Was ist eine beschränkte Ausschreibung?

Die beschränkte Ausschreibung ist ein nationales Vergabeverfahren, bei dem der öffentliche Auftraggeber nur eine begrenzte Zahl ausgewählter Unternehmen zur Abgabe eines Angebots auffordert. Die Auswahl erfolgt entweder über einen vorgeschalteten, öffentlichen Teilnahmewettbewerb oder direkt durch die Vergabestelle. Wie bei der öffentlichen Ausschreibung gilt ein Verhandlungsverbot.

Für Bieter hat das zwei Seiten. Wer eingeladen wird, trifft auf wenige Wettbewerber. Wer nicht eingeladen wird, erfährt vom Auftrag oft gar nichts.

Zwei Varianten: mit und ohne Teilnahmewettbewerb

Mit Teilnahmewettbewerb läuft das Verfahren in zwei Stufen. Zuerst macht der Auftraggeber den Auftrag öffentlich bekannt, und Unternehmen bewerben sich mit ihren Eignungsnachweisen. Aus den geeigneten Bewerbern wählt er anhand vorab bekannter Kriterien einige aus. Erst diese erhalten die vollständigen Vergabeunterlagen und geben ein Angebot ab.

Ohne Teilnahmewettbewerb entfällt die öffentliche Stufe. Die Vergabestelle spricht direkt mehrere Unternehmen an, in der Regel mindestens drei. Sie soll dabei zwischen den Unternehmen wechseln, damit nicht immer dieselben Betriebe zum Zug kommen. Eine Bekanntmachung gibt es vorher nicht, meist aber eine Information über den erteilten Auftrag im Nachhinein.

Für die Vergabestelle ist die zweistufige Variante mehr Aufwand, dafür bekommt sie weniger, aber besser passende Angebote. Für Bieter heißt das: Der Teilnahmeantrag ist kein Formular, das man nebenbei ausfüllt. Er entscheidet, ob Sie überhaupt die Chance auf ein Angebot erhalten. Häufig vergibt die Vergabestelle dafür Punkte, zum Beispiel für die Zahl und Größe vergleichbarer Referenzen oder für die Qualifikation des vorgesehenen Personals.

Wann die beschränkte Ausschreibung zulässig ist

Hier unterscheiden sich die Regelwerke:

• Liefer- und Dienstleistungen nach UVgO: Die Variante mit Teilnahmewettbewerb darf der Auftraggeber frei wählen, sie steht gleichrangig neben der öffentlichen Ausschreibung. Ohne Teilnahmewettbewerb braucht er einen Grund, etwa einen geringen Auftragswert unterhalb landesrechtlicher Wertgrenzen, fehlende Angebote in einem vorherigen Verfahren oder einen Aufwand, der in keinem Verhältnis zum Auftrag stünde.
• Bauleistungen nach VOB/A: Die öffentliche Ausschreibung ist der Normalfall. Beschränkt ausschreiben darf der Auftraggeber bis zu festgelegten Wertgrenzen je Gewerk oder wenn besondere Gründe vorliegen. Bund und Länder haben diese Grenzen teils per Erlass angehoben; maßgeblich ist, was für den jeweiligen Auftraggeber gilt.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte heißt das vergleichbare Verfahren nicht offenes Verfahren. Es hat immer einen Teilnahmewettbewerb und gesetzliche Mindestfristen.

Abgrenzung zu anderen Verfahren

Beispiele aus dem Mittelstand

• Heizungsbauer aus Niederbayern: Die Gemeinde tauscht die Heizung im Kindergarten. Der Wert liegt unter der Grenze für beschränkte Ausschreibungen, die Vergabestelle fordert drei Fachbetriebe aus der Region zum Angebot auf. Der Betrieb war im Vorjahr zuverlässig bei einer kleinen Reparatur im Rathaus.
• Beratungsunternehmen für Datenschutz: Eine Hochschule sucht einen externen Datenschutzbeauftragten. Im Teilnahmewettbewerb bewerben sich elf Anbieter, fünf werden aufgefordert, ein Angebot mit Konzept abzugeben.
• Druckerei: Ein Landesamt vergibt Broschüren. Die Druckerei kennt die Vergabestelle nicht und wird nicht eingeladen. Erst die nachträgliche Veröffentlichung zeigt ihr, dass es den Auftrag gab.

So kommen Sie auf die Einladungsliste

• Bei Vergabestellen bekannt sein. Viele Vergabestellen führen Listen geeigneter Unternehmen. Eine kurze Vorstellung mit Leistungsbereich und Referenzen bei den Auftraggebern in Ihrer Region ist erlaubt und sinnvoll.
• Präqualifiziert sein. Ein Eintrag im Präqualifikationsverzeichnis erleichtert es der Vergabestelle, Sie ohne Prüfaufwand einzuladen.
• Nachträgliche Veröffentlichungen auswerten. Wer sieht, welche Aufträge beschränkt vergeben wurden, erkennt Auftraggeber, bei denen sich eine Vorstellung lohnt.
• Im Teilnahmewettbewerb überzeugen. Hier entscheidet die Auswahl über Eignung und Referenzen, nicht über den Preis. Liefern Sie genau die Nachweise, nach denen die Auswahlkriterien fragen.

In der Praxis: Teilnahmewettbewerbe nicht verpassen

Teilnahmewettbewerbe haben eigene, oft kurze Fristen und werden leicht mit dem eigentlichen Angebotstermin verwechselt. TenderDach erfasst sie zusammen mit allen anderen Bekanntmachungen aus 24 angebundenen Quellen (Stand August 2026), liest die geforderten Eignungsnachweise aus den Unterlagen und nennt die Abgabefrist. Passt die Eignung nicht, erfahren Sie den Grund in einem Satz. Mehr dazu auf der Seite Ausschreibungen finden mit TenderDach.

Wie die nationalen Verfahren in UVgO und VgV zusammenhängen, erklärt unser Beitrag UVgO, VgV und der Einstieg in öffentliche Aufträge.

Häufige Fragen

Wie viele Unternehmen werden bei einer beschränkten Ausschreibung aufgefordert?

Ohne Teilnahmewettbewerb in der Regel mindestens drei. Mit Teilnahmewettbewerb legt der Auftraggeber die Zahl in der Bekanntmachung fest; sie muss ausreichen, um echten Wettbewerb zu sichern.

Kann ich mich auf eine beschränkte Ausschreibung ohne Einladung bewerben?

Nein. Ohne Teilnahmewettbewerb dürfen nur die aufgeforderten Unternehmen anbieten. Sie können aber bei der Vergabestelle Ihr Interesse für künftige Verfahren bekunden.

Welche Fristen gelten bei der beschränkten Ausschreibung?

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gibt es keine festen Mindestfristen. Der Auftraggeber muss für den Teilnahmeantrag und für das Angebot jeweils angemessene Fristen setzen, die sich am Umfang der geforderten Unterlagen orientieren.

Ist die beschränkte Ausschreibung ein Nachteil für den Wettbewerb?

Mit Teilnahmewettbewerb nicht, weil sich jeder bewerben kann. Ohne Teilnahmewettbewerb ist der Kreis klein; deshalb ist diese Variante an Voraussetzungen geknüpft und muss dokumentiert werden.