Was ist der digitale Reifegrad?

Der digitale Reifegrad beschreibt, wie weit ein Unternehmen seine Abläufe, Daten und Kundenkontakte bereits digital abwickelt – eingeordnet auf einer Stufenskala von „alles auf Papier“ bis „Abläufe steuern sich über Daten“. Er zeigt weniger, wie modern die Technik ist, als wie viel Handarbeit zwischen den Systemen noch übrig bleibt.

Der Begriff taucht in Förderprogrammen, Beratungsangeboten und Studien auf, oft auch als Digitalisierungsgrad. Für die Geschäftsführung eines mittelständischen Betriebs hat er einen praktischen Zweck: Er beantwortet die Frage, was als Nächstes dran ist – und was noch warten kann.

Reifegrad und Digitalisierungsgrad

Die Begriffe werden oft gleich verwendet, meinen aber nicht ganz dasselbe. Der Digitalisierungsgrad zählt, wie viel digital vorhanden ist: Gibt es eine Buchhaltungssoftware, ein CRM, einen Onlineshop? Der Reifegrad fragt, wie gut diese Teile zusammenarbeiten. Ein Betrieb kann zehn Programme im Einsatz haben und trotzdem wenig reif sein, wenn zwischen ihnen alles per Hand übertragen wird.

Ein Reifegradmodell mit fünf Stufen

Es gibt viele Reifegradmodelle für die Digitalisierung, von Verbänden, Hochschulen und Beratungen. Die meisten haben vier bis sechs Stufen und ähneln sich im Kern. Für den Mittelstand ist diese Einteilung praktisch:

Kaum ein Betrieb steht in allen Bereichen auf derselben Stufe. Das ist normal und sogar die wichtigste Erkenntnis einer Einordnung.

Die fünf Bereiche, die Sie bewerten

Ein brauchbares Ergebnis entsteht erst, wenn Sie den Reifegrad pro Bereich bestimmen statt als eine Gesamtnote:

• Prozesse: Sind die wichtigsten Abläufe beschrieben? Laufen sie jedes Mal gleich?
• Daten: Liegt jede Information an einer Stelle, oder gibt es drei Kundenlisten mit drei Wahrheiten?
• Kunden: Wie kommen Anfragen herein, wie schnell werden sie beantwortet, was sieht der Kunde vom Stand seines Auftrags?
• Mitarbeiter: Kann das Team mit den Werkzeugen umgehen? Wer im Haus kümmert sich, wenn etwas nicht funktioniert?
• IT: Sind Systeme, Datensicherung und Zugänge in Ordnung – oder hängt alles an einem Rechner unter dem Schreibtisch?

Selbsttest: zehn Fragen

Beantworten Sie jede Frage mit Ja oder Nein. Jedes Nein zeigt eine Stelle, an der Handarbeit oder Unsicherheit steckt.

1. Wird jede Kundenanfrage an einer zentralen Stelle erfasst, egal über welchen Kanal sie kommt?
2. Wissen Sie, wie lange es im Schnitt dauert, bis eine Anfrage beantwortet ist?
3. Werden Kundendaten nur einmal eingegeben und nicht in mehreren Programmen?
4. Entstehen Rechnungen direkt aus dem Auftrag, ohne Abtippen?
5. Werden Zahlungseingänge den offenen Rechnungen ohne Handarbeit zugeordnet?
6. Sehen Sie Kontostand, Auftragseingang und offene Posten, ohne jemanden zu fragen?
7. Sind die fünf wichtigsten Abläufe so beschrieben, dass eine neue Kraft sie nachvollziehen kann?
8. Findet ein Mitarbeiter ein Dokument in unter einer Minute?
9. Gibt es eine geprüfte Datensicherung, die schon einmal zurückgespielt wurde?
10. Gibt es im Team jemanden, der für die digitalen Werkzeuge zuständig ist?

Überwiegend Nein bei den Fragen 1 bis 5 deutet auf Stufe 1 oder 2 hin. Wer dort Ja sagt, aber bei Frage 6 Nein, steht meist auf Stufe 3 und hat den nächsten Schritt schon vor Augen.

