Was ist ein Leistungsverzeichnis?

Ein Leistungsverzeichnis (LV) ist der Teil der Vergabeunterlagen, der die geforderte Leistung in einzelne, nummerierte Positionen zerlegt. Jede Position beschreibt eine Teilleistung mit Text, Menge und Einheit. Der Bieter trägt pro Position einen Einheitspreis ein; daraus ergeben sich Positionspreise und die Angebotssumme. So werden Angebote Zeile für Zeile vergleichbar.

Im Bauwesen ist das LV seit Jahrzehnten Standard, doch auch bei Dienstleistungen, Lieferungen und IT-Projekten begegnet es Ihnen immer häufiger – manchmal als Excel-Preisblatt, manchmal als GAEB-Datei mit mehreren hundert Positionen.

Wie ein Leistungsverzeichnis aufgebaut ist

Ein typisches LV folgt einer festen Gliederung. Oben stehen Vorbemerkungen, die für alle Positionen gelten: Baustellenbedingungen, Arbeitszeiten, Ausführungsfristen, Abrechnungsregeln. Darunter folgen Titel und Untertitel, etwa „Erdarbeiten“ oder „Fenster Obergeschoss“, und darin die eigentlichen Positionen.

• Ordnungszahl (OZ): die eindeutige Nummer der Position, zum Beispiel 01.02.0030.
• Kurz- und Langtext: was genau zu leisten ist, einschließlich Material, Qualität und Ausführungsart.
• Menge und Einheit: etwa 240 m², 18 Stück oder „1 psch“ für eine Pauschale.
• Einheitspreis (EP) und Gesamtpreis (GP): vom Bieter auszufüllen; der GP ist Menge mal EP.

Daneben gibt es Sonderformen: Bedarfspositionen werden nur ausgeführt, wenn sie tatsächlich gebraucht werden, Wahlpositionen sind Alternativen, zwischen denen der Auftraggeber bei der Vergabe entscheidet. Die VOB/A lässt Bedarfspositionen allerdings nur noch ausnahmsweise zu. Für Bauleistungen verlangt die VOB/A eine eindeutige und erschöpfende Beschreibung, damit alle Bieter die Leistung gleich verstehen und ihre Preise ohne umfangreiche Vorarbeiten sicher kalkulieren können.

GAEB, Excel und Portale: die Formate

Im Baubereich werden Leistungsverzeichnisse meist im GAEB-Format ausgetauscht, einem Datenstandard des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen. Die Dateiendung verrät die Phase: Eine X83-Datei ist die Angebotsaufforderung, mit einer X84-Datei gibt der Bieter sein Angebot ab. Kalkulations- und AVA-Programme lesen diese Dateien direkt ein, sodass niemand Positionen abtippen muss.

Bei Liefer- und Dienstleistungen sind Excel-Preisblätter verbreiteter, oft mit gesperrten Zellen und festen Formeln. Über die E-Vergabe wird das ausgefüllte LV zusammen mit den übrigen Formblättern hochgeladen. Wichtig ist dabei: Die Datei muss exakt die Form behalten, die der Auftraggeber vorgegeben hat.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Malerbetrieb aus der Oberpfalz: Eine Gemeinde schreibt den Innenanstrich der Grundschule aus. Das LV umfasst 64 Positionen, darunter Wandflächen in m², Türzargen in Stück und eine Bedarfsposition für Schimmelbehandlung.
• Elektrofachbetrieb: Bei der Sanierung eines Feuerwehrhauses kommt das LV als GAEB-Datei. Das Kalkulationsprogramm übernimmt Positionen und Mengen, der Betrieb ergänzt nur Preise und prüft die Langtexte auf Besonderheiten.
• IT-Dienstleister: Ein Landkreis beschafft den Support für 900 Arbeitsplätze. Das Preisblatt listet Stundensätze nach Rollen, Pauschalen für Rollouts und eine geschätzte Menge an Einsätzen vor Ort.

