Öffentliche VergabeMünchen, Deutschland
TenderDach: Offene Vergaben ohne Dubletten, mit Frist im Blick
Öffentliche Aufträge sind nicht schwer zu finden, sondern schwer zu überblicken.
Eine bereinigte Arbeitsliste statt Suche in vielen Portalen
Das Projekt im Überblick
Dieselbe Ausschreibung steht im europäischen Amtsblatt, auf dem Landesportal und auf der Plattform des Auftraggebers, jedes Mal mit eigener Nummer und eigenem Zuschnitt. Wer von Hand sucht, bewertet dieselbe Vergabe zweimal, übersieht die Verlängerung einer Frist und findet die interessanten Verfahren gar nicht — die liegen unter der europäischen Schwelle und tauchen im Amtsblatt nie auf. Wir haben dafür eine eigene Vergabe-Datenbank gebaut und die Portale mit ihren unterschiedlichen Schnittstellen angebunden: offene Verzeichnisse mit sauberer Schnittstelle, Landesplattformen mit Anmeldung, Bekanntmachungsdienste, die es nur an einer Stelle gibt. Bekanntmachungen, die dasselbe Verfahren meinen, werden über Signaturen zu einer Vergabe zusammengeführt — mit allen Losen und dem Verweis auf jede Originalquelle, damit die Bewertung einmal passiert und die Prüfung am Original möglich bleibt. Lose werden dabei ernst genommen: Solange ein Los eine Frist in der Zukunft hat, bleibt das Verfahren offen, und gefiltert wird nach der frühesten Frist statt nach einem Status. Ein eigener Lauf vergleicht die Fristen zweimal täglich mit den Quellen, weil Verlängerung und Zuschlag genau dort stehen und nicht in unserer Datenbank. Die Bewertung läuft in zwei Stufen: zuerst ein schnelles Urteil gegen das eigene Profil aus Ausschlussgründen — Umsatzschwellen, verlangte Zertifikate, Referenzforderungen, reine Beratung —, danach die Prüfung am Text der heruntergeladenen Vergabeunterlagen. Das Profil steht in der Datenbank und wird in der Oberfläche gepflegt, nicht im Code. Für die Abgabe werden die Formulare unter den geladenen Dokumenten erkannt, ausgefüllt und dem Menschen zur Prüfung vorgelegt; wird ein Verfahren gewonnen, entsteht daraus ein Vertragsvorgang im Vertriebs- und Finanzteil.
Was wir erreichen wollten
Jede Vergabe genau einmal bewerten, auch wenn sie dreifach veröffentlicht ist
Verfahren unter der europäischen Schwelle überhaupt erst sehen
Fristen gegen die Quelle prüfen, nicht gegen die eigene Datenbank
Ausschlussgründe vor der Arbeit erkennen, nicht nach dem Lesen
Wie wir es umgesetzt haben
Quellen anbinden
Amtsblatt, Landesplattformen und Bekanntmachungsdienste werden mit ihren jeweiligen Schnittstellen angebunden. Ein Statusbildschirm zeigt je Quelle, ob sie frisch liefert.
- Offene Schnittstellen und angemeldete Portale
- Quellen mit eigenem Statuszustand
- Nächtliche Läufe, Fehler als Meldung
- Verweis auf jede Originalquelle
Dubletten zusammenführen
Bekanntmachungen desselben Verfahrens werden über Signaturen zu einer Vergabe verbunden, Lose bleiben erhalten. Die früheste Frist bestimmt, wie lange das Verfahren offen gilt.
In zwei Stufen bewerten
Erst ein schnelles Urteil gegen das eigene Profil aus Ausschlussgründen, dann die Prüfung am Text der Vergabeunterlagen. Die Unterlagen werden dafür echt heruntergeladen, auch von Portalen mit Anmeldung.
Abgeben und nachhalten
Formulare werden erkannt, ausgefüllt und vom Menschen geprüft. Ein gewonnenes Verfahren wird zum Vertragsvorgang im Vertrieb und zur Vertragsvorlage in den Finanzen.
Was wir erreicht haben
Jede offene Vergabe erscheint genau einmal, mit Losen und Verweis auf jede Originalquelle.
Ein Los mit Frist in der Zukunft hält das Verfahren offen — gefiltert wird nach der frühesten Frist statt nach einem Status.
Fristen werden zweimal täglich gegen die Quellen abgeglichen; Abgelaufenes schließt sich nachts selbst.
Das Bewertungsprofil mit den Ausschlussgründen liegt in der Datenbank und wird in der Oberfläche gepflegt, nicht im Code.
Die Vergabeunterlagen werden echt geladen — auch von Portalen, die eine Anmeldung verlangen — und die Detailbewertung läuft am Text.
Ein eingereichtes Verfahren aus dem Mai 2026 umfasste zwölf geprüfte Dokumente, fünf Referenzen und vier Konzepte; der Abgabestapel wird seither erzeugt statt zusammengesucht.
Fazit
Gewonnen wird eine Ausschreibung nicht am Abgabetag, sondern in der Woche, in der man sie findet und ehrlich bewertet. Genau diese Woche war vorher Handarbeit.
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