ERP-Schnittstelle: ein Feldkatalog, bevor das erste Feld läuft
Eine ERP-Schnittstelle ist zuerst eine Abmachung und erst danach Technik: Welche Felder gehen hinüber, wer darf sie schreiben, in welchem Takt, und was gilt, wenn zwei Systeme verschiedene Mengen nennen. Wir schreiben diesen Katalog mit Ihnen auf, bauen die Übertragung für Artikel, Bestände, Aufträge und Preise und setzen einen Abgleichlauf daneben, der Abweichungen benennt, statt sie still zu korrigieren.
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- Ein Schlüssel für beide Seiten
Jeder Satz trägt eine Kennung, die in beiden Systemen in einem eigenen Feld steht.
- Ein zweiter Lauf schreibt nichts doppelt
Wiederholen ist erlaubt: Dieselbe Übertragung erzeugt denselben Stand, nicht den zweiten Auftrag.
- Abweichung wird benannt
Der Abgleichlauf vergleicht Mengen beider Seiten und legt Unterschiede auf eine Liste.
Die Verbindung steht, nur die Zahlen gehen auseinander
Der Shop verkauft, was längst weg ist
Der Bestand wird einmal am Tag geschickt, verkauft wird den ganzen Tag. Also wird überverkauft, der Kunde bekommt eine Entschuldigung statt der Ware, und im Service erklärt jemand, warum die Anzeige gelogen hat.
Der Preis stimmt, die Staffel nicht
Grundpreise werden übertragen, Mengenstaffeln und Kundenkonditionen bleiben im ERP zurück. Stammkunden sehen Listenpreise, der Vertrieb schreibt Angebote von Hand nach, und die Schnittstelle gilt als unbrauchbar.
Der Lauf wurde wiederholt, der Auftrag steht zweimal
Eine Übertragung bricht in der Mitte ab, jemand startet sie erneut. Weil die Sätze keine Kennung trugen, entsteht alles ein zweites Mal: Auftrag, Lieferschein, Buchung – und die Suche nach dem Original beginnt.
Niemand weiß, welche Seite recht hat
Im Lager steht eine Menge, im ERP eine andere, im Shop eine dritte. Weil nie festgelegt wurde, welches System führt, überschreiben sich beide Seiten gegenseitig – und am Monatsende wird nicht gesucht, sondern gerundet.
Was über eine ERP-Schnittstelle läuft
Jede Zeile unten ist ein eigener Datentyp mit eigenen Pflichtfeldern, eigener Richtung und eigenem Takt. Welche davon Sie brauchen, entscheidet den Umfang stärker als die Frage, wie Ihr ERP heißt.
Artikel und Stammdaten
Nummer, Bezeichnung, Mengeneinheit, Verpackungsgröße, Steuersatz, Gewicht, Nachfolgeartikel. Dazu die Regel, was mit auslaufenden Positionen passiert: ausblenden statt löschen, damit alte Belege lesbar bleiben.
Bestände und Reservierungen
Übertragen wird nicht der physische Bestand, sondern der verfügbare: abzüglich offener Aufträge, Sperrmengen und Ware in Prüfung. Dazu ein Sicherheitsabstand für Artikel, bei denen Überverkauf wirklich teuer ist.
Aufträge und ihr Status
Hinein gehen Auftrag, Positionen, Lieferadresse und Zahlart. Heraus kommen Bestätigung, Teillieferung, Lieferschein- und Rechnungsnummer sowie der Grund, wenn eine Position nicht geliefert wird.
Preise, Staffeln und Konditionen
Listenpreis, Kundenpreis, Mengenstaffel, Aktionszeitraum, Währung und die Frage, ob netto oder brutto geführt wird. Wo das Zielsystem keine Staffeln kennt, rechnen wir sie vorher auf die Form um, die es abbilden kann.
Reihenfolge und Wiederholbarkeit
Ein Artikel muss existieren, bevor ein Auftrag ihn nennt. Jeder Satz trägt eine Kennung, jede Übertragung einen Zustand, und abgebrochene Läufe werden fortgesetzt statt von vorn gestartet.
Abgleichlauf und Abweichungsliste
In festem Takt werden Mengen und Preise beider Seiten gegeneinander gerechnet. Unterschiede landen mit Artikel, Menge und Zeitpunkt auf einer Liste für Ihr Team – eine stille Korrektur gibt es nicht.
Sie wissen noch nicht, welche Quellen an Ihr ERP sollen?
Diese Seite handelt von der Schnittstelle selbst: Felder, Richtung, Takt, Abgleich. Geht es noch um die Frage, welche Geräte, Programme und Tabellen rund um Ihr ERP überhaupt angebunden werden – Kasse, Lager, Produktion, Shop –, beginnt es eine Ebene davor.
Was eine Schnittstelle an den Daten verändert
Jede Zeile ist ein Beispiel aus einem abgeschlossenen Kundenprojekt. Die Branche nennen wir, den Namen nicht: Zahlen eines Auftraggebers gehören dem Auftraggeber.
