 40 Mitarbeitenden könnte seine Landkarte so gliedern:

Die Pfeilkette in der Mitte ist das Herzstück: Sie zeigt, welchen Weg ein Auftrag durch den Betrieb nimmt. Einkauf und Fuhrpark tauchen darin nicht auf, obwohl ohne sie keine Montage stattfindet – sie gehören deshalb in die untere Ebene.

Schon diese Übersicht wirft nützliche Fragen auf: Wer ist für „Anfrage annehmen“ verantwortlich – das Büro oder der Meister vor Ort? Welches System trägt die Daten vom Aufmaß bis zur Rechnung? Wo wird doppelt erfasst?

Eine Prozesslandkarte erstellen in fünf Schritten

1. Kunden und Leistungen klären. Was verkaufen Sie, an wen? Daraus ergeben sich die Kernprozesse.
2. Prozesse sammeln. In einem Workshop mit Vertretern aller Bereiche werden Abläufe auf Karten notiert. Wichtig: in der Sprache der Mitarbeitenden, nicht der Organigramme.
3. Ordnen und zusammenfassen. Die Karten werden den drei Ebenen zugeordnet und auf eine überschaubare Zahl verdichtet. Für die meisten Mittelständler reichen zehn bis zwanzig Prozesse auf der obersten Ebene.
4. Verantwortliche benennen. Jeder Prozess bekommt einen Prozessverantwortlichen, der ihn kennt und für Verbesserungen zuständig ist.
5. Verfeinern, wo es sich lohnt. Für die wichtigsten oder fehleranfälligsten Prozesse entstehen detaillierte Modelle, zum Beispiel mit BPMN.

Wofür Unternehmen die Prozesslandkarte nutzen

• Qualitätsmanagement. Die ISO 9001 verlangt einen prozessorientierten Ansatz. Eine Prozesslandkarte ist dafür nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber der übliche und von Auditoren gern gesehene Weg, die Prozesse und ihre Wechselwirkungen zu zeigen.
• Prozessoptimierung. Auf der Landkarte fällt auf, welche Kernprozesse die meisten Übergaben haben. Dort setzt die Prozessoptimierung in der Regel zuerst an.
• Digitalisierung. Wer weiß, welche Prozesse es gibt, kann gezielt entscheiden, wo Software und Automatisierung den größten Effekt haben. Die Landkarte ist oft der Startpunkt einer Prozessanalyse.
• Einarbeitung. Neue Mitarbeitende verstehen auf einen Blick, wie das Unternehmen funktioniert und wo ihre Aufgabe hineinpasst.
• Nachfolge und Wachstum. Wissen, das bisher nur in einzelnen Köpfen steckt, wird sichtbar und damit übertragbar.

Typische Fehler

• Organigramm statt Prozesse. „Vertrieb“, „Technik“, „Verwaltung“ sind Abteilungen, keine Prozesse. Eine Prozesslandkarte zeigt Abläufe, die oft mehrere Abteilungen durchqueren.
• Zu detailliert. Eine Landkarte mit achtzig Kästchen verliert ihren Sinn als Überblick. Details gehören in die Modelle darunter.
• Einmal gemacht, nie gepflegt. Nach einer Umstrukturierung oder einem neuen Produkt muss die Landkarte mitwachsen.
• Nur für das Audit. Wird die Landkarte ausschließlich für die Zertifizierung erstellt, hängt sie an der Wand, statt Entscheidungen zu leiten.
• Keine Verantwortlichen. Ein Prozess, für den niemand zuständig ist, verbessert sich nicht. Jede Box auf der Landkarte braucht einen Namen dahinter.

In der Praxis: von der Übersicht zum lebenden Ablauf

Mit der Prozessmanagement-Software in PultOS legen Sie Ihre Abläufe als Schemata in Alltagssprache an – vom groben Überblick bis zum einzelnen Schritt. Schritte, für die es in Ihrem Unternehmen noch kein Werkzeug gibt, markiert das System rot, sodass niemand einen Ablauf zeichnet, der nur auf dem Papier existiert. Wenn Sie zuerst wissen möchten, wo Sie stehen und welche Prozesse Vorrang haben, beginnt der Weg mit dem Digitalisierungs-Check. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Beitrag Prozesslandkarte erstellen.

Häufige Fragen

Wie viele Prozesse gehören auf eine Prozesslandkarte?

Auf der obersten Ebene meist zehn bis zwanzig. Mehr ist ein Hinweis darauf, dass Teilprozesse statt Hauptprozesse eingetragen wurden.

Was ist der Unterschied zwischen Prozesslandkarte und Prozessmodell?

Die Prozesslandkarte zeigt alle Prozesse und ihre Beziehungen im Überblick. Ein Prozessmodell beschreibt einen einzelnen Prozess mit allen Schritten, Entscheidungen und Zuständigkeiten.

Welche Software eignet sich für eine Prozesslandkarte?

Für den Anfang genügen ein Whiteboard oder ein Präsentationsprogramm. Soll die Landkarte mit detaillierten Prozessmodellen verknüpft und laufend gepflegt werden, lohnt sich ein Werkzeug für Geschäftsprozessmanagement, in dem Übersicht und Details zusammenhängen.

Wer sollte die Prozesslandkarte erstellen?

Die Geschäftsführung gemeinsam mit Vertretern aller Bereiche. Eine externe Moderation hilft, weil sie Abläufe ohne Betriebsblindheit hinterfragt.