KI-Telefonassistent, gebaut auf Ihrer Telefonanlage
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, erfasst das Anliegen und verbindet weiter, sobald ein Mensch gebraucht wird. Wir bauen ihn als Individualentwicklung auf der Telefonanlage, die bei Ihnen schon läuft.
- 100 %
- Server in Deutschland und der EU
- 11+
- Unternehmen mit KI im Einsatz
- 10+ Jahre
- Entwicklungserfahrung im Team
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Zu Ihren Zeiten nimmt er ab
Zu den Zeiten, die Sie festlegen – mittags, abends oder wenn alle Leitungen belegt sind – nimmt der Assistent das Gespräch an, statt den Anrufer auf die Mailbox zu schicken.
- Abgabe an einen Menschen
Preise, Zusagen und Beschwerden gehören Ihrem Team. Der Assistent verbindet weiter oder nimmt einen Rückruf auf.
- Deutsch gesprochen, hier verarbeitet
Gesprächsnotizen und Sprachverarbeitung bleiben auf Servern in Deutschland und der EU, der Umfang steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Das Telefon klingelt. Abnehmen kann gerade niemand.
Der Anruf endet auf der Mailbox
Wer auf der Baustelle, im Lager oder im Kundengespräch steht, nimmt nicht ab. Ein großer Teil der Anrufer hinterlässt dann keine Nachricht, sondern wählt die nächste Nummer aus der Liste.
Zur Spitzenzeit ist besetzt
Anrufe kommen in Wellen: Montagmorgen, nach Feierabend, am Tag nach einer Anzeige. Zwei Leitungen und fünf Anrufer bedeuten drei Besetztzeichen – und niemand erfährt, wer da war.
Nach 18 Uhr und am Wochenende
Private Auftraggeber telefonieren, wenn sie selbst Feierabend haben. Bis Montagmorgen weiß niemand, dass jemand angerufen hat, geschweige denn weshalb.
Hörer und Angebote in einer Hand
Dieselbe Person nimmt ab, notiert auf einem Zettel, sucht Preise und schreibt Angebote. Jeder Anruf unterbricht die Arbeit, die eigentlich Geld verdient – und der Zettel geht unterwegs verloren.
Was wir für Ihre Anrufgründe bauen
Wir entwickeln den Assistenten für Ihre Anrufgründe, nicht als Standardpaket. Er spricht Deutsch, meldet sich mit Ihrer Begrüßung und arbeitet nur innerhalb der Angaben, die Sie freigegeben haben.
Anrufe annehmen
Der Assistent hängt hinter Ihrer Telefonanlage: entweder auf einer eigenen Nebenstelle oder in der Anrufverteilung, wenn nach einer festgelegten Zahl von Klingelzeichen niemand abgenommen hat. Zu welchen Zeiten er dran ist, bestimmen Sie.
Anliegen erfassen
Statt eines Tastenmenüs sagt der Anrufer in eigenen Worten, worum es geht. Der Assistent fragt die fehlenden Angaben nach: Auftragsnummer, Adresse, Gerätetyp, Wunschtermin – je nachdem, um welches Anliegen es geht.
Termin vorschlagen
Auf Wunsch liest er freie Zeiten aus Ihrem Kalender und nennt zwei oder drei Vorschläge. Eingetragen wird der Termin erst, wenn eine zuständige Person ihn bestätigt – so entsteht kein Doppeltermin in der Einsatzplanung.
Rückruf einsammeln
Passt keiner dieser Wege, nimmt er einen Rückruf auf: Name, Nummer, Anliegen, Dringlichkeit und die Zeit, zu der der Anrufer erreichbar ist. Vollständig und immer in derselben Form, nicht als halber Satz auf der Mailbox.
Weiterleiten an die zuständige Person
Buchhaltung, Werkstatt, Vertrieb, laufender Auftrag: Der Assistent erkennt die Richtung und verbindet dorthin. Ist dort niemand frei, sagt er das offen und nimmt stattdessen den Rückruf auf, statt den Anrufer in eine Warteschleife zu schicken.
