KI-Potenzialanalyse: wo sich KI bei Ihnen rechnet
Wir gehen Ihre Abläufe mit dem Taschenrechner durch: wie viele Fälle im Monat anfallen, wie lange ein Fall dauert, was ein Fehler hinterher kostet. Am Ende steht eine Liste Ihrer Abläufe, nach Nutzen sortiert, mit einer Rechnung hinter jeder Zeile.
- 11+
- Unternehmen mit KI im Einsatz
- 80 %
- weniger manuelle Routine bei Kunden
- 10+ Jahre
- Entwicklungserfahrung im Team
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Gezählt, nicht gefragt
Die Mengen holen wir aus Postfach, Auftragsliste und Rechnungslauf. Was die Abteilung dazu schätzt, notieren wir daneben — beide Zahlen stehen in der Liste, und der Abstand zwischen ihnen sagt oft mehr als jede einzelne.
- Jede Zeile mit Rechenweg
Fälle im Monat, Minuten je Fall, Kosten einer Arbeitsstunde, Anteil für die Maschine, Prüfzeit für den Menschen. Wer eine Annahme nicht teilt, ändert sie und sieht am selben Blatt das neue Ergebnis.
- Auch die Fälle ohne Hebel
Abläufe, bei denen die Rechnung nicht aufgeht, bleiben mit Begründung auf der Liste. Diese Zeilen sparen am Ende häufig mehr Geld als die oberen, weil sie ein Vorhaben verhindern.
Woran die Rechnung bisher scheitert
Die Menge kennt niemand
Wie viele Angebote, Reklamationen oder Lieferscheine im Monat durch die Hände gehen, steht in keiner Auswertung. Jeder nennt eine andere Größenordnung, und ohne diese Zahl ist jede Nutzenrechnung geraten.
Die Ersparnis kommt als Prozentzahl
Im Angebot des Anbieters steht eine Einsparung in Prozent, gewonnen aus fremden Projekten. Worauf sich die Prozente in Ihrem Haus beziehen — auf welche Menge, welche Dauer, welche Rolle — bleibt offen.
Zeit verschwindet in Minutenportionen
Fünf Minuten Suchen, drei Minuten Übertragen, zwei Minuten Nachfragen. Einzeln fällt das niemandem auf, in der Zeiterfassung steht es unter keinem Posten, im Jahr sind es Arbeitswochen.
Der Fehler kostet mehr als der Vorgang
Eine falsche Position zieht Rückfrage, Korrektur, Gutschrift und ein unangenehmes Telefonat hinter sich her. Diese Folgekosten schreibt kaum jemand dem Ablauf zu, der sie erzeugt hat — also fehlen sie im Vergleich.
Was wir in der Potenzialanalyse zählen
Sechs Erhebungen, jede mit einer Zahl am Ende. Sie bekommen die Rohdaten mit, nicht nur das Ergebnis: Ihr Controlling soll die Liste nachrechnen können, ohne uns dafür anrufen zu müssen.
Fälle je Ablauf zählen
Wir ziehen die Mengen aus den Systemen, die sie ohnehin mitschreiben: Postfach, Auftragsliste, Ticketsystem, Rechnungslauf. Wo nichts mitgeschrieben wird, zählen wir einen abgeschlossenen Monat mit einem Strichblatt nach.
Zeit je Vorgang messen
Wir setzen uns neben die Person, die den Vorgang ausführt, und messen Normalfall und Ausnahmefall getrennt. Mitgezählt wird die Zeit zwischen zwei Programmen — sie steht in keiner Ablaufbeschreibung und macht den Unterschied.
Fehlerkosten erheben
Nacharbeit, Gutschriften, doppelte Wege, unbeantwortete Anfragen. Wir nehmen die Vorfälle aus Ihren Unterlagen und bewerten, was ein Durchgang mit Fehler zusätzlich gekostet hat, statt ihn als Einzelfall abzutun.
Maschinenanteil bestimmen
Je Vorgang trennen wir, was eine KI vorbereiten kann, was ein Mensch prüfen muss und was ganz beim Menschen bleibt. Nur der erste Anteil geht in die Ersparnis, die Prüfzeit wird davon wieder abgezogen.
Aufwand gegenrechnen
Jeder Ersparnis stehen Einführung, Kosten je verarbeiteten Vorgang und laufende Betreuung gegenüber. Erst die Differenz ergibt eine Zahl, die eine Geschäftsführung im Gesellschafterkreis verteidigen kann.
Rangfolge mit Begründung
Die Abläufe werden nach Nutzen je Umsetzungsaufwand sortiert. Zu jeder Zeile gehören das Annahmenblatt und ein Satz dazu, warum sie oben oder unten steht — damit über die Reihenfolge mit Zahlen gestritten werden kann.
