Was ist Vergaberecht?

Vergaberecht ist die Gesamtheit der Regeln, nach denen öffentliche Auftraggeber Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen einkaufen. Es schreibt vor, wie ein Bedarf bekannt gemacht, Angebote verglichen und Aufträge vergeben werden. Ziel ist, dass Steuergeld wirtschaftlich ausgegeben wird und jedes geeignete Unternehmen eine faire Chance auf den Auftrag bekommt.

Wer an eine Gemeinde, ein Klinikum oder eine Landesbehörde verkaufen will, verkauft nicht an einen Einkäufer mit Vorlieben, sondern in ein festgelegtes Verfahren. Das klingt starr, hat aber einen Vorteil: Die Anforderungen stehen schwarz auf weiß in den Unterlagen.

Die Grundsätze des Vergaberechts

Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) nennt in § 97 die Prinzipien, an denen sich jedes Verfahren messen lassen muss:

• Wettbewerb: Aufträge werden im Wettbewerb vergeben, nicht unter der Hand.
• Transparenz: Anforderungen, Zuschlagskriterien und Gewichtung werden vorher bekannt gegeben.
• Gleichbehandlung: Alle Bieter bekommen dieselben Informationen zur selben Zeit.
• Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit: Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot; Anforderungen müssen zum Auftrag passen.
• Mittelstandsfreundlichkeit: Aufträge sind grundsätzlich in Lose zu teilen, damit auch kleinere Unternehmen mitbieten können.

Hinzu kommen soziale, ökologische und innovative Aspekte, die Auftraggeber in Kriterien und Vertragsbedingungen berücksichtigen dürfen.

Zwei Welten: oberhalb und unterhalb der Schwelle

Das deutsche Vergaberecht teilt sich an den EU-Schwellenwerten. Welche Regeln gelten, hängt vom geschätzten Auftragswert ab.

Quer dazu liegen die Landesvergabegesetze. Sie regeln etwa Tariftreue, Mindestentgelte oder eigene Wertgrenzen und gelten zusätzlich zum Bundes- und EU-Recht. Die EU-Vergaberichtlinie für klassische Auftraggeber ist bei EUR-Lex abrufbar.

Wer als öffentlicher Auftraggeber gilt

Der Begriff reicht weiter, als viele denken. Neben Bund, Ländern, Landkreisen und Gemeinden zählen dazu:

• Einrichtungen, die im Allgemeininteresse tätig sind und überwiegend vom Staat finanziert oder beherrscht werden, etwa Hochschulen, viele Kliniken, Wohnungsbaugesellschaften oder Stadtwerke,
• Sektorenauftraggeber in Energie, Wasser und Verkehr,
• in bestimmten Fällen sogar private Bauherren, deren Vorhaben überwiegend öffentlich gefördert werden.

Für Sie als Anbieter heißt das: Auch der Auftrag des städtischen Energieversorgers kann ein förmliches Vergabeverfahren sein.

Wie ein Vergabeverfahren abläuft

1. Bedarf und Schätzung. Der Auftraggeber beschreibt die Leistung und schätzt ihren Wert. Davon hängen Regelwerk und Verfahrensart ab.
2. Bekanntmachung. Das Verfahren wird auf Vergabeplattformen veröffentlicht, oberhalb der Schwelle auch europaweit.
3. Unterlagen und Fragen. Bieter laden die Unterlagen herunter und stellen Fragen über die Plattform. Die Antworten gehen an alle.
4. Angebot. Die Abgabe erfolgt elektronisch über die E-Vergabe und fristgerecht.
5. Wertung. Formale Prüfung, Eignung, Angemessenheit des Preises, dann die Wertung nach den bekannt gegebenen Kriterien.
6. Information und Zuschlag. Unterlegene Bieter werden informiert, dann erhält der Gewinner den Zuschlag, und der Vertrag ist geschlossen.