Datei oder API: der Unterschied zeigt sich nicht am ersten Tag
Beide Wege funktionieren, und beide sind legitim. Sie unterscheiden sich in vier Punkten, die im Betrieb zählen – nicht in der Frage, welcher moderner klingt.
Aktualität
Eine Datei ist so frisch wie der Lauf, der sie erzeugt hat: Wer nachts exportiert, verkauft tagsüber gegen den Stand von gestern. Eine Programmierschnittstelle kann melden, sobald sich etwas ändert – deshalb hängt Überverkauf meist am Weg, nicht am Lager.
Teilfehler
Bei einer Datei entscheidet oft der schwächste Satz über alle: Ein Pflichtfeld fehlt, die Übernahme bricht ab, und niemand weiß, welche Hälfte angekommen ist. Über eine Schnittstelle wird Satz für Satz quittiert, und nur der fehlerhafte bleibt liegen.
Reihenfolge und Nachholen
Fällt eine Nacht aus, holen zwei Dateien am nächsten Tag denselben Artikel in verkehrter Reihenfolge nach. Deshalb trägt bei uns jeder Satz Kennung und Zeitstempel: Ältere Stände überschreiben neuere nicht, und Lücken bleiben sichtbar, bis sie geschlossen sind.
Nachweis
Für eine Prüfung zählt, was nachvollziehbar ist. Wir protokollieren bei beiden Wegen Lauf, Menge, Ergebnis und Grund der Abweisung. Beim Datei-Weg kommt das Archiv der übergebenen Dateien dazu, bei der Schnittstelle die Antwort der Gegenseite.
So entsteht die Abmachung und daraus die Technik
Felder und Schlüssel festschreiben
Je Datentyp entsteht eine Tabelle: Feld, Richtung, führendes System, Pflicht oder optional, erlaubte Werte. Dazu die gemeinsame Kennung. Fehlt sie, vergeben wir sie bei der Anbindung und schreiben sie auf beiden Seiten in ein eigenes Feld zurück.
Wege prüfen und wählen
Wir sehen uns an, was Ihr ERP und das Gegensystem wirklich anbieten: dokumentierte Schnittstelle, geregelter Export, Lesezugriff auf die Datenbank. Genommen wird der erste tragfähige Weg, und wir sagen vorher, was er an Aktualität und Überwachung kostet.
Parallel laufen und gegenrechnen
Die Übertragung läuft erst neben der bisherigen Arbeit. An einem vereinbarten Prüftag rechnen wir Position für Position gegeneinander: Mengen, Preise, Auftragsstände. Abweichungen werden benannt und begründet, nicht geglättet.
Betreiben und Abweichungen beobachten
Danach läuft der Abgleich im festen Takt. Jede Seite meldet ihr Lebenszeichen, Fehlerserien erscheinen mit Dauer und Anzahl, und wenn ein Hersteller eine Feldliste ändert oder ein neues Lager dazukommt, ziehen wir den Katalog nach.
ERP-Schnittstelle: was den Umfang nach oben und nach unten zieht
Maßstab ist hier das Feld und nicht das System: Zwanzig Felder in eine Richtung sind eine andere Arbeit als zweihundert, die beide Seiten schreiben dürfen – und welcher Fall vorliegt, weiß keine Preisliste. Vier Fragen klären wir vorher: welche Systeme beteiligt sind, wie die Daten heute hinübergehen, wie aktuell sie sein müssen und was bei einer Abweichung geschehen soll. Stellen Sie sie uns über das Kontaktformular, und Sie erhalten ein kostenloses Projektkonzept mit Kosteneinschätzung per E-Mail – Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.
Wie viele Felder beide Seiten tragen
Artikelnummer, Bezeichnung, Preis und Bestand sind in einer Sitzung abgestimmt. Kommen Einheiten, Verpackungsgrößen, Steuerkennzeichen, Staffeln und Pflichtfelder des Zielsystems dazu, wird daraus ein Katalog mit eigenem Test je Feld.
Ob ein gemeinsamer Schlüssel existiert
Trägt der Artikel in beiden Systemen dieselbe Nummer, passt die Zuordnung sofort. Weichen Nummern, Einheiten oder Verpackungsgrößen ab, kommt eine Übersetzungstabelle davor – und die muss gepflegt werden, nicht nur gebaut.
Eine Richtung oder zwei
Ein Vollabzug je Nacht in eine Richtung ist die schmale Variante. Schreiben beide Seiten, braucht es Konfliktregel, Zeitstempelvergleich und Protokoll – und bei jeder Erweiterung ist beides erneut zu prüfen.
Was das fremde System zulässt
Eine dokumentierte Schnittstelle mit Freigabe des Betreibers hält die Arbeit schmal. Gibt es nur einen Export oder nur den Lesezugriff auf die Datenbank, kommen Zwischenschritt, engere Überwachung und die Erlaubnis des Betreibers dazu – fremde Freigaben planen wir ein, versprechen können wir sie nicht.