Was die Zählung an üblichen Schätzungen korrigiert
Richtungen, die wir in Erhebungen regelmäßig sehen. Die Zeilen zeigen das Muster, nicht die Zahlen eines bestimmten Kunden.
So entsteht Ihre Potenzialliste
Abschnitte abstecken
In einem Termin legen wir fest, welche Abläufe in die Erhebung gehen und welche bewusst draußen bleiben. Eine lange Kandidatenliste wirkt gründlich; wenige gut gezählte Abläufe tragen eine Entscheidung besser als viele geschätzte.
Mengen und Zeiten erheben
Wir holen die Auswertungen aus Ihren Systemen, messen bei den Menschen am Arbeitsplatz nach und sammeln die Fehlerfälle aus den Unterlagen. Ihre Leute erklären dabei ihren Alltag, sie füllen keine Formulare für uns aus.
Rechnen und gegenrechnen
Je Ablauf entsteht dieselbe Rechnung: Menge, Zeit, Fehlerkosten, Maschinenanteil, Prüfzeit, Umsetzungsaufwand. Annahmen, bei denen wir unsicher sind, rechnen wir zweimal — einmal vorsichtig, einmal optimistisch — und zeigen beide Enden.
Liste durchsprechen und übergeben
Wir gehen die Rangfolge Zeile für Zeile mit Ihnen durch, ändern Annahmen, die Sie besser kennen, und übergeben die Liste samt Rohdaten. Was danach passiert — umsetzen, verschieben, streichen — entscheiden Sie.
KI-Potenzialanalyse: was die Erhebung breiter und was sie schmaler macht
Der Preis folgt der Zählarbeit, und wie viel davon anfällt, zeigt erst Ihr Haus: ein Ablauf, dessen Mengen ein System ohnehin mitschreibt, verlangt wenig Erhebung — sechs Abläufe auf Papier verlangen viel. Deshalb steht die Zahl im kostenlosen Projektkonzept, das Sie mit Kosteneinschätzung per E-Mail bekommen, Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Vorher fragen wir drei Dinge: welche Abläufe Sie zählen lassen wollen, woher die Mengen kommen können und wer die Liste am Ende lesen wird.
Zahl der Abläufe auf der Liste
Ein Abschnitt in einer Abteilung ist der schmale Fall. Soll jede Abteilung ihre Kandidaten einbringen, wächst die Erhebung mit jedem Ablauf, der dazukommt — und jeder bringt eigene Mengen und eigene Ausnahmen mit.
Woher die Mengen kommen
Schreibt ein System die Vorgänge mit, ist die Menge eine Auswertung und in Minuten erledigt. Liegen die Fälle in Postfächern, Ordnern und Papierlisten, zählen wir sie über einen abgeschlossenen Monat von Hand.
Übernehmen oder nachmessen
Die Zeitangabe der Fachabteilung zu übernehmen ist der kurze Weg. Soll die Zahl im Controlling bestehen, messen wir am Arbeitsplatz mit Stichproben nach, Normalfall und Ausnahme getrennt — das ist der breite.
Ob Fehlerkosten mitgerechnet werden
Nur die gebundenen Stunden zu rechnen hält die Erhebung schmal. Sollen Nacharbeit, Gutschriften und verlorene Anfragen mit in die Zeile, kommt die Durchsicht der Vorfälle aus den Vormonaten hinzu.
Wie belastbar die Umsetzungsseite sein muss
Eine Größenordnung für den Aufwand genügt, um eine Reihenfolge zu bilden. Soll eine Zeile einen Budgetantrag oder ein Angebot tragen, kalkulieren wir je Ablauf den Weg der Umsetzung mit — Schnittstellen, Rollen, Prüfschritte.
Welcher Ablauf trägt bei Ihnen die größte Zahl?
Vier kurze Fragen: wo heute Zeit liegen bleibt, was Sie mit KI schon versucht haben, wer über Budget entscheidet und was bisher bremst. Danach sagen wir, welche Ihrer Abläufe eine Erhebung lohnen und mit welchen Mengen wir anfangen würden. Gerechnet wird danach, mit Ihren Zahlen.
Wo geht in Ihren Abläufen gerade die meiste Zeit verloren?
Fragen zur Potenzialanalyse
Worin unterscheidet sich die Potenzialanalyse von Ihrer KI-Beratung?
