Lexware-Schnittstelle: Verkauf und Buchhaltung nennen dieselbe Zahl
Eine Lexware-Schnittstelle bewegt Ausgangsrechnungen, Zahlungen und Eingangsbelege zwischen Ihrem Verkauf und Ihrer Buchhaltung – und das in beide Richtungen. Lexware Office ist bei uns angebunden: Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, der Zahlungseingang kommt an den Vorgang zurück. Zu klären ist dabei selten die Technik, sondern die Buchhaltung: Nummernkreise, Steuersätze, Erlöskonten und die Frage, wie Retouren, Skonto und Teilzahlungen behandelt werden.
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- fertige Anbindungen im Baukasten
- ca. 80 %
- weniger Handarbeit bei Kunden
- 100 %
- eigene Server in Deutschland und der EU
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Die Rechnung entsteht einmal
Positionen, Steuersatz und Nummer kommen aus dem Auftrag und tragen in der Buchhaltung denselben Beleg.
- Die Zahlung kommt zurück
Was in Lexware als bezahlt steht, schließt den Vorgang im Verkauf – ohne Zuruf und ohne zweite Liste.
- Offene Auskunft zum Weg
Hat Ihre Lexware-Ausgabe eine Programmierschnittstelle, sagen wir das. Hat sie nur einen Datei-Export, sagen wir das genauso.
Die Rechnung ist raus, und niemand weiß, ob sie bezahlt ist
Jede Rechnung wird zweimal geschrieben
Der Auftrag steht im Verkaufssystem, dann tippt jemand dieselben Positionen in die Buchhaltung. Zwei Belege, zwei Nummern, zwei Schreibweisen des Kundennamens – und bei einer Rückfrage sucht man in beiden.
Der Zahlungsstand lebt in der Buchhaltung
Der Verkauf will wissen, ob geliefert werden kann, und fragt nach. Die Kollegin schaut in Lexware, antwortet später, und bis dahin wartet der Kunde. Für eine Auskunft, die am Vorgang stehen könnte.
Teilzahlung, Skonto, Abzug – Posten bleibt offen
Ein Kunde zahlt in zwei Raten, zieht Skonto und eine Kleinmenge ab. Im Verkauf gilt die Rechnung als offen, in der Buchhaltung als erledigt. Die Mahnliste trifft dann die Falschen.
Retouren laufen an der Nummer vorbei
Eine Ware kommt zurück, die Gutschrift schreibt jemand von Hand mit neuer Nummer. Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung steht in keinem Feld, nur im Gedächtnis der Person, die sie geschrieben hat.
Was wir an der Lexware-Schnittstelle bauen
Die Strecke beginnt im Verkauf und endet nicht in Lexware: Erst wenn der Zahlungsstand zurückkommt, hört die Doppelarbeit auf. Beides gehört in dieselbe Anbindung.
Ausgangsrechnungen erzeugen
Aus Auftrag, Shop-Bestellung oder Abonnement entsteht der Beleg: Positionen, Mengen, Einheiten, Rabatt, Steuersatz und Zahlungsziel. Der Kundenstamm wird vorher abgeglichen, damit nicht bei jeder Rechnung ein neuer Kunde entsteht.
Zahlungen zurückmelden
Der Zahlungseingang wandert an den Vorgang: vollständig, teilweise oder mit Abzug. Der Verkauf sieht den Stand am Auftrag, das Mahnwesen arbeitet mit einer Liste offener Posten, die am selben Tag stimmt.
Eingangsbelege übergeben
Lieferantenrechnungen werden gesammelt, ausgelesen und mit Zahlungsstatus weitergegeben. Doppelt eingereichte Nummern fallen beim Prüfen auf, bevor sie zweimal in der Buchhaltung landen.