Gesprächsnotiz ins System
Nach jedem Anruf legen wir eine lesbare Notiz im CRM oder im gemeinsamen Posteingang ab, dem Kunden zugeordnet. Wer den Rückruf macht, sieht, was gesagt wurde, und muss nicht von vorn anfangen.
Der Weg eines Anrufs durch Ihre Anlage
Voicebot oder KI-Telefonassistent? Woher die Begriffe kommen
Für dieselbe Technik laufen im Markt zwei Wörter, und sie kommen aus zwei Richtungen: eines aus der Entwicklung, eines aus dem Betrieb am Hörer. Weil beide unterschiedliche Erwartungen wecken, steht hier, was üblicherweise gemeint ist – und wo die Grenze zum Sprachmenü verläuft.
Voicebot
Das Wort kommt aus der Software-Ecke: „Bot“ wie beim Chatbot, „Voice“ für die Stimme. Gemeint ist die Maschinerie dahinter – Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe –, die genauso im Auto oder im Lautsprecher steckt. Wer so sucht, fragt meist zuerst nach der Technik: Wie gut versteht das System, wie klingt es? Im Lexikon lesen Sie, wie die Bausteine zusammenarbeiten.
Mehr erfahrenTelefonassistent
Dieses Wort kommt aus dem Betrieb und benennt die Aufgabe: annehmen, Anliegen aufnehmen, weiterverbinden; der Zusatz KI davor sagt, dass dabei keine Tasten gedrückt werden. Wer so sucht, hat meist schon eine Telefonanlage und eine konkrete Frage: Wer geht ran, wenn niemand Zeit hat? Deshalb schreiben wir so – der Name sagt, was im Haus passiert, nicht welche Technik verbaut ist. KI-Telefonie ist das dritte Wort dafür, üblich vor allem in Anbieterlisten.
Sprachmenü (IVR)
Nicht dasselbe. „Drücken Sie die 1 für den Vertrieb“ führt über feste Tasten. Der Anrufer kann sein Anliegen nicht in eigenen Worten nennen und landet an der falschen Stelle, sobald sein Fall im Menü nicht vorkommt.
Wo der Assistent aufhört und ein Mensch übernimmt
Ein Telefonassistent ist so gut wie seine Grenzen. Deshalb steht vor dem ersten echten Anruf schriftlich fest, was er allein erledigt und wann er abgibt. Sagt der Anrufer „Mitarbeiter“, wird verbunden – ohne Schleife und ohne zweite Nachfrage. Dieses Prinzip heißt Human-in-the-Loop.
Annehmen und einordnen
Er begrüßt mit Ihrem Text, sagt, dass hier eine KI spricht, hört zu und erkennt die Richtung: Terminwunsch, Frage zu einem laufenden Auftrag, Neuanfrage oder Lieferant.
Auskunft aus freigegebenen Angaben
Öffnungszeiten, Anfahrt, Zuständigkeiten, Stand eines Auftrags – aber nur aus den Angaben, die Sie freigegeben haben. Fehlt eine Angabe, sagt er das und nimmt einen Rückruf auf, statt zu raten.
Anliegen protokollieren
Name, Rückrufnummer, Anliegen, Dringlichkeit und Wunschzeit landen als Notiz im System. Jedes Gespräch wird gleich aufgenommen, unabhängig davon, wer gerade Dienst hat.
Preise, Zusagen, Verträge
Was Geld oder Fristen verbindlich macht, sagt der Assistent nicht zu. Er nimmt die Frage auf und verbindet weiter oder legt einen Rückruf an – entschieden wird von einer Person mit Namen.
Reklamation, Störung, Notfall
Wer sich beschwert oder einen Schaden meldet, will einen Menschen. Solche Gespräche erkennt der Assistent an Wortwahl und Dringlichkeit und gibt sie sofort weiter, auch außerhalb seiner Zuständigkeit.