Die Potenzialanalyse ist die Erhebung, die KI-Beratung der ganze Weg bis zur Entscheidung. Hier zählen und rechnen wir: Mengen, Zeiten, Fehlerkosten, Maschinenanteil, Aufwand — Ergebnis ist eine sortierte Liste mit Annahmenblatt. Fragen nach Make or Buy, nach Regeln, Rollen und Reihenfolge über mehrere Quartale beantwortet die KI-Beratung, und das Papier für die Sitzung entsteht in der KI-Strategie. Viele Häuser beginnen mit der Analyse, weil ohne Zahlen jede weitere Diskussion Geschmackssache bleibt.
Was brauchen Sie von uns, um überhaupt zählen zu können?
Drei Dinge: Lesezugang zu den Systemen, die Vorgänge mitschreiben, je Ablauf eine Person, die ihn selbst ausführt, und die Unterlagen zu den Fehlerfällen der Vormonate. Papier geht auch — dann zählen wir über einen abgeschlossenen Monat mit einem Strichblatt und weisen diese Zahlen getrennt aus. Was wir nicht brauchen: eine aufgeräumte Prozessdokumentation. Die Erhebung beschreibt den Ist-Zustand, inklusive der Umwege, die darin vorkommen.
Rechnen Sie mit unseren Zahlen oder mit Branchendurchschnitten?
Mit Ihren. Fremde Durchschnitte benutzen wir höchstens als Gegenprobe, und wenn eine Zahl aus einer solchen Quelle stammt, steht das in der Zeile. Für den Preis einer Arbeitsstunde nehmen wir den Wert, den Ihr Controlling ansetzt, nicht einen Marktwert. Deshalb hält die Rechnung auch die erste Nachfrage aus: jede Position ist entweder gezählt, gemessen oder als Annahme ausgewiesen.
Was passiert, wenn am Ende kein Fall übrig bleibt, der sich rechnet?
Dann steht das im Ergebnis, mit Begründung je Ablauf. Das kommt vor: zu kleine Mengen, zu viele Ausnahmen, zu viel Prüfaufwand gegenüber der Bearbeitung. Dieses Ergebnis ist für Sie günstiger als ein Vorhaben, das erst nach der Einführung nicht trägt. In der Regel findet sich zusätzlich eine Zeile ohne KI — eine Vorlage, eine Schnittstelle, eine geänderte Reihenfolge — die den Aufwand ebenfalls senkt.
Wie behandeln Sie Zeit, die nur in Minuten anfällt?
Wir rechnen sie hoch und weisen die Hochrechnung aus: Minuten je Vorgang mal Vorgänge im Monat mal zwölf. Gleichzeitig halten wir fest, dass gesparte Minuten keine freie Arbeitszeit sind, solange sie nicht an einer Stelle zusammenkommen. Eine Zeile, die zwei Minuten an sechs Arbeitsplätzen spart, bewerten wir anders als eine, die einen halben Tag an einem Platz freimacht — bei gleicher Stundenzahl im Jahr.
Gehört uns das Ergebnis, auch wenn wir nicht mit Ihnen umsetzen?
Ja. Sie erhalten die Liste, das Annahmenblatt und die Rohdaten der Erhebung als Dateien. Damit können Sie selbst weiterarbeiten, einen anderen Dienstleister beauftragen oder das Vorhaben verschieben. Wenn Sie uns die Umsetzung geben wollen, finden Sie den Umfang auf der Seite zur KI-Umsetzung; eine Bedingung für die Analyse ist das nicht.
Stört die Erhebung den laufenden Betrieb?
Wenig. Der größte Teil ist Auswertung und Rechenarbeit und findet bei uns statt. Bei Ihnen fallen die Gespräche je Ablauf an und die Zeitmessung am Arbeitsplatz, die wir in ruhige Zeiten legen. Wo das Messen sichtbar stört, nehmen wir statt der Begleitung die Angabe der Fachabteilung und schreiben in die Zeile, dass sie nicht nachgemessen ist.
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Der ganze Weg zur Entscheidung: Reifegrad, Make or Buy, Reihenfolge, Regeln.
Ob Daten, Systeme und Rollen einen Start überhaupt tragen — Ampel je Abschnitt.
Aus der Rangfolge ein Papier machen, das Ihre Runde beschließen kann.
Die obere Zeile der Liste in Betrieb bringen und danach betreiben.
Welche Posten im Ratgeber auftauchen und wie sie zusammenkommen.
Abläufe erfassen, bevor man sie bewertet — der Begriff im Lexikon.
Welche Zahl fehlt Ihnen, um zu entscheiden?
Nennen Sie uns zwei Abläufe, bei denen Sie KI vermuten. Im Erstgespräch sagen wir, welche Mengen dafür zählbar sind, woher wir sie holen und was eine Erhebung bei Ihnen umfasst.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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