Was ist die VgV?

Die VgV (Vergabeverordnung) ist die Rechtsverordnung, die in Deutschland das Verfahren für öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte regelt. Sie füllt den vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) mit Details zu Verfahrensarten, Fristen, Eignung und Zuschlag aus und setzt die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU um.

Anders als die Regeln unterhalb der Schwelle ist die VgV verbindliches Bundesrecht, das in allen Ländern gleich gilt. Das macht EU-Verfahren formaler, aber auch berechenbarer: Fristen stehen im Gesetz, und wer sich benachteiligt sieht, kann eine unabhängige Vergabekammer anrufen.

Wo die VgV im Vergaberecht steht

Das Vergaberecht oberhalb der Schwelle ist in Stufen aufgebaut, oft als Kaskade bezeichnet:

1. EU-Richtlinien geben den Rahmen vor.
2. Das GWB (§§ 97 ff.) regelt Grundsätze, Begriffe, Ausschlussgründe und den Rechtsschutz.
3. Die VgV regelt das konkrete Verfahren für Liefer- und Dienstleistungen, einschließlich Architekten- und Ingenieurleistungen in einem eigenen Abschnitt.
4. Für Bauaufträge verweist die VgV auf den EU-Abschnitt der VOB/A.

Daneben gibt es Schwester-Verordnungen: die SektVO für Auftraggeber in Energie, Wasser und Verkehr, die KonzVgV für Konzessionen und die VSVgV für Verteidigung und Sicherheit. Den vollständigen Text der VgV finden Sie bei gesetze-im-internet.de.

Die Verfahrensarten der VgV

• Offenes Verfahren: Jedes Unternehmen darf ein Angebot abgeben. Das Gegenstück zur nationalen öffentlichen Ausschreibung.
• Nicht offenes Verfahren: Nach einem Teilnahmewettbewerb geben nur ausgewählte Bewerber ein Angebot ab.
• Verhandlungsverfahren: Über Angebote wird verhandelt, mit oder ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb. Zulässig nur bei bestimmten Voraussetzungen, etwa wenn die Leistung konzeptionelle Lösungen erfordert.
• Wettbewerblicher Dialog: Für komplexe Vorhaben, bei denen der Auftraggeber die Lösung erst mit den Bewerbern erarbeitet.
• Innovationspartnerschaft: Für Leistungen, die es am Markt noch nicht gibt und die gemeinsam entwickelt werden.

Zwischen offenem und nicht offenem Verfahren hat der Auftraggeber die freie Wahl. Die übrigen Verfahren muss er begründen.

Fristen in EU-Verfahren

Die VgV legt Mindestfristen fest, die der Auftraggeber verlängern, aber nur in Ausnahmefällen unterschreiten darf:

• Offenes Verfahren: mindestens 35 Tage für Angebote ab Absendung der Bekanntmachung. Weil Angebote elektronisch eingereicht werden, verkürzt sie sich in der Praxis meist auf 30 Tage.
• Nicht offenes Verfahren und Verhandlungsverfahren: mindestens 30 Tage für Teilnahmeanträge, danach mindestens 30 Tage für Angebote, bei elektronischer Abgabe verkürzbar auf 25 Tage.
• Verkürzungen sind bei hinreichend begründeter Dringlichkeit oder nach einer Vorinformation möglich.

Vor dem Zuschlag informiert der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über Namen des Gewinners und Gründe der Ablehnung. Danach muss er eine Wartefrist einhalten, bei elektronischer Information zehn Kalendertage. Erst dann darf er den Vertrag schließen.

Eignung, Nachweise und Ausschluss

Geprüft wird, ob ein Unternehmen den Auftrag ausführen kann: Befähigung zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Der geforderte Mindestjahresumsatz darf grundsätzlich höchstens das Zweifache des Auftragswerts betragen, und Referenzen für Dienstleistungen beziehen sich in der Regel auf die letzten drei Jahre.

Als vorläufigen Beleg akzeptieren Auftraggeber die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE). Die eigentlichen Nachweise reicht dann nur ein, wer in die engere Wahl kommt. Eine Eintragung in ein amtliches Verzeichnis ersetzt viele Einzelnachweise, mehr dazu unter Präqualifizierung. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe, etwa bestimmte Straftaten oder nicht gezahlte Steuern, stehen im GWB.