Schlechte Verbindung, starker Dialekt
Versteht er zweimal nicht, hört er auf zu fragen. Dann kommt die Weiterleitung oder die Zusage eines Rückrufs – ein Anrufer, der in einer Schleife festhängt, schadet mehr, als der Assistent einspart.
Fertiges Paket oder eigener Assistent: was die Kosten unterscheidet
Praxen und Kanzleien bekommen einen Telefonassistenten oft als Zusatzmodul zu ihrer Terminsoftware angeboten, etwa im Umfeld von Doctolib. Das ist ein anderes Produkt als eine Individualentwicklung – mit anderer Preislogik. Beide Wege im Vergleich, auch wenn die Antwort gegen uns ausfällt.
Was ein fertiges Modul leistet
Es nimmt Anrufe an, vergibt Termine aus dem Kalender des Anbieters und nimmt Standardanliegen wie einen Rezeptwunsch auf. Abgerechnet wird als monatliche Gebühr je Standort, eingerichtet wird nach dem Muster des Anbieters.
Wann das Paket die bessere Wahl ist
Wenn Ihr Kalender bereits bei diesem Anbieter liegt, Ihre Anrufgründe sich auf Termine und Rezepte beschränken und Sie keine weiteren Systeme anbinden wollen. Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch und bauen nichts daneben.
Wann es nicht reicht
Sobald Anliegen außerhalb der Terminvergabe liegen, mehrere Standorte oder Gesellschaften getrennt bedient werden, Ihre eigene Telefonanlage bleiben soll oder die Branchensoftware über HL7, GDT oder eine eigene Schnittstelle angebunden gehört.
Wie sich die Kosten zusammensetzen
Beim Modul: eine monatliche Gebühr, dafür kein Aufbau. Bei der Individualentwicklung: einmaliger Aufbau nach Umfang, dazu laufend Telefonieminuten, Sprachverarbeitung und Betreuung – im Angebot getrennt ausgewiesen, damit Sie beide Wege gegenrechnen können.
Was belegt ist und was noch nicht
- 10+Jahre Entwicklungserfahrung im Team
Individualsoftware für den Mittelstand: gebaut, angebunden und danach betrieben.
- 11+Unternehmen mit KI im Einsatz
Assistenten, Chatbots und Automatisierungen, die bei Kunden produktiv laufen. Die Telefonlinie bauen wir als neue Leistung – Zahlen zu Anrufen haben wir deshalb noch nicht.
- 100 %Server in Deutschland und der EU
Verarbeitung und Gesprächsnotizen bleiben auf diesen Servern. Welche Bausteine beteiligt sind, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.
- 80 %weniger Handarbeit in schriftlichen Abläufen
Gemessen bei Kunden in Projekten zu schriftlichen Abläufen – E-Mail, Belege, Datenübergaben. Nicht am Telefon gemessen.
So entsteht der Assistent in vier Schritten
Anrufgründe sammeln
Zwei Wochen notiert Ihr Team, weswegen angerufen wird. Daraus entsteht eine Liste: Welche Gründe wiederholen sich, welche davon lassen sich ohne Ermessen klären und welche gehören von der ersten Sekunde an einem Menschen. Ergibt die Liste zu wenig, sagen wir das, bevor Budget fließt.
Gesprächsleitfaden schreiben
Für jeden Anrufgrund legen wir fest, was gefragt wird, welche Angabe der Assistent nennen darf und an welcher Stelle er weiterverbindet. Begrüßung, Hinweis auf die KI und die Formulierung für „das kläre ich mit einem Kollegen“ stehen darin. Sie lesen den Leitfaden und geben ihn frei.
Test an einer Nebenstelle
Der Assistent bekommt zuerst eine eigene Nebenstelle, nicht Ihre Hauptnummer. Ihr Team ruft an und spielt echte Fälle durch, wir hören die Protokolle durch und schärfen den Leitfaden nach. In die Anrufverteilung kommt er erst, wenn die Gespräche sitzen – und zunächst nur zu den Zeiten, die Sie bestimmen.
