Systemintegration: ERP, CRM und Onlineshop verbinden

Eine Bestellung kommt im Onlineshop an. Jemand tippt sie ins ERP ab, legt den Kunden im CRM an, falls es ihn dort noch nicht gibt, und trägt die Rechnungsnummer später in eine Tabelle ein, damit der Vertrieb den Stand sieht. Jeder Schritt dauert nur Minuten. Zusammen kosten sie jede Woche Stunden und erzeugen Fehler, die erst auffallen, wenn ein Kunde anruft.

Systemintegration heißt: Die Programme tauschen die Daten selbst aus, und jede Information wird einmal erfasst. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie ERP, CRM und Shop verbinden, welche Architektur zu welcher Firmengröße passt und worauf es im Projekt ankommt.

Drei Systeme, drei Blickwinkel

Bevor Sie Systeme verbinden, lohnt ein Blick darauf, wofür jedes zuständig ist:

• ERP — Artikel, Lager, Einkauf, Aufträge, Rechnungen. Das kaufmännische Rückgrat.
• CRM — Kontakte, Anfragen, Angebote, Verkaufschancen. Die Sicht des Vertriebs auf den Kunden.
• Shop — Produktdarstellung, Warenkorb, Bezahlung. Die Sicht des Kunden auf Ihr Angebot.

Die Überschneidungen sind offensichtlich: Kunden gibt es in allen drei Systemen, Artikel in ERP und Shop, Aufträge in allen dreien. Genau an diesen Stellen entstehen doppelte Eingaben und widersprüchliche Stände.

Die wichtigste Entscheidung: Wer ist führend?

Für jedes Datenobjekt legen Sie fest, welches System die Wahrheit hält. Die anderen Systeme lesen oder bekommen Kopien, ändern aber nicht selbst. Eine typische Aufteilung:

Diese Tabelle klingt banal, ist aber der Kern jedes Integrationsprojekts. Wenn zwei Systeme dieselbe Adresse ändern dürfen, gewinnt bei jedem Abgleich einer — und nicht immer der richtige. Klären Sie die Zuständigkeit schriftlich, bevor die erste Schnittstelle programmiert wird.

Wie Systeme miteinander reden

Technisch gibt es wenige Grundformen, die sich kombinieren lassen:

• API: Ein System fragt beim anderen Daten ab oder schreibt sie hinein. Moderne Shops, CRM und ERP bieten meist eine REST-API.
• Webhook: Ein System meldet von sich aus, dass etwas passiert ist, etwa „neue Bestellung“. Das ist schneller und sparsamer als ständiges Nachfragen.
• Dateiaustausch: CSV- oder XML-Dateien, die zu festen Zeiten übertragen werden. Bei älteren Systemen oft der einzige Weg — und völlig in Ordnung, wenn er sauber überwacht wird.
• EDI: Genormter Belegaustausch mit Handelspartnern, etwa Bestellungen und Lieferavis im Großhandel.

Welcher Weg in Frage kommt, entscheidet in der Praxis das schwächste System. Wenn das ERP nur einen nächtlichen Export kann, bekommt der Shop Bestände eben einmal pro Nacht — oder Sie ergänzen eine Zwischenschicht, die häufiger abfragt.

Architektur: Punkt-zu-Punkt, Middleware oder iPaaS

Punkt-zu-Punkt

Jedes System ist direkt mit jedem anderen verbunden. Bei zwei oder drei Systemen ist das schnell gebaut und leicht zu verstehen. Mit jedem weiteren System wächst die Zahl der Verbindungen aber schneller als die Zahl der Systeme, und jede Änderung an einer Schnittstelle kann mehrere andere betreffen.

Middleware

Eine Middleware sitzt in der Mitte. Jedes System spricht nur mit ihr, sie übersetzt Formate, verteilt Daten und protokolliert jeden Austausch. Neue Systeme werden an einer Stelle angeschlossen. Das lohnt sich ab etwa vier Systemen oder wenn dieselben Daten an viele Stellen fließen.

iPaaS und Automatisierungsplattformen

Ein iPaaS ist Middleware als Cloud-Dienst mit fertigen Anschlüssen für verbreitete Programme. Plattformen wie n8n, Make oder Zapier gehören in diese Familie. Für Standardfälle sind sie schnell eingerichtet. Grenzen zeigen sich bei großen Datenmengen, komplexer Logik und bei der Frage, wo die Daten verarbeitet werden. Einen Vergleich lesen Sie im Beitrag n8n, Make oder Zapier?.

Unsere Faustregel: fertige Anschlüsse nutzen, wo sie tragen, und eigene Schnittstellen programmieren, wo die Logik Ihr Geschäft abbildet. Auf unserer Plattform stehen dafür 74 fertige Integrationen bereit, der Rest wird für Ihren Fall gebaut.

