Was ist SaaS (Software as a Service)?

SaaS (Software as a Service) ist ein Modell, bei dem Sie Software nicht kaufen und selbst installieren, sondern sie über das Internet nutzen und dafür eine laufende Gebühr zahlen. Betrieb, Updates und Datensicherung übernimmt der Anbieter.

Bekannte Beispiele sind Online-Buchhaltung, Videokonferenz-Dienste oder ein CRM aus der Cloud. Man öffnet den Browser, meldet sich an und arbeitet.

SaaS – Bedeutung und Funktionsweise

Bei SaaS läuft die Software auf den Servern des Anbieters. Viele Kunden nutzen dieselbe Anwendung, jeder sieht aber nur seine eigenen Daten. Der Anbieter spielt Verbesserungen für alle gleichzeitig ein. Abgerechnet wird meist pro Nutzer und Monat oder nach Umfang.

Daraus ergeben sich die typischen Merkmale:

• Keine Installation: Zugriff über Browser oder App, von jedem Ort.
• Laufende statt einmalige Kosten: Abo statt Lizenzkauf.
• Updates inklusive: Neue Funktionen und Sicherheitsupdates kommen automatisch.
• Standard für alle: Anpassungen sind nur im Rahmen dessen möglich, was der Anbieter vorsieht.

SaaS, On-Premise und Individualsoftware im Vergleich

On-Premise heißt: Die Software läuft auf Servern, die Sie selbst betreiben. Das gibt Kontrolle, verlangt aber eigene IT. Individualsoftware wird für Ihren Ablauf gebaut und kann sowohl bei Ihnen als auch bei einem Dienstleister laufen.

SaaS und DSGVO: Wo liegen Ihre Daten?

Bei SaaS geben Sie Daten an einen Dienstleister. Das ist nach DSGVO erlaubt, aber nicht ohne Voraussetzungen:

• Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.
• Sie sollten wissen, in welchem Land die Server stehen und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind.
• Bei Anbietern außerhalb von EU und EWR sind zusätzliche Prüfungen nötig, ob die Übermittlung zulässig ist.
• Klären Sie, wie Sie Ihre Daten bei einer Kündigung vollständig und in einem lesbaren Format zurückbekommen.

Der letzte Punkt wird oft übersehen. Wer nach Jahren den Anbieter wechseln will, merkt erst dann, wie fest die Daten im System stecken.

Vorteile und Risiken

Vorteile: schneller Start, keine eigene Server-Infrastruktur, planbare monatliche Kosten, Updates ohne eigenen Aufwand und ein Funktionsumfang, den ein einzelnes Unternehmen nie selbst bauen würde.

Risiken: Preiserhöhungen, auf die Sie keinen Einfluss haben; Funktionen, die der Anbieter streicht oder ändert; Abhängigkeit von seiner Verfügbarkeit; und die Frage, ob Ihr Ablauf sich wirklich in den Standard pressen lässt. Arbeitet ein Team am Ende mit fünf SaaS-Tools und Excel-Listen dazwischen, entsteht neue Handarbeit.

Wann SaaS die bessere Wahl ist

Für Standardaufgaben ist SaaS fast immer günstiger als eine eigene Entwicklung: Buchhaltung, E-Mail, Videotelefonie, Terminbuchung, ein einfaches CRM. Hier das Rad neu zu erfinden, lohnt sich nicht.

Eigene Software lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf Ihr Vorteil ist: eine besondere Kalkulation, ein eigenes Kundenportal, die Verbindung mehrerer Systeme zu einem durchgehenden Prozess. Oft ist die beste Lösung eine Mischung: SaaS für den Standard, eine eigene Anwendung oder Schnittstelle für das, was Sie unterscheidet. Den Vergleich im Detail beschreibt der Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware.

Worauf Sie bei der Auswahl eines SaaS-Anbieters achten sollten

• Schnittstellen: Gibt es eine dokumentierte API, über die sich das Tool mit Buchhaltung, Shop oder CRM verbinden lässt? Ohne sie wird das SaaS zur neuen Insel.
• Datenexport: Lassen sich alle Daten jederzeit vollständig exportieren, nicht nur als PDF?
• Kündigung und Preise: Welche Laufzeit gilt, und wie hat der Anbieter seine Preise in der Vergangenheit angepasst?
• Verfügbarkeit und Support: Was steht im SLA, und erreichen Sie im Störfall einen Menschen?
• Serverstandort: Wo liegen die Daten, und wer darf darauf zugreifen?

Beispiele aus dem Mittelstand

Handwerksbetrieb: Buchhaltung und Terminplanung laufen als SaaS. Ein Website-Abo sorgt dafür, dass der Internetauftritt ohne eigenen Aufwand aktuell bleibt.

Dienstleister mit mehreren Standorten: CRM, Buchhaltung und Messenger sind SaaS. Damit die Geschäftsführung nicht fünf Programme öffnen muss, führt eine Übersicht die Zahlen aus allen Quellen zusammen.

In der Praxis: Wie SEODACH SaaS einsetzt

Auch wir bieten Software als Abo an. Mit dem Website-Abo mieten kleine Betriebe ihre Firmenwebsite zum festen Monatspreis – Aufbau, Betrieb auf Servern in Deutschland und Änderungen inklusive. PultOS legt sich über Bank, Buchhaltung, Postfach und Messenger und zeigt Geld, Vertrieb und offene Anfragen auf einer Seite, ohne dass Sie Ihre Programme austauschen müssen.

Wo kein Standard passt, entwickeln wir Individualsoftware, die Ihnen gehört. Im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, wenn ein fertiges SaaS-Produkt für Ihren Fall günstiger ist.

Häufige Fragen

Ist SaaS dasselbe wie Cloud?

Nicht ganz. Cloud ist der Oberbegriff für IT-Leistungen über das Internet. SaaS ist die Form, bei der Sie eine fertige Anwendung nutzen. Daneben gibt es etwa Cloud-Server oder Speicher, die Sie selbst einrichten.

Ist SaaS DSGVO-konform?

Das hängt vom Anbieter ab. Prüfen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag, den Serverstandort und die Unterauftragnehmer. Anbieter mit Servern in Deutschland oder der EU machen die Prüfung einfacher.

Wann ist Individualsoftware besser als SaaS?

Wenn Ihr Ablauf nicht in den Standard passt, wenn mehrere Systeme zu einem Prozess verbunden werden müssen oder wenn Sie nicht von den Preisen und Entscheidungen eines Anbieters abhängig sein wollen.