Was auf jeder Stufe zu tun ist

• Stufe 1 → 2: Die größte Zettelwirtschaft zuerst ablösen, meist Anfragen und Termine. Standardsoftware reicht hier fast immer.
• Stufe 2 → 3: Die Programme verbinden, zwischen denen am meisten abgetippt wird. Das bringt in der Regel die größte Zeitersparnis.
• Stufe 3 → 4: Die Zahlen, die schon in den Systemen liegen, auf eine Übersicht bringen – etwa ein KPI-Dashboard.
• Stufe 4 → 5: Wiederkehrende Entscheidungen nach festen Regeln automatisieren und nur Ausnahmen an Menschen geben.

Beispiele aus dem Mittelstand

Ein Handwerksbetrieb arbeitet mit einer guten Branchensoftware, das Aufmaß wird aber auf Papier notiert und im Büro abgetippt. Bei der IT steht er auf Stufe 3, bei den Prozessen auf Stufe 2. Der nächste Schritt ist keine neue Software, sondern die Erfassung vor Ort.

Ein Produktionsbetrieb hat ein ERP-System, die Geschäftsführung bekommt ihre Zahlen aber monatlich als Excel-Datei aus der Buchhaltung. Die Daten sind vorhanden, nur der Blick darauf ist langsam. Hier lohnt sich die Übersicht mehr als jedes neue Modul.

Nutzen und Grenzen

Der Nutzen einer Einordnung liegt in der Reihenfolge: Sie verhindert, dass Geld in Stufe 5 fließt, während Stufe 2 noch klemmt. Die Grenze: Ein Reifegrad ist kein Ziel an sich. Kein Betrieb muss überall Stufe 5 erreichen. Maßstab ist, wo Handarbeit Zeit, Geld oder Kunden kostet. Ein weiteres Risiko sind Fragebögen, die nur Programme zählen. Sie belohnen Softwarekäufe und übersehen, dass die Mitarbeiter trotzdem Daten von einem Fenster ins andere kopieren.

In der Praxis: So hilft SEODACH

Der Selbsttest zeigt die Richtung, nicht die Rechnung. Mit dem Digitalisierungs-Check gehen wir einen Schritt weiter: rund zwei Stunden Gespräche, dazu Lesezugänge zu Ihren Systemen. Nach 14 Tagen haben Sie eine Reihenfolge, welche Abläufe zuerst dran sind, und daneben in Euro, was die Umsetzung kostet und wie viele Stunden sie zurückgibt. Wenn Sie vorab eine einzelne Frage klären möchten, etwa zu einem geplanten Softwarekauf, ist die Expertenberatung der kürzere Weg. Wie man einzelne Abläufe genauer untersucht, beschreibt der Artikel zur Prozessanalyse.

Häufige Fragen

Wie misst man den digitalen Reifegrad?

Mit einem Stufenmodell, das Sie für mehrere Bereiche getrennt anwenden: Prozesse, Daten, Kunden, Mitarbeiter und IT. Ein Fragebogen gibt eine erste Einordnung. Genauer wird es, wenn Sie messen, wie viel Zeit in einzelnen Abläufen tatsächlich für Handarbeit draufgeht.

Welcher Reifegrad ist für ein KMU sinnvoll?

Das hängt vom Geschäft ab. Ein Betrieb mit vielen gleichartigen Aufträgen profitiert stark von Stufe 4 und 5. Ein Betrieb mit wenigen großen Projekten ist mit Stufe 3 oft gut aufgestellt. Wichtiger als die Stufe ist, dass kein Bereich deutlich hinter den anderen zurückliegt.

Gibt es Förderung für Digitalisierungsschritte?

Ja, je nach Bundesland und Vorhaben. In Bayern kann zum Beispiel der Digitalbonus Projekte bezuschussen. Was er abdeckt und welche Bedingungen gelten, lesen Sie im Beitrag zum Digitalbonus Bayern.