Was ist eine freihändige Vergabe?

Die freihändige Vergabe ist ein Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte, bei dem ein öffentlicher Auftraggeber sich direkt an ein oder mehrere ausgewählte Unternehmen wendet und mit ihnen über die Auftragsbedingungen verhandelt, auch über den Preis. Eine förmliche Ausschreibung findet nicht statt. Heute trägt das Verfahren diesen Namen noch bei Bauleistungen nach VOB/A.

Der Begriff hält sich hartnäckig. In Gesprächen mit Kämmerern und Bauämtern hören Sie ihn oft auch dort, wo formal längst ein anderes Verfahren gemeint ist.

Ein Name, zwei Regelwerke

Bis 2017 kannte auch die VOL/A für Liefer- und Dienstleistungen die freihändige Vergabe. Mit der UVgO wurde sie dort durch die Verhandlungsvergabe ersetzt, die es mit und ohne Teilnahmewettbewerb gibt. Inhaltlich ist die Idee dieselbe: Der Auftraggeber darf verhandeln. Neu sind vor allem die Regeln zur Transparenz, zum Beispiel die Pflicht, mehrere Angebote einzuholen, wenn nichts dagegen spricht.

Im ersten Abschnitt der VOB/A für Bauleistungen heißt das Verfahren weiterhin freihändige Vergabe. Oberhalb der EU-Schwellenwerte entspricht ihm das Verhandlungsverfahren, das deutlich strenger geregelt ist.

Wie eine freihändige Vergabe abläuft

1. Auswahl: Die Vergabestelle wählt Unternehmen aus, die sie für geeignet hält, oft aus früheren Aufträgen oder einer Bewerberliste.
2. Anfrage: Sie schickt eine Leistungsbeschreibung und bittet um Angebote. Form und Frist legt sie selbst fest.
3. Verhandlung: Über Preis, Termine, Ausführung und Leistungsumfang darf gesprochen werden. Alle Beteiligten müssen dabei gleich behandelt werden.
4. Zuschlag und Dokumentation: Der Auftrag geht an das wirtschaftlichste Angebot. Die Gründe für die Wahl des Verfahrens und für die Entscheidung müssen in einem Vergabevermerk festgehalten werden.

Wann sie zulässig ist

Die freihändige Vergabe ist eine Ausnahme. Der Auftraggeber braucht einen Grund, den die Vergabeordnung zulässt, zum Beispiel:

• Der Auftragswert liegt unter einer festgelegten Wertgrenze. Bund und Länder haben diese Grenzen in den vergangenen Jahren vielerorts angehoben, teils befristet.
• Die Leistung kann aus technischen Gründen oder wegen Schutzrechten nur ein bestimmtes Unternehmen erbringen.
• Es ist besonders dringlich, etwa nach einem Unwetterschaden, und für ein förmliches Verfahren bleibt keine Zeit.
• Eine vorherige Ausschreibung hat kein annehmbares Ergebnis gebracht.
• Die Leistung lässt sich vorab nicht so eindeutig beschreiben, dass Angebote vergleichbar wären.

Welche Grenzen konkret gelten, hängt vom Auftraggeber ab: Für Bundesbehörden gelten andere Werte als für Kommunen in Bayern oder Nordrhein-Westfalen. Den Hintergrund zur großen Linie liefert der Artikel zu den Schwellenwerten im Vergaberecht.

Freihändige Vergabe, Direktauftrag, beschränkte Ausschreibung

• Direktauftrag: Bei sehr kleinen Werten darf der Auftraggeber ohne jedes Verfahren beauftragen. Die freihändige Vergabe ist dagegen ein Verfahren mit Anfrage, Vergleich und Dokumentation.
• Beschränkte Ausschreibung: Auch hier bieten nur ausgewählte Unternehmen an, aber verhandelt wird nicht. Das Angebot gilt so, wie es abgegeben wurde.
• Öffentliche Ausschreibung: Offen für alle, mit Verhandlungsverbot. Sie ist das Gegenstück, vor allem bei Bauleistungen der Regelfall.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Zimmerei nach Sturmschaden: Ein Sturm deckt das Dach einer Turnhalle ab. Die Stadt fragt zwei Zimmereien aus der Nähe an, verhandelt über Termin und Preis und vergibt am selben Tag.
• Metallbauer mit Spezialkonstruktion: Für ein denkmalgeschütztes Treppengeländer gibt es nur einen Betrieb in der Region, der die historische Schmiedetechnik beherrscht. Die Vergabestelle begründet die Wahl des Verfahrens im Vermerk.
• Straßenbauer bei kleinem Auftrag: Die Ausbesserung eines Gehwegs liegt unter der Wertgrenze. Die Gemeinde holt drei Angebote ein und verhandelt mit dem günstigsten über den Ausführungszeitraum.

Chancen und Risiken für Bieter

Die Chance: Sie können im Gespräch zeigen, was Ihr Angebot besser macht, und über Details verhandeln, die in einer Ausschreibung starr wären. Die Konkurrenz ist klein.

Das Risiko: Sie kommen nur zum Zug, wenn die Vergabestelle Sie kennt. Und Rechtsschutz gibt es unterhalb der Schwelle kaum. Wird ein Auftrag unzulässig freihändig vergeben, bleibt meist nur eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Behalten Sie außerdem im Blick: Auch in der Verhandlung gilt, was schriftlich vereinbart ist. Mündliche Zusagen zu Mehrleistungen sollten Sie sich bestätigen lassen.

In der Praxis: sichtbar werden, bevor angefragt wird

Freihändige Vergaben erscheinen vorab auf keinem Portal. Hilfreich ist deshalb der Blick in die Gegenrichtung: Wer regelmäßig sieht, welche Auftraggeber in seiner Region Aufträge vergeben, weiß, wo sich eine Vorstellung lohnt. TenderDach sammelt Bekanntmachungen aus 24 angebundenen Quellen (Stand August 2026) und zeigt Ihnen jeden Werktag die Verfahren, die zu Ihrem Profil passen – eine Grundlage, um die richtigen Vergabestellen kennenzulernen. Mehr auf der Seite Ausschreibungen finden mit TenderDach.

Wenn Sie klären wollen, ob öffentliche Aufträge für Ihr Unternehmen überhaupt ein sinnvoller Vertriebsweg sind, sprechen Sie mit uns in einer Expertenberatung.

Häufige Fragen

Gibt es die freihändige Vergabe noch?

Ja, bei Bauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte nach VOB/A. Für Liefer- und Dienstleistungen heißt das entsprechende Verfahren seit der UVgO Verhandlungsvergabe.

Muss der Auftraggeber mehrere Angebote einholen?

In der Regel ja, wenn das möglich ist. Nur ein Unternehmen anzufragen ist zulässig, wenn es dafür einen dokumentierten Grund gibt, zum Beispiel ein Alleinstellungsmerkmal oder besondere Dringlichkeit.

Darf bei der freihändigen Vergabe über den Preis verhandelt werden?

Ja. Genau das unterscheidet sie von den Ausschreibungen. Die Verhandlung muss aber fair sein: Alle Bieter erhalten dieselben Informationen und dieselbe Chance, ihr Angebot nachzubessern.

Wird eine freihändige Vergabe veröffentlicht?

Vorab meist nicht. Ab bestimmten Auftragswerten muss der Auftraggeber aber nachträglich über den erteilten Auftrag informieren.