Was bei Abweichung geschehen soll
Eine Abweichungsliste an eine zuständige Person ist der schmale Fall. Soll das System selbst reagieren – Sperrmenge setzen, Reservierung auflösen, den Shop zurückmelden –, ist jeder dieser Fälle eine eigene Regel mit eigenem Test.
Welche Daten sollen zwischen Ihren Systemen laufen?
Vier Fragen zu Ihren Systemen, dem heutigen Datenweg und der nötigen Aktualität. Danach bekommen Sie eine Integrations-Landkarte: welcher Datentyp zuerst übertragen wird und über welchen Weg.
Welche Systeme sollen verbunden werden?
Wissen zum Thema
Begriffe, die in einem Gespräch über ERP und Datenübergabe regelmäßig fallen.
Fragen zur ERP-Schnittstelle
Was ist eine ERP-Schnittstelle?
Der festgelegte Weg, auf dem Artikel, Bestände, Aufträge und Preise zwischen Ihrem ERP und einem anderen System übergeben werden. Festgelegt heißt: Es steht schriftlich, welche Felder übertragen werden, welches System jedes Feld führt, in welchem Takt die Übertragung läuft und was geschieht, wenn ein Satz abgewiesen wird. Dieser Teil entscheidet über das Ergebnis; der Programmcode setzt die Abmachung dann nur um.
Was ist der Unterschied zwischen Datei-Austausch und einer API?
Die Aktualität und das Verhalten im Fehlerfall. Eine Datei ist ein Stand zu einem Zeitpunkt, und ein einzelner fehlerhafter Satz kann die ganze Übernahme stoppen. Über eine Programmierschnittstelle wird jeder Satz einzeln quittiert, Fehler kommen sofort zurück und sind zuordenbar, und Änderungen lassen sich melden, statt den ganzen Bestand erneut zu schicken. Wir nehmen die Schnittstelle, wo sie existiert, und den geregelten Export, wo sie fehlt.
Unser ERP hat keine dokumentierte Schnittstelle. Was dann?
Dann prüfen wir von oben nach unten: geregelter Datei-Export, Lesezugriff auf die Datenbank, als Letztes eine Automatik, die Masken und Berichte ausliest. Die unteren Wege brauchen die Erlaubnis des Betreibers, sind empfindlich gegenüber Updates und verlangen engere Überwachung – dafür wird auch ein altes System zur Quelle. Geht es nur mit Einschränkungen, sagen wir das vor dem Angebot.
Wie oft werden Bestände übertragen?
So oft, wie Ihr Verkauf es braucht und das fremde System zulässt – das sind zwei verschiedene Grenzen. Für Artikel mit hohem Umschlag melden wir Änderungen, sobald sie entstehen, und übertragen zusätzlich in festem Takt einen vollständigen Stand zur Kontrolle. Wo nur ein Datei-Export möglich ist, legen wir die Zeiten so, dass sie zum Arbeitstag passen, und nennen die Folge offen: Zwischen zwei Läufen ist die Anzeige älter als das Lager.
Was passiert, wenn die Bestände auseinanderlaufen?
Der Abgleichlauf vergleicht beide Seiten im festen Takt und legt jede Abweichung mit Artikel, Menge und Zeitpunkt auf eine Liste. Automatisch korrigiert wird nichts: Eine stille Korrektur verdeckt die Ursache und wiederholt sich im nächsten Monat. Zusätzlich lässt sich hinterlegen, dass betroffene Artikel vorübergehend gesperrt oder mit Sicherheitsabstand geführt werden, bis ein Mensch entschieden hat.
Wie verhindern Sie doppelte Aufträge nach einem wiederholten Lauf?
Jeder übertragene Satz trägt eine Kennung, die aus den Daten selbst entsteht, und jede Übertragung einen Zustand. Kommt derselbe Satz ein zweites Mal, wird er erkannt und nicht erneut geschrieben; ein abgebrochener Lauf wird an der Stelle fortgesetzt, an der er stehen geblieben ist. Deshalb darf eine Übertragung bei uns wiederholt werden, ohne dass jemand vorher aufräumen muss.
Richten Sie unser ERP selbst ein?
Nein. Wir sind kein ERP-Anbieter und verkaufen keine ERP-Software. Buchungskreise, Belegarten, Rechte und Berichte im System selbst gehören zu Ihrem ERP-Partner, der das System kennt und verantwortet. Wir bauen die Schnittstelle daneben und übergeben die Daten in der Form, die Ihr Partner nennt.
Wie steht es um Sicherheit und Datenschutz?
Die Verarbeitung läuft auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU. Wir arbeiten mit eigenen technischen Zugängen, und wo Lesen genügt, haben sie nur Leserechte. Welche Felder aus welcher Quelle fließen, halten wir schriftlich fest, jede Übertragung wird protokolliert, und mit Ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Personenbezogene Daten gehen nur hinüber, wo der Ablauf sie braucht.
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