Konten und Steuersätze abbilden
Welche Warengruppe auf welches Erlöskonto gehört, welcher Satz für Lieferung und Leistung gilt, wie innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Fälle laufen: Das wird als Regel hinterlegt, abgestimmt mit Ihrer Buchhaltung, und bleibt sichtbar und änderbar.
Retouren, Gutschriften, Teilzahlungen
Für jeden dieser Fälle legen wir vorher fest, was geschieht: welchen Bezug die Gutschrift zur Rechnung trägt, wie Skonto gebucht wird und ab welchem Restbetrag ein Posten als erledigt gilt.
Lauf, Protokoll, Wiederholung
Jede Übertragung trägt einen Schlüssel: Ein zweiter Lauf schreibt denselben Beleg nicht erneut. Was übernommen, was abgewiesen wurde und warum, steht im Protokoll – und abgewiesene Belege gehen an eine zuständige Person.
Ihre Bücher führt der Steuerberater mit DATEV?
Dann geht es nicht um Rechnungen zwischen Ihren eigenen Systemen, sondern um die Übergabe an eine Kanzlei: Buchungsstapel, Belegtransfer, Mandantennummern und das Format, das Ihr Steuerbüro annimmt. Dafür gibt es eine eigene Seite.
Was aus geprüften Buchhaltungsdaten geworden ist
- 1 570 Belegebeim ersten Lauf übernommen
Beispiel aus einem Kundenprojekt, Lebensmittelherstellung mit drei Gesellschaften: 418 Belege brachten ein Zahlungsdatum mit, Zahlungsstand und Kategorie werden seitdem täglich nachgezogen.
- 216 Regelnentscheiden über Konto und Kostenstelle
Derselbe Betrieb, 13 734 Buchungen aus 110 Läufen: 88,8 Prozent des Geldvolumens wurden ohne Handgriff zugeordnet, der Rest blieb als Klärfall sichtbar.
- 346 Rechnungenhätten in der Handarbeit gefehlt
Anderes Kundenprojekt derselben Branche: Beim Nachtrag von 2 408 Rechnungen aus einem staatlichen Rechnungsportal fehlten 346 in der von Hand gepflegten Liste – in der Buchhaltung wären sie nie aufgetaucht.
- 99,8–100 %Treffer gegen den Abgleich von Hand
Kundenprojekt, Lebensmittelherstellung: Kontoumsätze zweier Banken gegen ein Archiv von rund 2 000 PDF- und Foto-Belegen gestellt, geprüft gegen das Ergebnis der bisherigen Handarbeit.
Welche Lexware bei Ihnen läuft, entscheidet über den Weg
„Lexware“ steht für eine Familie von Programmen, und der Unterschied zwischen ihnen ist für eine Anbindung größer als alles andere. Deshalb ist das die erste Frage im Erstgespräch – noch vor Konten und Nummern.
Lexware Office
Die Ausgabe im Browser bringt eine Programmierschnittstelle mit, und sie ist bei uns angebunden. Belege, Zahlungsstand und Kontoumsätze lassen sich lesen und schreiben, Fehler kommen als Antwort zurück und sind sofort zuordenbar. Nötig sind ein Zugang und Ihre Freigabe.
Die Programme auf dem eigenen Rechner
Hier läuft der Austausch über geregelten Import und Export: eine Datei je Lauf, ein Rechner, der sie erzeugt und abholt. Das funktioniert zuverlässig, kostet aber Aktualität – frischer als der Export wird der Zahlungsstand nicht.
Was in welche Richtung muss
Hinaus gehen Kunde, Beleg, Positionen und Konto. Zurück kommen Belegnummer und Zahlungsstand. Wer nur hinaus überträgt, hat das halbe Problem behalten: Der Verkauf fragt weiter in der Buchhaltung nach.
Wer die Nummer vergibt
Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos bleiben, also vergibt genau ein System sie und das andere übernimmt. Probeläufe laufen deshalb gegen einen eigenen Bestand, nicht gegen Ihren echten Nummernkreis.