Leistungsverzeichnis, Leistungsbeschreibung, Lastenheft

Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Die Leistungsbeschreibung ist der Oberbegriff für alles, was die geforderte Leistung festlegt. Das LV ist eine Form davon, die sogenannte konstruktive Beschreibung: Der Auftraggeber gibt vor, wie die Leistung aussieht. Die Alternative ist die funktionale Leistungsbeschreibung. Sie beschreibt nur Ziel und Anforderungen und überlässt den Lösungsweg dem Bieter – bei IT-Projekten und komplexen Bauvorhaben häufig die bessere Wahl.

In der Softwareentwicklung entspricht das eher dem Lastenheft, das die Anforderungen aus Sicht des Auftraggebers sammelt. Das Pflichtenheft ist dann die Antwort des Auftragnehmers, wie er die Anforderungen umsetzt. Ein LV mit festen Positionen passt dagegen dort, wo die Leistung schon vor der Vergabe genau feststeht.

Typische Fehler beim Ausfüllen

• Änderungen am LV: Wer Texte umformuliert, Positionen streicht oder Mengen anpasst, ändert die Vergabeunterlagen. Das führt in der Regel zum Ausschluss. Einwände gehören in eine Bieterfrage, nicht ins Angebot.
• Fehlende Preise: Eine leere Position macht das Angebot unvollständig. Bleibt ein Preis bewusst offen, muss klar sein, warum, und das geht in den seltensten Fällen gut.
• Preise verschieben: Kosten aus einer Position in eine andere umzulegen, um bei erwarteten Mengenänderungen zu profitieren, gilt als unzulässige Mischkalkulation.
• Vorbemerkungen überlesen: Dort stehen oft Pflichten, die in keiner Position auftauchen, etwa Baustelleneinrichtung, Entsorgung oder Dokumentation. Sie müssen in den Einheitspreisen enthalten sein.
• Mengen blind übernehmen: Die Mengen im LV sind Schätzungen des Auftraggebers. Abgerechnet wird bei Einheitspreisverträgen nach tatsächlicher Menge; starke Abweichungen können nach VOB/B zu einer Preisanpassung führen.

In der Praxis: vom LV zur Entscheidung

Ein LV zu bepreisen kostet Stunden. Umso ärgerlicher ist es, wenn sich erst beim Lesen herausstellt, dass der Auftrag nicht passt – wegen einer Referenzanforderung, eines Mindestumsatzes oder einer Frist. Unsere Ausschreibungssoftware TenderDach lädt die Vergabeunterlagen herunter, wandelt PDF, Word und Tabellen in lesbaren Text um und prüft sie gegen Ihr Profil, bevor Sie Zeit in die Kalkulation stecken. Sie erfahren die Hauptbarriere in einem Satz und sehen, welche Formblätter auszufüllen sind. Mehr dazu auf der Seite Ausschreibungen finden mit TenderDach.

Wenn Leistungsverzeichnisse bei Ihnen aus mehreren Programmen kommen und in Ihre Kalkulation oder Ihr ERP übertragen werden müssen, lässt sich das über Dokumente und Daten automatisieren.

Häufige Fragen

Was bedeutet „psch“ im Leistungsverzeichnis?

„psch“ steht für pauschal. Die Position wird nicht nach Menge abgerechnet, sondern mit einem festen Betrag für die gesamte beschriebene Teilleistung, etwa die Baustelleneinrichtung.

Darf ich im LV ein Nebenangebot machen?

Nur, wenn der Auftraggeber Nebenangebote ausdrücklich zulässt. Dann reichen Sie es getrennt vom Hauptangebot ein und halten sich an die Mindestanforderungen, die in den Unterlagen genannt sind.

Was ist der Unterschied zwischen Einheitspreis und Gesamtpreis?

Der Einheitspreis gilt für eine Einheit, etwa einen Quadratmeter. Der Gesamtpreis ist Einheitspreis mal Menge. Weichen beide rechnerisch voneinander ab, ist in Bauvergaben in der Regel der Einheitspreis maßgeblich.

Wer erstellt das Leistungsverzeichnis?

Der Auftraggeber, bei Bauprojekten meist ein beauftragtes Planungsbüro. Der Bieter füllt es nur aus. Ist eine Position unklar oder widersprüchlich, stellen Sie rechtzeitig vor Ablauf der Frist eine Bieterfrage.