ChatGPT für Unternehmen einführen: mit Regeln, die im Alltag halten
Sie wollen ChatGPT für Unternehmen oder Microsoft 365 Copilot im Betrieb nutzen. Wir wählen mit Ihnen das passende Firmenkonto, starten in einer Abteilung, richten Zugänge und Rollen ein und schreiben die Richtlinie, nach der Ihre Leute arbeiten dürfen.
- 11+
- Unternehmen, in denen wir KI eingeführt haben
- 14 Tage
- bis zum ersten Ergebnis im Pilotbereich
- 10+ Jahre
- Entwicklungserfahrung im Team
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Pflichten benannt, nicht geraten
Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitungsverzeichnis und die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung stehen am Anfang, nicht im Nachgang.
- Pilot in einer Abteilung
Zuerst arbeitet eine Abteilung mit einigen festen Anwendungsfällen. Erst wenn das trägt, kommt der nächste Bereich dazu.
- Richtlinie auf einer Seite
Was in den Chat darf und was nicht, als Ampel in verständlicher Sprache – kurz genug, dass sie tatsächlich gelesen wird.
Der Assistent läuft, die Regeln fehlen
Jeder nutzt, was er privat kennt
Angebote, Kundenlisten und Verträge wandern in Gratiszugänge, die auf private Mailadressen laufen. Welche Datei dort gelandet ist, kann niemand nachsehen.
Niemand weiß, was erlaubt ist
Auf die Frage „Darf ich das eingeben?“ antwortet jede Abteilung anders. Wer kein Risiko eingehen will, tippt die Mail am Ende doch wieder selbst.
Lizenzen bezahlt, kaum benutzt
Die Rechnung läuft für die ganze Abteilung, geöffnet wird der Assistent von kaum jemandem. Welchen Nutzen das Geld bringt, steht nirgends.
Betriebsrat und Datenschutz fragen nach
Es gibt kein Papier, das beschreibt, welches Werkzeug welche Daten verarbeitet. Die Einführung bleibt liegen, bis jemand diese Unterlagen schreibt.
Was wir einführen und absichern
Wir bringen fertige KI-Assistenten in Ihren Arbeitsalltag: Konto, Zugänge, Regeln und Nachweise als ein Paket. Die Werkzeuge baut nicht jedes Haus selbst – den Rahmen dafür braucht jedes.
Werkzeug und Lizenzstufe wählen
ChatGPT im Firmenkonto, Microsoft 365 Copilot oder ein eigener Assistent: Wir entscheiden anhand Ihrer Datenarten, Ihrer vorhandenen IT und der Aufgaben der Abteilung, nicht anhand einer Herstellerbindung.
Zugänge und Rollen
Wir legen fest, wer welches Werkzeug bekommt, hängen die Anmeldung an Ihre bestehende Benutzerverwaltung, schneiden die Gruppen nach Abteilung und regeln, was bei Eintritt und Austritt passiert. Einen privaten Zugang braucht danach niemand mehr.
KI-Richtlinie für Ihr Haus
Eine Seite mit Ampel: welche Eingaben unbedenklich sind, welche eine Freigabe brauchen und welche nie in einen Chat gehören. Dazu die Pflicht, Ergebnisse vor dem Versand zu prüfen.
AVV und DSGVO-Unterlagen
Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschfristen und eine Information für die Beschäftigten.
Mehr erfahrenAnbindung an Ihre Unterlagen
Damit der Assistent mit Ihren Preislisten und Vorgaben antwortet statt mit Allgemeinwissen. Soll daraus eine gepflegte Wissensquelle werden, ist das eine eigene Leistung.
Mehr erfahrenKI-Compliance und Nachweise
Verantwortliche je Werkzeug, ein Protokoll über Freigaben und Änderungen und eine schriftliche Sammlung der Maßnahmen zur KI-Kompetenz Ihres Personals für Ihre Unterlagen.
Mehr erfahrenChatGPT Business oder Microsoft 365 Copilot?
Beide Wege tragen, sie passen nur zu unterschiedlichen Häusern. Lizenzen verkaufen wir nicht weiter, an keinem der beiden Wege verdienen wir mit. Deshalb hören Sie von uns auch, wo ein Werkzeug Ihre Aufgabe nicht löst – vor dem Lizenzkauf, nicht danach. Die Lizenzstufen und ihre Preise nennen die Anbieter selbst, wir rechnen sie für Ihre Nutzerzahl durch.
