Software für Handwerksbetriebe: vom Aufmaß bis zur Rechnung
Hier geht es um den Innenbetrieb, nicht um Werbung: Aufmaß, Angebot, Auftrag, Arbeitszettel auf dem Objekt, erfasste Zeiten und am Monatsende eine Rechnung, in der jede Stunde und jedes Material stehen. Alles an einem Vorgang, erreichbar vom Transporter aus.
- 2–6 Wochen
- bis die erste Kolonne damit arbeitet
- 74
- fertige Anbindungen, auch an die Buchhaltung
- 80 %
- weniger Handarbeit bei Kunden
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Bedienbar mit Arbeitshandschuh
Große Flächen, wenige Knöpfe, Eingabe mit einer Hand. Der Arbeitszettel wird am Objekt fertig und nicht abends im Büro aus Erinnerung nachgebaut.
- Läuft auch im Keller ohne Netz
Zeiten, Mengen und Fotos werden auf dem Gerät gespeichert und beim nächsten Funk übertragen. Kein Formular, das beim Absenden verloren geht.
- Eine Quelle für Stunden und Material
Was auf dem Objekt erfasst wurde, steht in der Rechnung und in der Übergabe an die Lohnabrechnung. Zweimal eintippen entfällt, Nachträge gehen nicht mehr unter.
Die Arbeit ist gemacht, aufgeschrieben ist sie nicht
Der Arbeitszettel kommt in der Hosentasche zurück
Freitags geknickt, mit Bleistift, zur Hälfte lesbar. Montags wird geraten, wie viele Stunden auf welchem Objekt waren – und bei der nächsten Rechnung fehlen zwei.
Zwischen Aufmaß und Angebot liegen drei Tage
Die Maße stehen im Notizbuch des Meisters, die Preise in der Datei vom letzten Jahr. Bis das Angebot raus ist, hat der Kunde zwei andere eingeholt.
Nachträge zahlt am Ende der Betrieb
Die zusätzliche Stunde, das Spezialteil, die zweite Anfahrt: besprochen auf dem Bau, nirgends festgehalten. Beim Streit über die Rechnung fehlt der Beleg.
Die Stunden kommen zu spät zur Abrechnung
Zettel sammeln, abtippen, Rückfragen stellen, Zuschläge nachrechnen. Das Lohnbüro wartet, und die Gesellen auch – jeden Monat dieselben zwei Tage.
Was so eine Software im Betrieb übernimmt
Sechs Teile entlang eines Auftrags. Sie müssen nicht alle gleichzeitig kommen – wir fangen mit dem Stück an, das heute die meiste Nacharbeit macht.
Aufmaß und Angebot aus einer Vorlage
Maße und Mengen werden vor Ort erfasst, das Angebot entsteht daraus mit Positionen aus Ihrer Preisliste. Dieselbe Nummer begleitet Angebot, Auftrag und Rechnung.
Auftrag und Arbeitszettel auf dem Gerät
Jede Kolonne sieht am Morgen, was zu tun ist, wo das Objekt liegt und was vereinbart wurde. Erledigt wird abgehakt, nicht erzählt.
Zeiten am Objekt erfassen
Start und Ende je Auftrag, auf Knopfdruck, mit Zuordnung zum Objekt. Erfasst wird der Auftrag, nicht der Mensch: sichtbar werden Auslastung und Reaktionszeit, keine Wege und keine Pausenorte.
Fotos, Mengen und Unterschrift vom Objekt
Bild vom Zustand vor und nach der Arbeit, erfasstes Material, Abnahme per Unterschrift auf dem Gerät. Der Nachtrag ist damit belegt, bevor jemand darüber diskutiert.
Abrechnung aus den erfassten Daten
Teil- und Schlussrechnung entstehen aus Stunden, Material und Positionen des Vorgangs. Offene Leistungen stehen in einer Liste, solange sie nicht abgerechnet sind.
Übergabe an Buchhaltung und Lohnbüro
Stunden und Belege gehen im Format Ihrer Steuerkanzlei weiter. Für gängige Programme liegt die Verbindung als einer von 74 fertigen Bausteinen bereit.
Was sich am Auftragsweg ändert
Typische Abläufe aus Betrieben mit zwei bis sechs Kolonnen. Die Zeilen zeigen keine Zahlen eines bestimmten Kunden.
Abläufe, wie sie sich in Projekten mit Handwerks- und Baubetrieben gezeigt haben.
So kommt die Software in den Betrieb
Einen Auftrag mitlaufen lassen
1 TagWir begleiten einen echten Auftrag vom Anruf bis zur Rechnung – im Büro und auf dem Objekt. Dabei notieren wir jeden Zettel, jede Rückfrage und jede Stelle, an der etwas zweimal geschrieben wird.
Preisliste und Vorlagen übernehmen
3–5 TagePositionen, Stundensätze Ihres Betriebs, Material und Textbausteine kommen aus Ihren vorhandenen Dateien. Doppelte Kunden und Objekte räumen wir dabei auf.
Mit einer Kolonne starten
2–6 WochenEine Kolonne arbeitet damit, die anderen bleiben zunächst beim Papier. Nach zwei Wochen vergleichen wir beide Wege; stimmen Stunden und Mengen überein, kommen die nächsten dazu.
Übergeben und ausbauen
danachEinweisung am Fahrzeug statt im Schulungsraum, eine Beschreibung in einfachen Sätzen fürs Büro. Danach entscheiden Sie, ob der nächste Teil dazukommt oder erst einmal nichts.
