Was ist eine Prozessanalyse?

Eine Prozessanalyse untersucht, wie ein Ablauf im Unternehmen tatsächlich läuft: wer was in welcher Reihenfolge tut, wie lange es dauert und wo Fehler entstehen. Ziel ist ein belastbares Bild des Ist-Zustands, aus dem sich ableiten lässt, was geändert, vereinfacht oder automatisiert werden soll.

Die Betonung liegt auf „tatsächlich“. Fast jede Firma hat eine Vorstellung davon, wie ihre Abläufe sein sollten. Die Analyse fragt, wie sie wirklich sind – mit allen Umwegen, Rückfragen und Excel-Listen, die nirgends beschrieben stehen.

Der Ablauf: vom Ist zum Soll

Eine Prozessanalyse folgt fast immer denselben Schritten:

1. Prozess abgrenzen: Wo beginnt der Ablauf, wo endet er? „Vom Eingang einer Anfrage bis zum verschickten Angebot“ ist greifbar. „Der Vertrieb“ ist es nicht.
2. Ist-Zustand aufnehmen: Jeden Schritt festhalten, mit Beteiligten, Werkzeugen und Übergaben.
3. Messen: Zeiten, Häufigkeiten und Fehler erheben – dazu unten mehr.
4. Schwachstellen finden: Wo wartet der Vorgang, wo wird doppelt getippt, wo geht etwas verloren?
5. Soll-Prozess entwerfen: Den verbesserten Ablauf beschreiben und festlegen, was davon Software übernimmt.
6. Umsetzen und nachmessen: Nach der Änderung dieselben Zahlen noch einmal erheben.

Der letzte Schritt wird am häufigsten ausgelassen. Ohne ihn weiß niemand, ob sich der Aufwand gelohnt hat.

Methoden der Prozessanalyse

Für einen mittelständischen Betrieb reicht meist eine Kombination aus Interview, kurzer Beobachtung und einem Blick in die Daten. Wie Sie eine Prozesslandkarte und ein BPMN-Diagramm aufbauen, zeigt der Beitrag Prozesslandkarte erstellen.

Welche Zahlen Sie erheben sollten

• Häufigkeit: Wie oft läuft der Prozess pro Woche oder Monat?
• Bearbeitungszeit: Wie lange arbeitet jemand aktiv an einem Vorgang?
• Durchlaufzeit: Wie lange dauert es vom Start bis zum Ende, Wartezeit eingeschlossen?
• Übergaben: Wie oft wechselt der Vorgang die Person oder das System?
• Medienbrüche: Wo wird von Papier, E-Mail oder PDF von Hand in ein Programm übertragen?
• Fehler und Nacharbeit: Wie oft muss ein Schritt wiederholt oder korrigiert werden?

Aus Häufigkeit mal Bearbeitungszeit ergeben sich die Stunden, die der Ablauf jeden Monat kostet. Diese Zahl ist die Grundlage jeder Entscheidung, ob sich eine Prozessautomatisierung lohnt. Der Abstand zwischen Durchlaufzeit und Bearbeitungszeit zeigt, wie lange der Vorgang einfach nur liegt.

Beispiel: das Angebot im Handwerksbetrieb

Ein Betrieb bekommt Anfragen per Telefon, E-Mail und Kontaktformular. Die Aufnahme zeigt: Telefonanfragen landen auf Zetteln, E-Mails im Postfach des Chefs, Formularanfragen in einem zweiten Postfach. Für das Angebot werden die Daten in Excel kalkuliert und in eine Word-Vorlage übertragen. Nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt.

Die Schwachstellen liegen offen: drei Eingänge ohne gemeinsame Liste, zweimal dieselben Daten getippt, kein fester Zeitpunkt zum Nachfassen. Der Soll-Prozess sieht einen Eingang für alle Kanäle vor, eine Kalkulation, aus der das Angebot direkt entsteht, und eine automatische Erinnerung nach einigen Tagen. Keiner dieser Schritte braucht ein Großprojekt.

Typische Fehler bei der Analyse

• Das Soll statt des Ist zeichnen. Wer nur die Geschäftsführung fragt, bekommt oft den Ablauf, wie er gedacht ist.
• Sonderfälle weglassen. Die Ausnahmen kosten häufig mehr Zeit als der Normalfall.
• Zu groß anfangen. Die ganze Firma auf einmal zu analysieren, erzeugt Papier, aber keine Entscheidung.
• Ohne Zahlen arbeiten. Ein Gefühl von „das dauert ewig“ reicht nicht, um eine Investition zu begründen.

In der Praxis: So hilft SEODACH

Unser Digitalisierungs-Check ist eine Prozessanalyse mit Preisschild: Nach rund zwei Stunden Gesprächen und einem Blick in Ihre Systeme sehen Sie, wo Anfragen liegen bleiben und wo doppelt getippt wird – und daneben in Euro, was die Verbesserung kostet und wie viele Stunden sie zurückgibt. Die ersten Ergebnisse liegen nach 14 Tagen vor.

Die aufgenommenen Abläufe halten wir in der Prozessmanagement-Software von PultOS fest: als Schema in Alltagssprache, das Ihr Team ohne IT-Wissen liest. Automatisiert wird erst nach einem Probelauf, der nur protokolliert, was passieren würde. So sehen Sie das Ergebnis, bevor sich im Alltag etwas ändert.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Prozessanalyse?

Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf ist oft in wenigen Gesprächen aufgenommen. Eine Analyse aller wichtigen Abläufe eines Betriebs braucht mehrere Wochen, vor allem, weil Zahlen erhoben werden müssen.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessanalyse und Prozessmodellierung?

Die Modellierung zeichnet einen Ablauf, etwa als BPMN-Diagramm. Die Analyse bewertet ihn: Sie misst Zeiten und Fehler und sucht nach Schwachstellen. Ein Modell ist also ein Werkzeug der Analyse, ersetzt sie aber nicht.

Wer sollte an der Analyse beteiligt sein?

Die Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, und die Person, die über Änderungen entscheidet. Fehlt eine der beiden Seiten, ist das Ergebnis entweder unrealistisch oder wird nicht umgesetzt.