So entsteht die Verbindung zu Ihrer Buchhaltung
Belegarten sortieren
Wir listen auf, welche Belege bei Ihnen entstehen: Rechnung, Abschlagsrechnung, Gutschrift, Abonnement, Barverkauf, Lieferantenrechnung. Zu jeder gehört die Angabe, wo sie entsteht, wie oft sie vorkommt und wer sie heute anfasst.
Konten, Sätze und Nummern abstimmen
Mit Ihrer Buchhaltung legen wir fest, welche Warengruppe auf welches Erlöskonto geht, welcher Steuersatz gilt, welcher Kontenrahmen genutzt wird und welches System die Rechnungsnummer vergibt. Diese Abstimmung entscheidet über die Qualität der späteren Zahlen, nicht die Technik.
Probelauf gegen die Handarbeit
Die Strecke läuft zunächst parallel. Wir vergleichen jeden erzeugten Beleg mit dem, was Ihre Buchhaltung von Hand gebucht hätte, und schärfen die Regeln nach. Erst wenn beide Seiten über einen vollen Abschluss hinweg dieselben Summen nennen, wird die doppelte Erfassung abgeschaltet.
Umschalten und beobachten
Danach läuft die Übertragung im Takt Ihres Verkaufs. Jeder Lauf wird protokolliert, Klärfälle gehen an eine zuständige Person, und wenn Lexware eine Feldliste ändert oder ein neuer Belegtyp dazukommt, ziehen wir die Strecke nach.
Lexware-Anbindung: was den Umfang nach oben und nach unten zieht
Zwei Zahlenkreise treffen hier aufeinander, und was die Arbeit kostet, hängt daran, wie weit sie heute auseinanderliegen – eine Preisliste kann das nicht wissen, gerechnet wird in Belegarten, Regeln und Richtungen. Vier Fragen klären wir vorher: welche Lexware-Ausgabe im Haus läuft, woher Ihre Rechnungen heute kommen, wie aktuell der Zahlungsstand sein muss und was bei Retouren und Teilzahlungen geschehen soll. Stellen Sie sie uns über das Kontaktformular, und Sie erhalten ein kostenloses Projektkonzept mit Kosteneinschätzung per E-Mail – Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.
Welche Lexware-Ausgabe läuft
Lexware Office mit Programmierschnittstelle ist der schmale Fall: lesen und schreiben, Fehler kommen zurück. Ein Programm auf dem Rechner verlangt einen geregelten Export samt Stelle, die ihn erzeugt und abholt – das ist ein Posten davor.
Eine Richtung oder beide
Nur Rechnungen hinaus ist eine gerade Strecke. Soll der Zahlungsstand zurück an den Auftrag, kommt der Rückweg dazu, mit der Regel, welche Seite bei Widerspruch gewinnt, und mit einem Protokoll je Änderung.
Wie viele Zuordnungen nötig sind
Ein Erlöskonto und ein Steuersatz sind in einer Sitzung besprochen. Warengruppen, Kostenstellen, Auslandslieferungen und Reverse-Charge-Fälle verlangen je Fall eine eigene Regel und eine Klärfall-Liste für den Rest.
Wer die Zugänge hält
Liegt der Zugang bei Ihnen und dürfen Sie ihn vergeben, beginnen wir sofort. Muss er erst beantragt oder über Ihre Steuerkanzlei freigegeben werden, liegt Abstimmung vor der Umsetzung – fremde Freigaben planen wir ein, versprechen können wir sie nicht.
Was mit Ausnahmen passiert
Werden Gutschriften weiter von Hand geschrieben, bleibt die Anbindung schmal. Sollen Retouren, Skonto, Teilzahlungen und Mahnstufen automatisch durchlaufen, ist jeder dieser Fälle eine eigene Regel mit eigenem Test.
Welche Zahlen sollen zwischen Verkauf und Buchhaltung laufen?