Das Integrationsprojekt in fünf Schritten

1. Datenflüsse aufnehmen. Welche Information entsteht wo, wer braucht sie, wie schnell? Eine einfache Skizze der Ströme reicht, am besten mit Mengen: Bestellungen pro Tag, Artikel im Sortiment, Kunden im Bestand.
2. Führende Systeme festlegen. Die Tabelle von oben, für Ihr Unternehmen ausgefüllt und von den Fachbereichen abgesegnet.
3. Datenbestand bereinigen. Dubletten, uneinheitliche Artikelnummern und veraltete Kunden werden vor dem ersten Abgleich bereinigt. Wer schmutzige Daten verbindet, verteilt den Schmutz nur schneller.
4. Schnittstelle für Schnittstelle bauen. Mit dem Datenfluss beginnen, der am meisten Handarbeit spart, meist Bestellung vom Shop ins ERP. Jede Strecke wird mit echten Fällen getestet, bevor die nächste kommt.
5. Überwachung einrichten. Jede Übertragung wird protokolliert. Schlägt eine fehl, erfährt es eine zuständige Person sofort — nicht erst der Kunde.

Fehler, die Integrationen teuer machen

• Kein Fehlerpfad. Eine Bestellung, die nicht übertragen werden konnte, darf nicht einfach verschwinden. Sie muss in einer Liste landen, die jemand abarbeitet.
• Stille Überschreibung. Wenn beide Seiten ändern dürfen, gehen Änderungen verloren. Siehe führendes System.
• Zeitpläne ohne Bedarf. Nicht jeder Abgleich muss in Echtzeit laufen. Ein Bestand, der alle 15 Minuten aktualisiert wird, reicht vielen Shops. Ein Cronjob ist dann die schlichtere und robustere Lösung.
• Keine Dokumentation. Wer in zwei Jahren eine Schnittstelle ändern soll, muss wissen, welche Felder wohin fließen. Das gehört in die Übergabe.
• Updates vergessen. Shop- und ERP-Anbieter ändern ihre Schnittstellen. Planen Sie Wartung ein, sonst bricht die Integration beim nächsten Versionssprung.

Datenschutz und Belege

Mit Kundendaten fließen personenbezogene Daten zwischen Systemen und oft über Dienstleister. Für jeden Dienst, der Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Achten Sie bei Cloud-Plattformen darauf, wo die Daten verarbeitet werden.

Auch die Buchhaltung ist betroffen. Werden Rechnungen automatisch erzeugt oder übertragen, müssen die Vorgaben der GoBD eingehalten und die Abläufe nachvollziehbar dokumentiert sein. Mit der Pflicht zur E-Rechnung im B2B wird diese Strecke ohnehin gerade für viele Unternehmen neu gebaut. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag E-Rechnung-Pflicht im B2B.

Wann sich eine Integration lohnt

Eine grobe Rechnung reicht für die Entscheidung. Zählen Sie, wie oft pro Woche Daten von Hand von einem System ins andere übertragen werden, und schätzen Sie die Minuten pro Vorgang. Rechnen Sie die Kosten für Fehler dazu: falsche Lieferadressen, doppelte Kunden, vergessene Rechnungen. Wenn diese Summe über ein Jahr höher liegt als die Kosten für Aufbau und Wartung der Schnittstelle, lohnt sich das Projekt — und meist tut es das deutlich.

Ein zweites Argument ist schwerer zu beziffern: Wenn alle Systeme denselben Stand haben, kann man sich auf Auswertungen verlassen. Umsätze nach Kunde, offene Angebote, Lieferzeiten — erst mit verbundenen Daten wird Business Intelligence mehr als eine Sammlung von Tabellen.

Häufige Fragen

Müssen wir dafür unser ERP austauschen?

In den meisten Fällen nicht. Fast jedes ERP lässt sich anbinden, notfalls über Dateiexporte oder die Datenbank. Nur wenn ein System gar keinen geordneten Zugang erlaubt oder vom Hersteller nicht mehr gepflegt wird, stellt sich die Frage nach einer Ablösung.

Was passiert, wenn ein System ausfällt?

Eine gute Integration puffert. Kommt das ERP nicht an, bleiben die Bestellungen in einer Warteschlange und werden nachgeliefert, sobald es wieder erreichbar ist. Niemand muss etwas neu eingeben.

Wer betreibt die Schnittstellen?

Schnittstellen brauchen Pflege wie jede Software. Wir übernehmen Überwachung und Wartung auf Wunsch dauerhaft, damit Sie nicht beim nächsten Update des Shop-Anbieters allein dastehen.

Wenn Sie wissen möchten, welche Verbindung in Ihrem Unternehmen am meisten Handarbeit spart, sprechen wir das gern in einem kostenfreien Erstgespräch durch. Wie wir Schnittstellen zwischen CRM, Buchhaltung, Shop und Bank bauen, lesen Sie auf der Seite Systemintegration.