Vertrieb / CRMMünchen, Deutschland
CRM-Eigenentwicklung: Ein Kontakt, eine Spur — über alle Kanäle
Anfragen kommen heute über Formular, Telefon, E-Mail, WhatsApp, Instagram und LinkedIn — und wer hinterher wissen will, was mit einem Interessenten eigentlich besprochen wurde, sucht in sechs Werkzeugen.
Jeder Kontakt mit vollständiger Spur statt verstreuter Postfächer
Das Projekt im Überblick
Derselbe Mensch liegt dreimal in der Kartei: einmal unter seiner Instagram-Kennung, einmal unter der Telefonnummer, einmal unter der Firmenadresse. Fertige Mietsysteme lösen das für ein Postfach gut und für sechs gar nicht, und sie rechnen pro Platz ab, obwohl bei uns auch Assistenten in die Kartei schreiben. Also haben wir die Grundlage selbst gebaut. Im Kern steht nicht die E-Mail-Adresse, sondern eine Tabelle aller Kennungen eines Menschen: Adressen, Telefonnummern in internationaler Schreibweise, Messenger-Kennungen, Domains. Zwei Karten mit einer gemeinsamen Kennung sind eine Karte. Jede Berührung — Anruf mit Mitschrift, versandte Nachricht, Formular, Chat auf der Website, Bestellung — wird genau einmal eingetragen, auch wenn der Kanal sie zweimal meldet, und die Spur ist blätterbar statt abgeschnitten. Wer etwas geschrieben hat, steht dabei: Hat ein Mensch gesendet, steht sein Name; hat ein Assistent formuliert und versandt, steht der zuständige Assistent. Gelöschtes verschwindet nicht sofort, sondern ist einen Monat lang wiederherstellbar. Einwilligungen, Auskunfts- und Löschersuchen laufen über das bestehende Einwilligungsprotokoll, nicht über eine zweite Hilfskonstruktion daneben. Dazu kommt der unbequeme Teil: ein Bildschirm, der Geschäfte ohne Verantwortlichen, ohne nächsten Schritt und zu lange stille Vorgänge beim Namen nennt. Währungen werden dort nicht umgerechnet, sondern getrennt ausgewiesen — eine umgerechnete Summe sieht genauer aus, als sie ist.
Was wir erreichen wollten
Eine Sicht auf jeden Kontakt statt sechs Postfächer
Doppelte Karten über alle Kennungen erkennen, nicht nur über die E-Mail-Adresse
Jede Berührung genau einmal in der Spur — auch bei doppelter Meldung
Liegengebliebene Geschäfte sichtbar machen, statt sie zu melden, wenn sie verloren sind
Wie wir es umgesetzt haben
Kennungen als Kern
Statt einer eindeutigen E-Mail-Spalte eine eigene Tabelle für Adressen, Telefonnummern, Messenger-Kennungen und Domains, alle in normalisierter Form. Darauf setzt die Erkennung von Doppelkarten auf.
- Telefonnummern in internationaler Schreibweise
- Adressen und Domains normalisiert
- Zusammenführen bleibt umkehrbar
- Von Hand eingetragene Namen überschreibt die Automatik nicht
Spur aus allen Kanälen
Formulare, Telefonmitschriften, versandte E-Mails, Chat auf der Website und Bestellungen tragen in dieselbe Spur ein, jede Berührung genau einmal. Lange Spuren werden seitenweise geladen.
Trichter je Geschäftsbereich
Jeder Bereich hat seinen eigenen Trichter mit eigenen Stufen; ausgewertet wird nach Leistung und Abrechnungsart getrennt, weil dieselbe Leistung in jeder Form verkauft werden kann.
Versäumnisse benennen
Ein eigener Bildschirm für Geschäfte über der Stufennorm, ohne Verantwortlichen, ohne nächsten Schritt oder zu lange still. Jede Norm sagt, woher sie kommt — aus der Verkaufsmethode, aus einem Vergleichsfall oder als offene Schätzung.
Was wir erreicht haben
Kontakte, Firmen, Geschäfte und Berührungen aus allen Kanälen in einer Sicht; Assistenten lesen und pflegen dieselben Karten wie Menschen.
Doppelte Karten werden über E-Mail, Telefon und Messenger-Kennungen gemeinsam erkannt — der häufigste Fall, drei Karten für einen Menschen aus drei Kanälen, lässt sich umkehrbar zusammenführen.
Gelöschte Datensätze bleiben einen Monat wiederherstellbar, danach räumt ein Dienst sie endgültig ab.
Einwilligungen, Auskunft und Löschung laufen über das bestehende Einwilligungsprotokoll statt über eine zweite Datenhaltung.
Ein Bildschirm listet Geschäfte ohne Verantwortlichen, ohne nächsten Schritt und zu lange stille Vorgänge; Währungen stehen getrennt, nicht umgerechnet.
Live im eigenen Betrieb seit dem 26.05.2026 — die Grundlage, auf der auch Kundenprojekte mit eigenen Trichtern laufen.
Fazit
Die eigene CRM-Grundlage ist kein Gegenentwurf zu Mietsystemen, sondern die Antwort auf eine Frage, die diese nicht beantworten: Wie sieht ein Kunde aus, wenn sechs Kanäle und mehrere Assistenten gleichzeitig an seiner Akte arbeiten.
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