KI im Unternehmen · Einkauf

KI im Einkauf: Abgleich statt Abtippen

KI im Einkauf liest Angebote, Bestätigungen und Rechnungen und meldet Abweichungen. Bestellen und verhandeln bleibt Ihre Sache.

Erstgespräch vereinbaren Anwendungsfälle

14 Tage: bis zum ersten Ergebnis
2–6 Wochen: bis zum produktiven Start
11+: Unternehmen mit KI im Einsatz

SEODACH KI-Berater

online · antwortet sofort

Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.

Belege lesen
Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen als PDF, E-Mail oder E-Rechnung werden ausgelesen.
Abweichungen melden
Menge, Preis und Liefertermin werden mit der Bestellung verglichen. Sie sehen nur, was nicht passt.
Kein Kauf ohne Freigabe
Die KI bestellt nichts und sagt Lieferanten nichts zu. Das bleibt bei Ihrem Einkaufsteam.

Wo der Einkauf seine Zeit verliert

Drei Angebote, drei Formate

Jeder Lieferant schickt sein eigenes PDF. Bevor verglichen werden kann, überträgt jemand Positionen, Staffelpreise und Lieferzeiten in eine Tabelle.

Bestätigungen, die keiner liest

Die Auftragsbestätigung nennt einen späteren Liefertermin als bestellt. Das fällt oft erst auf, wenn die Ware im Lager fehlt.

Rechnungsprüfung von Hand

Bestellung, Lieferschein und Rechnung liegen in verschiedenen Systemen. Ob alles zusammenpasst, prüft jemand Position für Position.

Wissen in einzelnen Köpfen

Welcher Lieferant zuletzt zu spät war oder wo ein Rahmenvertrag gilt, weiß oft nur eine Kollegin. Ist sie im Urlaub, beginnt die Suche von vorn.

Typische Anwendungsfälle: KI in der Beschaffung

KI in der Beschaffung hilft dort, wo Dokumente nach einem festen Muster geprüft werden. Die folgenden Punkte sind typische Anwendungsfälle aus unseren Erstgesprächen, keine Liste veröffentlichter Kundenprojekte. Welcher sich bei Ihnen zuerst lohnt, zeigt die Analyse.

Angebotsvergleich vorbereiten

Angebote werden ausgelesen und in eine gemeinsame Übersicht gebracht: Positionen, Preise, Mindestmengen, Lieferzeit, Zahlungsziel. Ihr Team vergleicht, statt abzutippen.

Lieferantenanfragen entwerfen

Aus einer Bedarfsmeldung entsteht ein Anfrageentwurf mit allen Angaben, die Lieferanten für ein Angebot brauchen. Verschickt wird nach Ihrer Freigabe.

Auftragsbestätigungen prüfen

Menge, Preis und Termin der Bestätigung werden mit der Bestellung abgeglichen. Bei einer Abweichung bekommt die zuständige Person eine Meldung.

Rechnung gegen Bestellung

Eingangsrechnungen werden mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen, bevor sie zur Zahlungsfreigabe gehen. Stimmt alles, liegt der Vorgang fertig vorbereitet bereit.

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Anbindung an ERP und EDI

Liefern Partner ihre Daten elektronisch, binden wir sie direkt an Ihr ERP an. Für große Handelspartner gibt es eine eigene EDI-Anbindung.

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Lieferantenwissen abrufbar

Rahmenverträge, Konditionen und Notizen werden durchsuchbar. Auf die Frage, was mit einem Lieferanten vereinbart ist, antwortet ein interner Assistent mit Quelle.

Die KI bereitet vor, Ihr Einkauf entscheidet

Diese Grenze legen wir beim Aufbau technisch fest, nicht nur in einer Arbeitsanweisung: Die KI hat keinen Zugriff auf Bestellfreigaben und schreibt Lieferanten nichts Verbindliches.

