Was sind Zuschlagskriterien?

Zuschlagskriterien sind die Maßstäbe, nach denen ein öffentlicher Auftraggeber unter den geeigneten Bietern das beste Angebot auswählt. Nach § 127 GWB erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Das kann das billigste sein, muss es aber nicht: Neben dem Preis dürfen Qualität, Konzept, Personal, Service oder Umweltaspekte zählen. Welche Kriterien gelten und wie sie gewichtet sind, muss der Auftraggeber vorher bekanntgeben.

Für Bieter sind die Zuschlagskriterien die wichtigste Arbeitsanweisung im ganzen Verfahren. Wer sie kennt, weiß, wofür es Punkte gibt und wofür nicht.

Was das Gesetz vorgibt

Oberhalb der EU-Schwellenwerte regeln § 127 GWB und § 58 VgV die Zuschlagskriterien, für Bauleistungen § 16d EU VOB/A, unterhalb der Schwellen § 43 UVgO. Die wichtigsten Regeln:

• Die Kriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen. Allgemeine Unternehmenspolitik ohne Bezug zum Auftrag ist kein zulässiges Kriterium.
• Kriterien und Gewichtung stehen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen. Die Gewichtung darf als Spanne angegeben werden; ist das ausnahmsweise nicht möglich, genügt eine absteigende Reihenfolge.
• Die Kriterien müssen einen wirksamen Wettbewerb ermöglichen und eine objektive Prüfung der Angaben erlauben.
• Ein reiner Preiswettbewerb ist zulässig, etwa bei standardisierten Leistungen.

Welche Kriterien üblich sind

• Preis oder Kosten: der Angebotspreis, bei Geräten oder Fahrzeugen auch die Kosten über die gesamte Nutzungsdauer.
• Qualität des Konzepts: Vorgehen, Projektorganisation, Risikomanagement, Qualitätssicherung. Bei Dienstleistungen und IT-Projekten oft das schwerste Kriterium.
• Personal: Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Teams, wenn das die Qualität der Ausführung maßgeblich beeinflusst.
• Präsentation oder Teststellung: Das Team stellt sich vor oder zeigt die Lösung an einer Aufgabe des Auftraggebers.
• Service und Fristen: Reaktionszeiten, Ausführungsdauer, Erreichbarkeit.
• Umwelt und Soziales: etwa Emissionen, Recyclinganteil oder Barrierefreiheit.

Gewichtung und Wertungsmethoden

Jedes Kriterium erhält einen Anteil an der Gesamtwertung, zum Beispiel Preis 40 Prozent und Qualität 60 Prozent. Die Qualität wird meist mit Punkten bewertet, häufig auf einer Skala von 0 bis 5 oder in Schulnoten, jeweils mit einer Beschreibung, was für welche Punktzahl erfüllt sein muss. Der Preis wird über eine Formel in Punkte umgerechnet, etwa im Verhältnis zum günstigsten Angebot.

Für IT-Leistungen verwenden viele Auftraggeber die Methoden der UfAB, der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen. Verbreitet ist die einfache Richtwertmethode: Leistungspunkte geteilt durch Preis, das Angebot mit der höchsten Kennzahl gewinnt.

Zuschlagskriterien und Eignungskriterien

Die beiden Prüfungen sind streng getrennt. Eignungskriterien fragen, ob ein Unternehmen den Auftrag überhaupt ausführen kann. Zuschlagskriterien fragen, welches Angebot das beste ist. Ein „Mehr an Eignung“, etwa besonders viele Referenzen, bringt deshalb in der Wertung grundsätzlich keine zusätzlichen Punkte. Eine Ausnahme bildet die Erfahrung des konkret eingesetzten Personals, die als Zuschlagskriterium zulässig ist.

Beispiel einer Wertungsmatrix

Die Zahlen sind ein Beispiel. In echten Verfahren reicht die Spanne vom reinen Preiswettbewerb bis zu Verfahren, in denen der Preis nur ein Drittel zählt.

Typische Fehler beim Bieten

• Konzept an der Matrix vorbei. Bewertet wird, was zu einem Kriterium geschrieben steht. Gliedern Sie Ihr Konzept genau nach den Unterkriterien, in derselben Reihenfolge und mit denselben Begriffen.
• Allgemeine Versprechen. „Wir legen Wert auf Qualität“ erhält keine Punkte. Prüfbare Aussagen mit Zahlen, Rollen und Abläufen schon.
• Preis nicht zur Gewichtung passend. Bei 70 Prozent Preisgewicht entscheidet die Kalkulation, bei 30 Prozent eher das Konzept. Planen Sie den Aufwand für das Angebot entsprechend.
• Unklarheiten nicht gefragt. Ist eine Bewertungsregel unklar, stellen Sie eine Bieterfrage. Die Antwort gilt für alle und schützt Sie vor falschen Annahmen.

In der Praxis: die Wertung früh lesen

Die Zuschlagskriterien stehen selten vollständig in der Bekanntmachung, die Details liegen in den Vergabeunterlagen. TenderDach liest diese Unterlagen und zeigt, wie stark Preis und Qualität jeweils zählen. Verfahren, in denen nur der Preis entscheidet, werden für Umsetzer gesondert markiert, weil sie oft auf einen bestimmten Händler zugeschnitten sind. Für Verfahren, die Sie angehen, schlagen wir eine Gliederung des Konzepts entlang der Zuschlagskriterien vor. Mehr dazu unter Ausschreibungssoftware und Öffentliche Ausschreibungen finden. Den Weg vom Suchprofil bis zur Wertung beschreibt unser Leitfaden für KMU.

Häufige Fragen

Darf der Auftraggeber die Gewichtung nachträglich ändern?

Nach Ablauf der Angebotsfrist nicht. Vorher darf er die Unterlagen nur ändern, wenn er alle Bieter informiert und die Frist bei Bedarf verlängert.

Ist der billigste Bieter automatisch der Gewinner?

Nur wenn der Preis das einzige Zuschlagskriterium ist. Sonst gewinnt das Angebot mit der besten Gesamtwertung aus Preis und Qualität.

Erfahre ich, warum ich verloren habe?

Oberhalb der EU-Schwellenwerte informiert der Auftraggeber die unterlegenen Bieter vor dem Zuschlag über den Namen des Gewinners und die Gründe der Nichtberücksichtigung. Unterhalb der Schwellen lohnt sich eine Nachfrage.

Was ist ein ungewöhnlich niedriges Angebot?

Ein Preis, der deutlich unter den anderen Angeboten oder der Kostenschätzung liegt. Der Auftraggeber muss dann nachfragen und darf das Angebot ablehnen, wenn der Bieter den Preis nicht nachvollziehbar erklärt.