ChatGPT im Firmenkonto
Passt, wenn vor allem geschrieben, recherchiert und ausgewertet wird und wenn Ihr Haus nicht vollständig auf Microsoft läuft. Vorteil: Sie können eigene Assistenten mit Ihren Vorlagen und Formulierungen anlegen, Verwaltung und Protokoll liegen beim Unternehmen. Die Stufen heißen Business und Enterprise und unterscheiden sich in Verwaltung, Anmeldung und Vertragsbedingungen.
Microsoft 365 Copilot
Passt, wenn Outlook, Teams, Word und SharePoint bereits der Arbeitsplatz sind: Der Assistent sitzt dort, wo Dateien, Termine und Protokolle liegen, und hält sich an die Berechtigungen, die in Microsoft 365 schon gesetzt sind. Voraussetzung ist eine aufgeräumte Rechtestruktur – liegt ein Laufwerk für alle offen, liest der Assistent es auch für alle.
Vor und nach der Einführung
Typische Veränderungen aus Einführungen, die wir begleitet haben. Die Beispiele zeigen keine Zahlen eines bestimmten Kunden.
So läuft die Einführung
Vom Erstgespräch bis zum Produktivbetrieb rechnen wir mit 2–6 Wochen bis zum Start, abhängig davon, wie viele Abteilungen mitgehen und in welchem Zustand die Zugänge sind.
Bestandsaufnahme
Wir sehen nach, welche Werkzeuge im Haus laufen – die bezahlten und die privaten –, welche Datenarten im Spiel sind und was Ihre IT vorgibt. Ergebnis ist eine Liste der Anwendungsfälle, die sich wirklich lohnen.
Konto wählen und einrichten
Sie entscheiden zwischen Firmenkonto und Copilot. Wir schalten die Zugänge über Ihre Benutzerverwaltung frei und vergeben die Rollen je Abteilung. Parallel unterschreiben Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag, und wir tragen die Verarbeitung ein.
Pilot in einer Abteilung
14 TageEine Abteilung arbeitet an ihren echten Aufgaben und hält sich dabei an die Richtlinie im Entwurf. Wir sitzen daneben, sammeln die Stellen ein, an denen es hakt, und schärfen Aufgaben und Regeln nach.
Ausrollen, messen, nachziehen
Rollout auf die übrigen Abteilungen, Richtlinie final, Nutzung und Nutzen im Blick. Sie erhalten die Dokumentation für Ihre Unterlagen und einen festen Ansprechpartner für neue Werkzeuge.
Einweisung für ChatGPT und Copilot gehört dazu
Regeln auf Papier ändern noch keine Gewohnheit. Deshalb üben wir mit der Pilotabteilung an ihren echten Aufgaben, bevor das übrige Haus nachzieht. Das vollständige Programm für Teams und Führungskräfte ist eine eigene Leistung – unsere Akademie.
Einweisung im Pilotbereich
Eine Einheit mit der Abteilung, die startet: welches Werkzeug für welche Aufgabe, welche Eingaben die Richtlinie erlaubt und woran man eine erfundene Angabe erkennt, bevor sie beim Kunden landet. Dazu eine Anleitung zum Nachlesen.
Programm für das ganze Haus
Wollen Sie das ganze Personal ausbilden und je Rolle belegen, was Sie getan haben? Dann führt der Weg über unsere Akademie. Dort richten wir die Inhalte nach Vorwissen, üben an Ihren eigenen Unterlagen und halten alles schriftlich für Ihre Ablage fest.
Mehr erfahrenWas die Einführung kostet
Die Lizenzen rechnen OpenAI oder Microsoft direkt mit Ihnen ab, nach Nutzerzahl und Stufe. Unsere Arbeit hängt am Umfang: Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie ein Angebot mit Leistungsumfang und Aufwand.
Angebot nach dem Erstgespräch
- Bestandsaufnahme der genutzten Werkzeuge und Datenarten
- Auswahl von Konto und Lizenzstufe mit Begründung
- Zugänge, Rollen und Anmeldung über Ihre Benutzerverwaltung
- AVV, Verarbeitungsverzeichnis und Information für die Beschäftigten
- KI-Richtlinie auf einer Seite, abgestimmt mit Datenschutz und Betriebsrat
- Einweisung der Pilotabteilung und Auswertung nach 14 Tagen
im Erstgespräch abgestimmt
- Pflege von Rollen, Gruppen und Zugängen
- Nutzung und Nutzen je Abteilung im Blick
- Richtlinie anpassen, wenn neue Werkzeuge dazukommen
- Dokumentation der Maßnahmen für Ihre Unterlagen
- Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem
Preise netto zzgl. MwSt. Lizenzkosten von OpenAI und Microsoft sind nicht enthalten, die Anbieter rechnen sie direkt mit Ihnen ab. Unsere Sätze stehen offen auf der Seite Preise.