Vier Fragen zu Ihren Systemen, zum heutigen Weg Ihrer Belege und zur nötigen Aktualität. Danach bekommen Sie eine Integrations-Landkarte: welcher Beleg zuerst automatisch entsteht und welche Punkte mit Ihrer Buchhaltung abzustimmen sind.
Welche Systeme sollen verbunden werden?
Wissen zum Thema
Begriffe, die in einem Gespräch über Rechnungen und Schnittstellen regelmäßig fallen.
Fragen zur Lexware-Schnittstelle
Was ist eine Lexware-Schnittstelle?
Der geregelte Weg, auf dem Daten zwischen Ihren Verkaufssystemen und Lexware laufen. Üblich sind zwei Richtungen: hinaus gehen Kunde, Beleg und Positionen, damit die Rechnung nicht zweimal geschrieben wird; zurück kommen Belegnummer und Zahlungsstand, damit der Verkauf ohne Rückfrage Auskunft geben kann. Eine Schnittstelle ist dabei weniger ein Knopf als eine Abmachung über Felder, Konten, Nummern und Zuständigkeit – plus die Technik, die sich daran hält.
Haben Sie Lexware schon angebunden?
Ja. Lexware Office gehört zu unseren fertigen Anbindungen: Belege mit Zahlungsstatus und Kontoumsätze laufen darüber. Welche Felder und Belegarten Ihr Fall braucht, sehen wir uns trotzdem einzeln an – der Baukasten nimmt die Grundarbeit ab, Konten und Regeln bleiben Ihre.
Funktioniert das auch mit dem Lexware-Programm auf unserem Rechner?
In der Regel ja, aber über einen anderen Weg. Die Programme auf dem eigenen Rechner tauschen Daten über Import und Export aus, nicht über eine Programmierschnittstelle. Wir bauen dann einen geregelten Lauf: Datei erzeugen, Pflichtfelder und Summen prüfen, einlesen, protokollieren. Der Preis dafür ist die Aktualität – der Zahlungsstand ist so frisch wie der letzte Export.
Wer vergibt dann die Rechnungsnummern?
Genau ein System, und das legen wir vorher fest. Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos bleiben; vergeben zwei Stellen gleichzeitig, entstehen Lücken oder Doppelnummern, die später nur mit Aufwand zu erklären sind. Das zweite System übernimmt die Nummer und trägt sie in seinem eigenen Feld. Probeläufe laufen gegen einen Testbestand, damit Ihr echter Nummernkreis unberührt bleibt.
Was passiert mit Retouren, Gutschriften und Teilzahlungen?
Diese Fälle sind der eigentliche Inhalt des Projekts, deshalb klären wir sie vor dem ersten Feld: welchen Bezug eine Gutschrift zur ursprünglichen Rechnung trägt, wie Skonto und Abzüge gebucht werden, ab welchem Restbetrag ein Posten als erledigt gilt und was mit Anzahlungen geschieht. Jede Festlegung wird eine Regel, und was keine Regel trifft, geht als Klärfall an Ihre Buchhaltung statt in eine geratene Buchung.
Ersetzt das unsere Buchhaltung oder unseren Steuerberater?
Nein. Wir machen keine Steuerberatung und beurteilen nicht, wie ein Vorgang steuerlich zu behandeln ist. Wir sorgen dafür, dass in Lexware vollständige, geprüfte und zugeordnete Belege liegen – und dass niemand sie von Hand nachtippt. Die Verantwortung für die Buchführung bleibt dort, wo sie hingehört.
Wie sicher sind die Daten auf dem Weg?
Die Verarbeitung läuft auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU. Wir halten schriftlich fest, welches Feld aus welchem System nach Lexware geht, protokollieren jede Übertragung und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Zugänge bleiben bei Ihnen; wir arbeiten mit den Rechten, die der Ablauf braucht, und wo Lesen genügt, nur mit Leserechten.
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