Betrieb und Verbesserung
Im Betrieb sehen wir, welche Anliegen der Assistent nicht einordnen konnte, und ergänzen den Leitfaden. Sie sehen, wie viele Anrufe angenommen, weitergeleitet und als Rückruf aufgenommen wurden. Rechnet sich der Assistent nicht, schalten Sie ihn ab und die Anlage arbeitet wie vorher.
Was ein Telefonassistent kostet, entscheidet Ihre Anruflage
Eine Werkstatt mit drei wiederkehrenden Anrufgründen und eine Praxis mit zwei Standorten und Terminvergabe liegen beim Aufwand weit auseinander — am Telefon zählt die Lage, nicht die Technik. Die Einordnung Ihrer Anrufgründe samt Preis kommt ins Erstgespräch, Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen; davor vier Fragen zu Gründen, Anrufzahl und Spitzenzeiten.
Gründe ohne Ermessen
Anliegen mit fester Antwort sind im Leitfaden ein kurzer Absatz. Was Abwägung braucht, nehmen wir nicht auf, sondern geben es sofort an einen Menschen.
Was Ihre Anlage hergibt
Eine eigene Nebenstelle oder ein SIP-Zugang ist der schmale Weg. Hängt Ihr Anschluss beim Anbieter fest, kommt ein Umweg über eine zweite Rufnummer dazu.
Zuhören oder nachschauen
Annehmen und notieren braucht keinen Zugang zu Ihren Systemen. Soll er den Stand eines Auftrags nennen oder Termine vorschlagen, muss er lesend hinein.
Fenster und Gesprächsminuten
Wer nur die Mittagsspitze abfangen lässt, zahlt wenige Minuten. Abende, Wochenenden und eine Anzeigenwelle bringen mehr Gesprächszeit und mehr Sprachverarbeitung.
Eine Nummer oder mehrere
Eine Rufnummer mit einer Begrüßung ist ein Leitfaden. Mehrere Standorte getrennt bedient heißt mehrere Leitfäden, Kalender und Zuständigkeiten.
Weswegen ruft man bei Ihnen an und was passiert dann?
Vier Fragen: weswegen bei Ihnen angerufen wird, wie viele Anrufe an einem normalen Tag hereinkommen, wann es am meisten klingelt und niemand abnehmen kann – und was heute mit einem Anruf geschieht, den niemand annimmt. Danach ordnen wir Ihre Anrufgründe, markieren die Fälle, die bei einem Menschen bleiben, und sagen Ihnen, womit ein Anfang sinnvoll ist.
Weswegen rufen Ihre Kunden am häufigsten an?
Häufige Fragen zum Assistenten am Telefon
Was ist ein Voicebot?
Ein Voicebot ist Software, die gesprochene Sprache versteht und selbst spricht. Am Hörer heißt das: zuhören, nachfragen, weiterverbinden – kein Band mit vorgelesenen Sätzen und kein Tastenmenü. Wie die Technik dahinter arbeitet, welche Anrufe sich dafür lohnen und wo ein Mensch am Hörer die bessere Wahl bleibt, steht ausführlich in unserem Lexikon – verlinkt unten auf dieser Seite.
Funktioniert das mit unserer bestehenden Telefonanlage?