Übernimmt die KIBleibt bei Ihrem Team

AngeboteÜbernimmt die KI: Daten aus PDFs auslesen und gegenüberstellenBleibt bei Ihrem Team: Lieferanten auswählen und verhandeln

BestellungenÜbernimmt die KI: Abweichungen in Bestätigungen findenBleibt bei Ihrem Team: Bestellen, ändern, stornieren

RechnungenÜbernimmt die KI: Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgleichenBleibt bei Ihrem Team: Zahlung freigeben

LieferantenÜbernimmt die KI: Verträge und Notizen durchsuchbar machenBleibt bei Ihrem Team: Zusagen geben und Beziehungen pflegen

Was kostet KI im Einkauf? Einstieg ab 2.000 €

Sie beginnen mit einem einzigen Ablauf, meist dem Angebotsvergleich oder der Rechnungsprüfung. Nach der Analyse steht der Festpreis.

Erster Baustein

ab 2.000 €einmalig

Festpreis nach Analyse

Analyse eines Einkaufsablaufs
Ein Baustein, zum Beispiel Angebotsvergleich oder Rechnungsabgleich
Anbindung an Postfach und ERP, soweit eine Schnittstelle besteht
Einweisung Ihres Einkaufsteams
30 Tage Support nach dem Start

Erstgespräch vereinbaren

Laufender Betrieb

ab 200 €pro Monat

nach Umfang

Überwachung der Abläufe
Anpassung an neue Lieferantenformate
Kleine Erweiterungen
Fester Ansprechpartner

Erstgespräch vereinbaren

Preise netto zzgl. MwSt. Jeder weitere Baustein ab 1.500 €. Eine EDI-Anbindung an große Handelspartner kalkulieren wir nach der Analyse gesondert. Alle Einstiegspreise finden Sie auf der Preisseite.

So starten wir mit Ihrem Einkauf

Ablauf auswählen
Wir schauen uns an, welche Dokumente im Einkauf jede Woche durch die Hände gehen und wo Fehler teuer werden. Daraus wählen wir einen Ablauf.
Mit echten Belegen testen
Mit Angeboten und Rechnungen der letzten Wochen prüfen wir, wie zuverlässig das Auslesen klappt. Nach etwa 14 Tagen sehen Sie ein erstes Ergebnis.
Freigaben festlegen
Wer welche Meldung bekommt, wer freigibt und was bei einem Fehler passiert, steht fest, bevor der Baustein in den Alltag geht.
Betreiben und erweitern
Kommen neue Lieferanten oder Formate dazu, passen wir an und melden uns, wenn ein Ablauf hängt. Der nächste Baustein folgt, wenn sich der erste rechnet.

Wie wir KI einführen

Häufige Fragen zu KI im Einkauf

Was kostet der Einstieg?

Ein erster Baustein kostet 2.000 € netto als Festpreis, mit Analyse, Anbindung und Einweisung. Für den laufenden Betrieb rechnen Sie ab 200 € im Monat. Eine EDI-Anbindung an große Handelspartner kalkulieren wir separat nach der Analyse.

Bestellt die KI auch selbst?

Nein. Sie bereitet Vergleiche, Anfrageentwürfe und Prüfergebnisse vor. Bestellungen auslösen, Lieferanten etwas zusagen und Zahlungen freigeben bleibt bei Ihrem Team.

Funktioniert das mit unserem ERP?

Wenn Ihr ERP eine Schnittstelle hat oder Daten exportieren kann, ja. Fehlt beides, beginnen wir beim Postfach, denn Angebote und Bestätigungen kommen ohnehin per E-Mail. Die Anbindung an das ERP folgt dann im zweiten Schritt.

Was ist mit gescannten oder unsauberen Dokumenten?

Auch Scans lassen sich auslesen. Bei schlechter Vorlage sinkt die Trefferquote, deshalb legen wir unsichere Fälle einem Menschen zur Prüfung vor, statt sie stillschweigend zu übernehmen.

Welche Daten sieht die KI?

Nur das, was der Ablauf braucht: das Einkaufspostfach, Bestellungen und Lieferantenstammdaten. Zugriffe vergeben wir nach Rollen, die Verarbeitung steht im Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit Ihren Daten wird kein Modell trainiert.

Gehören öffentliche Ausschreibungen auch dazu?

Wenn Sie selbst Aufträge der öffentlichen Hand gewinnen wollen, ist das eher Vertrieb als Einkauf. Dafür gibt es bei uns eine eigene Leistung rund um Ausschreibungen.