Was ist eine Bietergemeinschaft?

Eine Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer Unternehmen, die in einem Vergabeverfahren ein gemeinsames Angebot abgeben. Erhält sie den Zuschlag, führt sie den Auftrag gemeinsam aus, meist als Arbeitsgemeinschaft (ARGE). Gegenüber dem Auftraggeber haften alle Mitglieder gesamtschuldnerisch. So können auch kleinere Betriebe Aufträge gewinnen, die einer allein nicht stemmen würde.

Gerade im Mittelstand ist das oft der einzige Weg zu größeren öffentlichen Aufträgen: Ein Auftraggeber verlangt drei Referenzen, einen Mindestumsatz und Leistungen aus zwei Fachgebieten. Zwei Betriebe erfüllen zusammen, was keiner allein erfüllt.

Wie eine Bietergemeinschaft funktioniert

Rechtlich bildet eine Bietergemeinschaft in aller Regel eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Einen eigenen Gesellschaftsvertrag braucht es nicht zwingend, dringend zu empfehlen ist er trotzdem. Mit dem Angebot reicht die Gemeinschaft eine Erklärung ein, die typischerweise folgende Punkte enthält:

• alle Mitglieder mit Namen und Anschrift,
• ein bevollmächtigtes Mitglied, das die Gemeinschaft gegenüber der Vergabestelle vertritt,
• die Zusage, im Auftragsfall gesamtschuldnerisch zu haften,
• häufig die Aufteilung der Leistungen zwischen den Mitgliedern.

Bei der Eignung zählt die Gemeinschaft als Ganzes: Umsätze, Referenzen und Personal der Mitglieder werden zusammengerechnet. Ausschlussgründe prüft der Auftraggeber dagegen bei jedem Mitglied einzeln. Hat ein Partner Steuerschulden, trifft das die ganze Gemeinschaft.

Ist das kartellrechtlich erlaubt?

Konkurrenten, die sich absprechen, statt gegeneinander anzubieten, schränken den Wettbewerb ein. Deshalb ist eine Bietergemeinschaft nicht in jedem Fall zulässig. Unproblematisch ist sie, wenn die Mitglieder den Auftrag allein nicht ausführen könnten, etwa mangels Kapazität, Fachgebiet oder Referenzen. Auch darüber hinaus erkennt die Rechtsprechung sie an, wenn der Zusammenschluss wirtschaftlich zweckmäßig und kaufmännisch vernünftig ist. Heikel wird es, wenn zwei große Unternehmen, die jeder für sich problemlos anbieten könnten, sich nur zusammentun, um den Preis zu stabilisieren.

Manche Vergabestellen fragen die Gründe für den Zusammenschluss ausdrücklich ab. Halten Sie diese Begründung deshalb bereit, bevor Sie das Angebot abgeben.

Bietergemeinschaft, Nachunternehmer, Eignungsleihe

Beim Nachunternehmer übernimmt ein Unternehmen den Auftrag und gibt Teile weiter. Das bietet sich an, wenn ein Partner nur einen kleinen Teil beisteuert. Bei der Eignungsleihe stützt sich ein Bieter auf Referenzen oder Kapazitäten eines anderen Unternehmens, das dafür aber auch tatsächlich einstehen muss. Welches Modell passt, hängt davon ab, wie groß der Anteil des Partners ist und wie viel Risiko jeder tragen will. Die Grundlagen dazu finden Sie im Artikel zum Vergaberecht.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Zwei IT-Dienstleister aus dem Rheinland: Ein Landesamt sucht Entwicklung und Betrieb einer Fachanwendung. Der eine bringt die Referenzen in der Entwicklung, der andere den Betrieb in einem zertifizierten Rechenzentrum. Gemeinsam erfüllen sie den geforderten Mindestumsatz.
• Handwerksbetriebe bei einer Schulsanierung: Heizung, Sanitär und Elektro werden als ein Los ausgeschrieben. Drei Betriebe aus dem Landkreis bilden eine Bietergemeinschaft, jeder übernimmt sein Gewerk.
• Übersetzungsbüros: Für einen Rahmenvertrag mit zwanzig Sprachen tun sich zwei Büros zusammen, die zusammen alle Sprachen abdecken.

Typische Fehler

• Erklärung fehlt oder ist unvollständig. Ohne unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung aller Mitglieder ist das Angebot unvollständig.
• Zusammensetzung ändert sich. Scheidet ein Mitglied nach Angebotsabgabe aus oder kommt eines hinzu, gilt das in der Regel als neuer Bieter. Das Angebot fällt dann meist heraus.
• Doppelt angeboten. Wer in einer Bietergemeinschaft ist und zusätzlich allein ein Angebot für dasselbe Los abgibt, riskiert den Ausschluss beider Angebote.
• Innenverhältnis ungeklärt. Wer wie viel leistet, wer welches Risiko trägt und wie abgerechnet wird, sollte schriftlich feststehen, bevor der Zuschlag kommt, nicht danach.

In der Praxis: „passt mit Partner“

Viele Unternehmen sortieren Ausschreibungen aus, weil eine einzelne Anforderung fehlt. TenderDach bewertet jedes Verfahren mit einem von vier Urteilen: passt, passt mit Bietergemeinschaft, lohnt über den Preis oder passt nicht. Beim Urteil „mit Partner“ sehen Sie die Hauptbarriere in einem Satz, zum Beispiel eine fehlende Referenz oder einen Mindestumsatz, und können gezielt entscheiden, ob sich die Suche nach einem Partner lohnt. Mehr auf der Seite Ausschreibungen finden mit TenderDach.

Wenn Ihnen für einen IT-Auftrag Kapazität fehlt, ist auch eine Zusammenarbeit per Werk- oder Dienstvertrag denkbar; wie das bei uns aussieht, lesen Sie unter Team-Verstärkung. Ob sich für Sie stattdessen eine Präqualifizierung lohnt, hängt davon ab, wie oft Sie anbieten.

Häufige Fragen

Wer unterschreibt das Angebot einer Bietergemeinschaft?

In der Regel das bevollmächtigte Mitglied, gestützt auf die von allen unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung. Was genau verlangt ist, steht in den Vergabeunterlagen.

Darf der Auftraggeber Bietergemeinschaften ausschließen?

Grundsätzlich nein. Bietergemeinschaften sind wie Einzelbieter zu behandeln. Der Auftraggeber darf aber verlangen, dass sie im Auftragsfall eine bestimmte Rechtsform annehmen, wenn das für die Ausführung nötig ist.

Muss jedes Mitglied alle Eignungsnachweise erbringen?

Nein. Leistungsfähigkeit und Fachkunde werden gemeinsam betrachtet. Nachweise zu Ausschlussgründen und oft auch zur Berufszulassung muss aber jedes Mitglied für sich vorlegen.

Was passiert, wenn ein Mitglied während der Ausführung insolvent wird?

Die übrigen Mitglieder haften weiter für die gesamte Leistung. Deshalb gehören Regeln für diesen Fall in den Vertrag der Gemeinschaft.