Fragen zu ChatGPT im Unternehmen und zur KI-Compliance
Dürfen wir Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Das hängt am Konto und am Vertrag: Ein Firmenkonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag steht anders da als ein privater Gratiszugang. Vor dem Start legen wir fest, welche Datenarten überhaupt in Frage kommen, und schreiben das Ergebnis als Ampel in Ihre Richtlinie – unbedenkliche Texte, Eingaben mit Freigabe und solche, die nie in einen Chat gehören. Eine Rechtsberatung ist das nicht; bei Zweifelsfragen arbeiten wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kanzlei zusammen.
Müssen wir den Betriebsrat beteiligen?
Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung technischer Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung erfassen können, nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig. Wir liefern dafür die Unterlagen: welches Werkzeug eingesetzt wird, welche Daten es verarbeitet, wer Zugriff hat und welche Auswertungen es ausdrücklich nicht gibt. Erfahrungsgemäß geht die Zustimmung schneller, wenn diese Fragen schriftlich beantwortet sind, statt sie in der Sitzung zu verhandeln.
Was kostet die Einführung?
Zwei Posten, die man auseinanderhalten sollte. Die Lizenzen zahlen Sie beim Anbieter nach Nutzerzahl und Stufe; eigene Preise dafür nennen wir nicht, weil wir sie nicht festlegen. Unsere Arbeit hängt an der Zahl der Abteilungen, am Zustand der Zugänge und daran, ob eigene Unterlagen angebunden werden. Nach der Bestandsaufnahme bekommen Sie einen Festpreis für den Pilotbereich, unsere Sätze stehen offen auf der Seite Preise.
Das machen wir selbst – wozu brauchen wir Sie?
Ein Konto bestellen kann jede IT. Setzt Ihr Haus Rollen, Richtlinie und Nachweise selbst sauber auf, brauchen Sie uns dafür nicht. Sie rufen uns meist in einer dieser Lagen: Die Lizenzen laufen seit Monaten, und kaum jemand öffnet den Assistenten. Datenschutz und Betriebsrat verlangen Unterlagen, die niemand schreibt. Oder der Assistent antwortet mit Allgemeinwissen statt mit Ihren Preisen und Vorgaben.
Verlangt der EU AI Act etwas von uns als Anwender?
Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verlangt seit dem 2. Februar 2025 von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals – passend zu Vorwissen, Erfahrung und Einsatzbereich der Beschäftigten. Eine bestimmte Kursform oder ein Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor. Wir halten fest, welche Maßnahmen Sie getroffen haben, damit die Unterlagen vorliegen, wenn danach gefragt wird. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Reicht die Einweisung, oder brauchen wir ein Ausbildungsprogramm?
Für den Pilotbereich reicht meist die Einweisung an den eigenen Aufgaben, sie gehört zur Einführung. Geht es um das ganze Haus, nach Rollen und mit Nachweis, übernimmt das unsere Akademie – dort stehen Inhalte, Ablauf und Dokumentation.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Werkzeuge selbst betreiben OpenAI und Microsoft, Anbieter mit Sitz in den USA; was dort geschieht, regeln der Vertrag und der Auftragsverarbeitungsvertrag, und genau deshalb steht die Eingabe-Ampel in Ihrer Richtlinie. Was wir für Sie bauen – etwa eine angebundene Wissensquelle –, läuft auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU, mit protokollierten Zugriffen.
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Reihenfolge, Business Case und Roadmap vor der Umsetzung.
Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten statt aus Allgemeinwissen.
Begriffe, Rollen und Pflichten kurz erklärt.
Wer arbeitet bei Ihnen schon mit KI – und nach welcher Regel?
Nennen Sie uns im Erstgespräch, welche Werkzeuge im Haus laufen und welche Abteilung zuerst an die Reihe soll. Danach wissen Sie, welches Konto passt, was es kostet und was in Ihrer Richtlinie stehen muss.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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