Wie viel Form dabei im Spiel ist, bestimmt die Verfahrensart. Bei der öffentlichen Ausschreibung und dem offenen Verfahren darf jeder anbieten, verhandelt wird nicht. Bei beschränkten Verfahren wählt der Auftraggeber zuerst die Bewerber aus. Verhandlungsverfahren und die freihändige Vergabe erlauben Gespräche über Preis und Inhalt, sind aber an Voraussetzungen gebunden. Für Bieter ändert sich vor allem die Reihenfolge: erst Eignung nachweisen und dann anbieten oder beides in einem Schritt.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Malerbetrieb: Die Gemeinde lässt die Grundschule streichen. Das Verfahren läuft nach VOB/A, das Angebot besteht im Kern aus einem ausgefüllten Leistungsverzeichnis.
• Softwareanbieter: Ein Landkreis sucht eine Lösung für die Terminvergabe im Bürgerbüro. Unterhalb der Schwelle nach UVgO, gewertet werden Preis, Funktionsumfang und eine Teststellung.
• Catering-Unternehmen: Die Schulverpflegung eines Zweckverbands wird über fünf Jahre vergeben. Der Gesamtwert überschreitet die Schwelle; es gelten die Sonderregeln für soziale und andere besondere Dienstleistungen.

Warum Angebote scheitern

Die meisten Ausschlüsse haben nichts mit der fachlichen Leistung zu tun. Typisch sind:

• eine verpasste Frist, auch um wenige Minuten,
• ein fehlendes oder nicht unterschriebenes Formblatt,
• eigene Änderungen an den Vergabeunterlagen, etwa ergänzte Zahlungsbedingungen,
• abgelaufene Eignungsnachweise wie Unbedenklichkeitsbescheinigungen,
• fehlende Erklärungen zu Nachunternehmern oder zur Bietergemeinschaft.

Dazu kommt ein strategischer Fehler: Unternehmen bieten auf alles, was entfernt passt, statt früh und begründet abzusagen. Das kostet die Zeit, die für die guten Verfahren fehlt.

In der Praxis: das Vergaberecht als Vertriebskanal nutzen

Für Mittelständler ist der öffentliche Markt einer der wenigen Kanäle, in denen nicht der lauteste Anbieter gewinnt, sondern der, der die Anforderungen erfüllt. Die eigentliche Hürde ist das Lesen: dutzende Portale, lange Unterlagen, versteckte Mindestanforderungen. Mit TenderDach, unserer Software für Ausschreibungen, übernimmt die Maschine das Suchen, Herunterladen und Vorprüfen. Sie entscheiden über Teilnahme und Preis.

Einen praktischen Einstieg mit Checkliste der Eignungsnachweise bietet unser Beitrag UVgO, VgV und Vergaberecht.

Häufige Fragen

Gilt das Vergaberecht auch für private Unternehmen?

Als Einkäufer grundsätzlich nicht. Ausnahmen sind Unternehmen, die vom Staat beherrscht werden oder im Sektorenbereich tätig sind, und Vorhaben, die überwiegend öffentlich gefördert werden. Als Bieter betrifft es jedes Unternehmen, das an öffentliche Stellen verkauft.

Ist das Vergaberecht in allen Bundesländern gleich?

Oberhalb der Schwelle weitgehend ja, weil GWB und VgV Bundesrecht sind. Unterhalb unterscheiden sich die Länder bei Wertgrenzen, Tariftreue und Rechtsschutz teils deutlich.

Was ist der Unterschied zwischen Vergaberecht und Ausschreibung?

Das Vergaberecht ist das Regelwerk. Eine Ausschreibung ist ein einzelnes Verfahren, das nach diesen Regeln abläuft.

Ändert sich das Vergaberecht gerade?

Ja, laufend. Bund und Länder haben in den letzten Jahren Wertgrenzen angehoben und Verfahren vereinfacht, weitere Reformen zur Beschleunigung sind angestoßen. Prüfen Sie vor jedem Verfahren die Rechtsgrundlage in den Unterlagen.