Software für Handwerksbetriebe: was den Umfang nach oben und nach unten zieht
Angesetzt wird am Auftragsweg: Wie viele Stationen er hat und wie viele Leute ihn gleichzeitig bedienen, entscheidet über den Aufwand – und das zeigt erst der mitgelaufene Auftrag. Deshalb steht die Zahl im kostenlosen Projektkonzept, das Sie mit Kosteneinschätzung per E-Mail bekommen, Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Für das Konzept fragen wir vorab: wie viele Kolonnen draußen sind, wer heute die Stunden abtippt und welches Programm die Buchhaltung nutzt.
Wie viele Kolonnen draußen arbeiten
Ein Fahrzeug mit einem Gerät bleibt schlank. Sechs Kolonnen gleichzeitig verlangen Vertretungsregeln, Rechte je Rolle und eine Tagesplanung, die Umplanungen übersteht.
Länge Ihrer Preis- und Leistungsliste
Zwanzig Standardpositionen sind schnell übernommen. Mehrere Hundert mit Varianten, Zuschlägen und Mengenstaffeln wollen geordnet, zusammengeführt und geprüft werden.
Was zur Rechnung hin passieren muss
Eine Schlussrechnung je Auftrag ist der schmale Fall. Teilrechnungen, Abschläge, Nachträge und Pauschalen nach Gewerk bringen jede für sich eine eigene Regel und Prüfung mit.
Wer die Stunden und Belege abnimmt
Nimmt die Buchhaltung eine Standarddatei an, ist die Übergabe ein Baustein. Verlangt das Lohnbüro eigene Satzarten oder die Steuerkanzlei ein bestimmtes Format, kommt Abstimmung dazu.
Was aus den alten Listen mitkommt
Nur Kunden und Objekte zu übernehmen ist überschaubar. Laufende Aufträge, Verlauf, Fotos und offene Posten aus mehreren Dateien müssen vorher gelesen und einander zugeordnet werden.
Welche Station Ihres Auftrags kostet am meisten Zeit?
Vier Fragen zu Bereich, eingesetzten Programmen, betroffenen Mitarbeitenden und Rahmen. Danach sagen wir, mit welchem Teil des Auftragswegs ein Start sinnvoll ist und was er im Alltag ändert.
Welchen Bereich möchten Sie automatisieren?
Fragen aus Handwerksbetrieben
Müssen wir eine fertige Handwerkersoftware kaufen?
Nicht zwangsläufig. Wenn ein Standardprodukt Ihren Auftragsweg abbildet, sagen wir das und helfen bei der Auswahl – das ist billiger als jede Entwicklung. Passt es nicht, weil Ihr Gewerk eigene Nachträge, Aufmaßarten oder Abrechnungsregeln hat, bauen wir genau die Stationen, die Sie brauchen, und lassen den Rest weg.
Funktioniert das ohne Netz, im Keller oder im Rohbau?
Ja. Zeiten, Mengen, Fotos und Unterschrift werden auf dem Gerät gespeichert und bei der nächsten Verbindung übertragen. Der Geselle muss nicht prüfen, ob gerade Funk da ist, und nichts geht beim Absenden verloren.
Ist das eine Überwachung der Leute?
Nein, und wir bauen es auch nicht so. Erfasst wird der Auftrag: Beginn, Ende, Objekt, Menge. Sichtbar werden dadurch Auslastung und Reaktionszeit des Betriebs, nicht Wege oder Pausen einzelner Personen. Was genau erfasst wird, legen Sie vorher fest; wo ein Betriebsrat mitbestimmt, gehört die Liste auf seinen Tisch.
Erfüllt die Zeiterfassung unsere Aufzeichnungspflichten?
Die Zeiten werden je Auftrag und Person erfasst, lassen sich nachträglich nicht stillschweigend ändern und sind als Datei auslesbar – das sind die Eigenschaften, nach denen in der Praxis gefragt wird. Ob die Aufzeichnung Ihre Pflichten vollständig erfüllt, beurteilen Ihre Steuerkanzlei und Ihr Rechtsberater; wir liefern dafür die technische Beschreibung.
Kommen die Stunden in unsere Lohnabrechnung und zur Steuerkanzlei?
Dafür ist die Übergabe gedacht: Stunden je Person und Auftrag, Zuschläge als eigene Zeilen, Belege mit Datum und Vorgangsnummer. Welches Format Ihr Lohnbüro braucht, klären wir vor dem Bauen – diese Abstimmung ist der Teil, an dem es ohne uns regelmäßig hängt.
Worin unterscheidet sich das von der Website für Handwerker?
Die Website holt Anfragen von außen herein. Diese Seite betrifft das, was danach im Betrieb passiert: Aufmaß, Auftrag, Arbeitszettel, Zeiten, Rechnung. Zwei verschiedene Aufgaben, die sich gut ergänzen, aber nichts miteinander zu tun haben – anfangen sollte man dort, wo heute mehr verloren geht.
Was passiert, wenn das Gerät kaputtgeht oder verloren wird?
Die Daten liegen nicht nur auf dem Gerät: Übertragenes steht im Vorgang, die Anmeldung lässt sich sperren, und ein Ersatzgerät ist in wenigen Minuten eingerichtet. Für die Zeit ohne Gerät bleibt der Papierweg als Rückfallebene bestehen – wir nehmen ihn nicht weg, bevor die erste Kolonne zwei Wochen sauber gearbeitet hat.
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Erzählen Sie uns, wie bei Ihnen aus einem Arbeitszettel eine Rechnung wird. Im Erstgespräch sagen wir Ihnen, welche Station zuerst umgestellt werden sollte und ob ein Standardprodukt dafür genügt.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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