Rechtsschutz: Rüge und Vergabekammer

Oberhalb der Schwelle haben Bieter einen einklagbaren Anspruch darauf, dass die Vergaberegeln eingehalten werden. Der Weg führt über zwei Stufen:

1. Rüge beim Auftraggeber. Erkannte Verstöße müssen innerhalb von zehn Kalendertagen gerügt werden. Fehler, die schon aus der Bekanntmachung oder den Unterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist.
2. Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer. Hilft der Auftraggeber der Rüge nicht ab, entscheidet die Vergabekammer. Gegen deren Beschluss ist die sofortige Beschwerde zum Oberlandesgericht möglich.

Wichtig: Ist der Zuschlag wirksam erteilt, lässt er sich in aller Regel nicht mehr aufheben. Die Wartefrist vor dem Zuschlag ist deshalb Ihr Zeitfenster.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Softwarehaus: Ein Landesamt schreibt die Weiterentwicklung eines Fachverfahrens über vier Jahre EU-weit aus. Das Unternehmen reicht mit dem Angebot die EEE ein und belegt seine Referenzen erst auf Anforderung.
• Ingenieurbüro: Eine Stadt vergibt die Planung einer Kita im Verhandlungsverfahren nach dem Abschnitt für Architekten- und Ingenieurleistungen. Gewertet werden Konzept, Team und Honorar.
• IT-Systemhaus: Ein Klinikverbund kauft Netzwerktechnik im offenen Verfahren. Die Frist beträgt 30 Tage; das Unternehmen stellt eine Bieterfrage zu einer widersprüchlichen Mengenangabe und erhält die Antwort über die Plattform.

Typische Fehler in VgV-Verfahren

• Rügefrist verpasst. Wer einen Fehler erkennt und bis nach der Abgabe wartet, kann ihn später oft nicht mehr geltend machen.
• EEE unvollständig. Leere Pflichtfelder oder widersprüchliche Angaben zu Unterauftragnehmern führen zu Nachforderungen oder zum Ausschluss.
• Wertungsmatrix übersehen. Die Gewichtung von Preis und Qualität steht in den Unterlagen. Wer sie zuletzt liest, schreibt am Bewertungsschema vorbei.
• Abgabe in letzter Minute. Die E-Vergabe kennt keine Kulanz. Ein Upload, der eine Minute nach Fristende ankommt, ist verspätet.

In der Praxis: EU-Verfahren früher bewerten

EU-Verfahren sind für den Mittelstand attraktiv, weil die Volumen größer sind. Aufwendig ist vor allem die Frage, ob sich ein Verfahren lohnt: Mindestumsatz, geforderte Zertifikate und Referenzen stehen selten in der Bekanntmachung, sondern tief in den Unterlagen. TenderDach, unsere Software für öffentliche Ausschreibungen, lädt diese Unterlagen herunter, liest sie und nennt die Hauptbarriere in einem Satz. Kalkulation, Konzept und Unterschrift bleiben bei Ihnen.

Wenn Sie vor einem ersten EU-Verfahren eine zweite Meinung zur Aufstellung wollen, sprechen Sie mit uns in einer Expertenberatung. Rechtsberatung ersetzt das nicht; bei Streitfragen gehört eine Fachkanzlei für Vergaberecht an den Tisch.

Häufige Fragen

Wann gilt die VgV und wann die UVgO?

Entscheidend ist der geschätzte Nettoauftragswert. Erreicht oder überschreitet er den EU-Schwellenwert, gilt die VgV. Darunter gilt für Liefer- und Dienstleistungen in der Regel die UVgO.

Wo werden VgV-Verfahren veröffentlicht?

Im Supplement zum Amtsblatt der EU, der Datenbank TED, und zusätzlich auf nationalen Plattformen. Die Vergabeunterlagen müssen ab der Bekanntmachung frei und vollständig elektronisch abrufbar sein.

Gilt die VgV auch für Bauaufträge?

Nur mittelbar. Für Bauaufträge oberhalb der Schwelle regelt der EU-Abschnitt der VOB/A das Verfahren; die VgV verweist darauf.

Brauche ich für ein VgV-Verfahren einen Anwalt?

Für die Abgabe nicht. Viele Unternehmen bieten ohne anwaltliche Hilfe erfolgreich an. Bei einer Rüge oder einem Nachprüfungsverfahren ist eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei dagegen dringend zu empfehlen.