Was ist ein PIM-System?

Ein PIM-System (Product Information Management) ist eine Software, in der ein Unternehmen alle Produktinformationen zentral sammelt, pflegt und für verschiedene Kanäle aufbereitet – technische Daten, Beschreibungen, Bilder, Übersetzungen und Klassifizierungen. Von dort gelangen sie einheitlich in Onlineshop, Printkatalog, Marktplätze und die Datenlieferungen an Händler.

Wer Produkte nicht nur herstellt, sondern auch beschreiben muss, kennt das Problem: Die Maße stehen im ERP, die Texte in Word-Dateien, die Bilder auf einem Netzlaufwerk, die englische Fassung bei einer Übersetzerin – und im Shop steht noch die Version vom letzten Jahr.

Was ein PIM-System leistet

Ein PIM-System wird zur verbindlichen Quelle für alles, was ein Produkt nach außen beschreibt. Es beantwortet drei Fragen:

• Was ist das Produkt? Alle Merkmale in strukturierter Form: Abmessungen, Material, Leistung, Zertifikate, Zubehör, Varianten.
• Wie wird es dargestellt? Verkaufstexte, Bilder, Datenblätter, Montageanleitungen – je Sprache und Kanal.
• Wohin geht es? Welche Daten in welchem Format an Shop, Katalog, Marktplatz oder Großhandel geliefert werden.

Der Nutzen wächst mit der Zahl der Artikel, Varianten, Sprachen und Kanäle. Für einen Betrieb mit kleinem Sortiment und einem einzigen Shop ist ein PIM-System meist zu viel. Für einen Hersteller, dessen Sortiment in mehreren Sprachen an viele Händler geht, ist es oft das Rückgrat des Vertriebs.

Die wichtigsten Funktionen

• Datenmodell und Attribute: Für jede Produktgruppe wird festgelegt, welche Merkmale gepflegt werden müssen. Eine Pumpe braucht Förderhöhe und Anschlussgröße, ein Stuhl Sitzhöhe und Bezugsstoff.
• Varianten: Farben, Größen und Ausführungen werden als Varianten eines Grundprodukts geführt, statt jedes Mal alles neu anzulegen.
• Freigabe-Workflows: Technik ergänzt Daten, Marketing schreibt Texte, Produktmanagement gibt frei. Erst dann geht ein Artikel in die Kanäle.
• Vollständigkeitsprüfung: Das System zeigt, welche Artikel für welchen Kanal noch unvollständig sind.
• Übersetzungsverwaltung: Texte werden je Sprache gepflegt; neue oder geänderte Inhalte lassen sich gezielt zur Übersetzung geben.
• Export in Standards: Datenlieferungen im Katalogformat BMEcat oder mit Klassifizierungen wie ETIM und ECLASS, wie sie Großhandel und Einkaufsplattformen verlangen.

PIM, ERP, DAM und MDM

In der Praxis arbeiten die Systeme zusammen: Das ERP legt den Artikel mit Nummer und Preis an, das PIM-System ergänzt die Beschreibung, das DAM liefert die Bilder. Viele PIM-Lösungen bringen eine einfache Medienverwaltung gleich mit. Wichtig ist nur, dass für jedes Feld klar ist, welches System es führt. Sonst ändert der Vertrieb den Preis im Shop, das ERP überschreibt ihn in der Nacht, und am nächsten Morgen weiß niemand, welcher Wert gilt. Eine kurze Tabelle „Feld – führendes System – wer pflegt“ erspart viele solcher Diskussionen.

Beispiele aus dem Mittelstand

• Hersteller von Elektrokomponenten: Der Elektrogroßhandel verlangt Daten nach ETIM. Statt jede Lieferung von Hand in Tabellen zu füllen, erzeugt das PIM-System die Datei aus den gepflegten Merkmalen.
• Möbelhändler mit Onlineshop und Marktplätzen: Jeder Kanal hat eigene Pflichtfelder und Bildformate. Die Daten werden einmal gepflegt und je Kanal passend ausgespielt.
• Werkzeughersteller mit Exportgeschäft: Produktbeschreibungen in mehreren Sprachen bleiben synchron; ändert sich ein technischer Wert, sieht die Übersetzungssteuerung, welche Sprachfassungen betroffen sind.
• Katalog auf Knopfdruck: Der jährliche Printkatalog entsteht aus denselben Daten wie der Shop, statt in einem separaten Layout-Programm nachgepflegt zu werden.

Einführung: Worauf es ankommt

• Datenmodell vor Software: Die schwierigste Arbeit ist die Festlegung, welche Merkmale je Produktgruppe gebraucht werden. Diese Arbeit bleibt, egal welches Produkt Sie wählen.
• Bestehende Daten: Die Übernahme aus Excel-Listen, alten Katalogen und dem ERP ist eine eigene Datenmigration mit Bereinigung und Dublettenabgleich.
• Anbindungen: Ein PIM-System entfaltet seinen Nutzen erst mit sauberen Verbindungen zu ERP, Shop und Marktplätzen, meist über Schnittstellen oder Dateiexporte.
• Zuständigkeiten: Wer pflegt welche Felder, wer gibt frei? Ohne klare Rollen wird das PIM-System schnell zur nächsten unvollständigen Tabelle.
• Standard oder eigene Lösung: Es gibt etablierte Produkte, darunter Open-Source-Lösungen wie Akeneo und Pimcore. Bei sehr speziellen Anforderungen kann eine schlanke Individualsoftware die bessere Wahl sein.

In der Praxis: Produktdaten, die überall stimmen

Ob Sie ein fertiges PIM-System einführen oder die Produktdaten in bestehenden Programmen belassen: Entscheidend ist, dass sie ohne Abtippen dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden. Bei der Systemintegration verbinden wir PIM, ERP, Shop und Marktplätze und überwachen jede Verbindung. Produkttexte und Übersetzungen für viele Sprachen erstellen und pflegen wir über Inhalte und Übersetzung – für eine Beratungswebsite haben wir die Lokalisierung in 16 Sprachen umgesetzt.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich ein PIM-System?

Wenn Produktdaten in mehr als einem Kanal oder in mehreren Sprachen gebraucht werden, wenn Händler strukturierte Datenlieferungen verlangen oder wenn die Pflege in Tabellen regelmäßig zu widersprüchlichen Angaben führt.

Kann mein Shop-System nicht einfach das PIM ersetzen?

Für einen einzelnen Shop oft ja. Sobald Katalog, Marktplätze oder Händlerdaten hinzukommen, stößt die Produktpflege im Shop an Grenzen, weil sie auf diesen einen Kanal zugeschnitten ist.

Hilft KI bei der Produktdatenpflege?

Ja, etwa beim Entwurf von Produkttexten aus technischen Merkmalen, beim Übersetzen oder beim Zuordnen von Artikeln zu Klassifizierungen. Die fachliche Prüfung bleibt beim Menschen, denn ein falscher technischer Wert kann teuer werden.