Was ist Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden E-Rechnungen, Bestellungen und andere Geschäftsdokumente sicher austauschen. Statt Dateien per E-Mail zu verschicken, wird jedes Dokument über zertifizierte Zugangspunkte zugestellt. Einmal angeschlossen, erreichen Sie jeden anderen Teilnehmer im Netz, egal welche Software er benutzt.

Man kann sich Peppol wie das Telefonnetz vorstellen: Wer einen Anschluss hat, kann jeden anderen Anschluss anrufen, auch wenn beide bei verschiedenen Anbietern sind. Gesteuert wird das Netzwerk von OpenPeppol, einem gemeinnützigen Verband mit Sitz in Belgien.

Wofür Peppol gebraucht wird

Ursprünglich entstand Peppol, um öffentliche Beschaffung in Europa zu digitalisieren. Heute wird das Netzwerk weltweit genutzt, auch außerhalb der EU. Über Peppol lassen sich Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavis übertragen. Für Rechnungen gibt es ein eigenes Format, Peppol BIS Billing 3.0. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und nutzt die Syntax UBL, die auch in der XRechnung vorkommt.

Der Nutzen liegt weniger im Format als in der Zustellung. Bei einer E-Mail wissen Sie nicht sicher, ob die Rechnung angekommen ist, in welchem Postfach sie liegt und ob jemand sie geöffnet hat. Im Peppol-Netz bestätigt der Access Point des Empfängers die Annahme. Streit darüber, ob eine Rechnung jemals eingegangen ist, wird damit selten.

In Deutschland nehmen die Rechnungseingangsplattformen des Bundes und vieler Länder E-Rechnungen über Peppol an. Die nationale Peppol-Behörde ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). In einigen EU-Ländern ist Peppol im B2B bereits der vorgeschriebene oder übliche Weg, etwa in Belgien.

So funktioniert das Vier-Ecken-Modell

Peppol arbeitet mit vier Beteiligten:

1. Absender: Ihr Unternehmen erstellt die Rechnung in der eigenen Software.
2. Access Point des Absenders: Ein zertifizierter Dienstleister übernimmt die Rechnung, prüft sie und schickt sie ins Netz.
3. Access Point des Empfängers: Der Dienstleister der Gegenseite nimmt die Rechnung an und bestätigt den Empfang.
4. Empfänger: Die Rechnung landet in der Buchhaltungs- oder ERP-Software des Kunden.

Damit der Absender weiß, wohin er liefern soll, hat jeder Teilnehmer eine Peppol-ID. Ein zentrales Verzeichnis verrät, welcher Access Point für diese ID zuständig ist und welche Dokumentarten der Empfänger annehmen kann. Bei deutschen Behörden dient häufig die Leitweg-ID als Peppol-Adresse, bei Unternehmen etwa die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine GLN.

Beispiele aus dem Mittelstand

• IT-Dienstleister mit Bundesbehörden als Kunden: Statt jede Rechnung im Portal hochzuladen, schickt er sie direkt aus der Rechnungssoftware über seinen Access Point. Die Empfangsbestätigung kommt automatisch zurück, und Rückfragen zum Eingang entfallen.
• Hersteller mit Kunden in Belgien: Die belgischen Abnehmer erwarten E-Rechnungen über Peppol. Mit einem Anschluss bedient der Hersteller diese Kunden und gleichzeitig deutsche Behörden.
• Großhändler mit vielen Lieferanten: Neben Rechnungen laufen auch Bestellungen über Peppol. Bestellnummer, Lieferschein und Rechnung passen dadurch automatisch zusammen.

Peppol, E-Mail und EDI

Wichtig ist die Trennung von Format und Transport. Die E-Rechnung beschreibt, wie die Daten aufgebaut sind. Peppol beschreibt, wie sie zugestellt werden. Eine XRechnung kann per E-Mail oder per Peppol reisen.

Grenzen und Fallstricke

• Keine Pflicht im deutschen B2B: Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Viele Ihrer Geschäftspartner nutzen weiter E-Mail.
• Kosten pro Dokument: Access Points rechnen oft nach Volumen ab. Bei wenigen Rechnungen im Jahr kann das Portal der Behörde günstiger sein.
• Anschluss ist nicht Prozess: Eine Rechnung, die sauber über Peppol ankommt, muss danach trotzdem geprüft, zugeordnet und gebucht werden.
• Stammdaten der Empfänger: Eine falsche Peppol-ID führt zu einer Rechnung, die nie ankommt oder abgelehnt wird.

Ob sich ein eigener Anschluss lohnt, entscheidet am Ende die Zahl der Geschäftspartner, die bereits im Netz sind. Eine kurze Auswertung der letzten zwölf Monate zeigt meist schnell, wie viele Rechnungen an Behörden und ausländische Kunden gingen.

In der Praxis: Peppol im eigenen Rechnungsweg

Viele Buchhaltungsprogramme bieten Peppol inzwischen als Option an. Anders ist es, wenn Rechnungen aus einer Branchensoftware oder einem eigenen Portal kommen. Dann bauen wir im Rahmen der Systemintegration die Verbindung zu einem Access Point, einschließlich Prüfung vor dem Versand und Rückmeldung, ob die Rechnung angekommen ist.

Auf der Empfangsseite richten wir mit Dokumente und Daten einen gemeinsamen Eingang ein: Rechnungen über Peppol, per E-Mail oder als Foto laufen an einem Ort zusammen, werden gelesen und den Zahlungen zugeordnet. Die Server stehen zu 100 % in Deutschland.

Häufige Fragen

Brauche ich Peppol für die E-Rechnungspflicht?

In Deutschland nicht. Die Pflicht betrifft das Format, nicht den Transport. E-Mail bleibt zulässig. Peppol lohnt sich vor allem bei öffentlichen Auftraggebern und Kunden in Ländern, in denen das Netzwerk verbreitet ist.

Was kostet ein Peppol-Anschluss?

Das hängt vom Anbieter des Access Points und vom Volumen ab. Manche Rechnungsprogramme enthalten den Versand bereits, andere rechnen pro Dokument ab.

Wie finde ich die Peppol-ID eines Kunden?

Über das öffentliche Peppol-Verzeichnis oder direkt beim Kunden. Bei deutschen Behörden steht die Leitweg-ID meist im Auftrag oder in der Bestellung.