Genau darauf wird er gebaut. Der Assistent wird an die Anlage angebunden, die bei Ihnen läuft, meist über eine eigene Nebenstelle oder einen SIP-Zugang. Welcher Weg bei Ihnen möglich ist, klären wir im Erstgespräch anhand Ihrer Anlage und Ihres Anschlusses. Ihre Rufnummern bleiben Ihre, einen Anbieterwechsel verlangen wir nicht.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Nach Umfang. Der Aufwand hängt an der Zahl der Anrufgründe, an den Systemen, die angebunden werden, und daran, ob Kalender und Kundendaten mitspielen sollen. Nach dem kostenfreien Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot mit Umfang und Aufwand; unsere Sätze stehen offen auf unserer Preisseite unter seodach.de/preise. Laufend kommen die Kosten für Sprachverarbeitung und Betrieb hinzu, beides weisen wir im Angebot getrennt aus. Ist noch offen, ob das Telefon überhaupt Ihr erster Fall sein sollte, gehört diese Frage vor das Angebot – dafür gibt es unsere KI-Beratung, die Anwendungsfälle nach Wirkung und Aufwand sortiert. Zum Vergleich: Fertige Praxis-Module, etwa im Umfeld von Doctolib, kosten eine monatliche Gebühr je Standort ohne Aufbau, können dafür aber nur die Anliegen, die der Anbieter vorgesehen hat.
Dürfen Gespräche aufgezeichnet werden, und ist das DSGVO-konform?
Ein Mitschnitt braucht die Einwilligung des Anrufers – das nicht öffentlich gesprochene Wort ist in Deutschland geschützt. Deshalb ist die Voreinstellung ein Protokoll in Textform statt einer Tonaufnahme. Am Gesprächsanfang steht ein Hinweis, dass hier eine KI spricht; das verlangt auch der EU AI Act. Verarbeitung und Notizen laufen auf Servern in Deutschland und der EU, Zwecke und Löschfristen regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was, wenn unsere Kunden nicht mit einer KI sprechen wollen?
Dann sollen sie es nicht müssen. Der Assistent sagt in der Begrüßung selbst, dass hier eine KI spricht – verschleiern wäre nach dem EU AI Act ohnehin nicht erlaubt. Sagt der Anrufer daraufhin „Mitarbeiter“, wird er verbunden, ohne Rückfrage und ohne Schleife; ist gerade niemand frei, nimmt der Assistent den Rückruf auf. Wie das für Ihre Kunden klingt, hören Sie vor dem Start: Der Test läuft auf einer eigenen Nebenstelle, Ihr Team ruft selbst an, und erst danach entscheiden Sie, ob und zu welchen Zeiten er in die Anrufverteilung kommt.
Haben Sie dafür ein Referenzprojekt mit Zahlen?
Am Telefon noch nicht, und wir erfinden keine. Die Telefonlinie bauen wir als neue Leistung, deshalb beginnt jedes Projekt mit dem Test an einer Nebenstelle statt mit einem Versprechen. Belegen können wir, was wir bei schriftlichen Kanälen erreicht haben: Assistenten und Automatisierungen laufen bei 11+ Unternehmen produktiv, dort ist die Handarbeit um etwa 80 % zurückgegangen.
Was passiert, wenn der Assistent ausfällt?
Dann greift der Weg, den Ihre Anlage vorher hatte: klingeln lassen, auf eine Nebenstelle leiten oder auf die Mailbox. Der Assistent ist ein zusätzlicher Teilnehmer in der Anrufverteilung, nicht der Ersatz für Ihre Telefonzentrale. Abschalten können Sie ihn jederzeit selbst, ohne uns.
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Der Chat auf Ihrer Website: beantwortet Besucherfragen aus Ihrer Wissensbasis und übergibt Verbindliches an Ihr Team.
Lexikon: wie Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe am Telefon zusammenspielen.
Lexikon: warum ein Mensch an der Entscheidung bleibt und wie die Übergabe geregelt wird.
Noch nicht sicher, ob das Telefon der richtige erste Fall ist? Reihenfolge und Wirtschaftlichkeit klären wir vor der Umsetzung.
Unsere Sätze offen aufgeschrieben – Grundlage für das Angebot nach dem Erstgespräch.
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen gerade verloren?
Bringen Sie drei typische Anrufe ins Erstgespräch mit. Wir sagen Ihnen, welche davon ein Assistent am Telefon übernehmen könnte, welche bei einem Menschen bleiben und wie die Anbindung an Ihre Anlage aussehen würde.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
Lieber direkt sprechen? (0) 89 24 8853 444 WhatsApp
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