Kassensystem-Schnittstelle: der Tag der Kasse, ohne Abtippen
An der Kasse entsteht die erste belastbare Zahl des Tages: Umsatz je Steuersatz, Zahlarten, Storni, Warengruppen, Gutscheine. Eine Kassensystem-Schnittstelle bringt diesen Tagesabschluss geprüft dorthin, wo mit ihm gearbeitet wird – in die Buchhaltung, in die Warenwirtschaft und in die Auswertung je Filiale. An der Kassenführung selbst ändert eine Anbindung nichts: Sicherheitseinrichtung und Bonarchiv bleiben bei Ihrem Kassenanbieter.
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- fertige Anbindungen im Baukasten
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- Jede Kasse meldet selbst
Der Tagesabschluss kommt vom Gerät, nicht als Foto aus der Filiale.
- Kartenumsatz gegen Gutschrift
Was die Kasse als Karte verbucht, stellen wir gegen die Abrechnung des Zahlungsdienstleisters.
- Offline ist kein Datenverlust
War eine Kasse ohne Verbindung, läuft der Tag nach – und die Lücke bleibt sichtbar, bis sie geschlossen ist.
Der Laden hat zugemacht, die Arbeit am Z-Bericht beginnt
Der Tagesabschluss kommt als Foto
Abends schickt jede Filiale ihren Bon aus dem Kassenausdruck als Bild in eine Gruppe. Am Morgen überträgt jemand Zahl für Zahl in eine Tabelle. Fehlt eine Filiale, fällt es erst auf, wenn der Monat nicht aufgeht.
Kartenumsatz und Gutschrift passen nicht
Die Kasse weist Kartenzahlungen eines Tages aus, der Zahlungsdienstleister überweist gebündelt und abzüglich Gebühr. Welcher Tag in welcher Gutschrift steckt, rechnet am Monatsende jemand von Hand – oder niemand.
Storni verschwinden in der Tagessumme
Übertragen wird nur ein Endbetrag. Storni, Retouren, Personalrabatt und Trinkgeld sind darin nicht mehr zu unterscheiden. Wer prüfen will, warum ein Tag ausreißt, hat keine Grundlage dafür.
Die Kasse war offline, der Tag fehlt
Das Netz in der Filiale war weg, die Kasse hat weiterverkauft. Später kommen die Daten entweder nicht oder in verkehrter Reihenfolge, und die Auswertung sieht trotzdem plausibel aus – nur mit zu kleinem Umsatz.
Was wir an Ihren Kassen anbinden
Die Kasse ist selten nur Lieferant der Buchhaltung: Dieselben Daten brauchen Warenwirtschaft und Auswertung, und der Artikelstamm läuft in die andere Richtung. Jede dieser Strecken hat eigene Pflichtfelder.
Tagesabschluss je Kasse
Umsatz getrennt nach Steuersätzen, Zahlarten und Warengruppen, dazu Storni, Retouren, Rabatte, Gutscheine und der Bon-Nummernkreis. Erst diese Trennung macht aus einer Tagessumme eine prüfbare Angabe.
Zahlarten gegen die Abrechnung stellen
Bar, Karte, Gutschein, Rechnung und Trinkgeld werden einzeln ausgewiesen. Den Kartenanteil stellen wir gegen die Gutschrift Ihres Zahlungsdienstleisters, die Gebühr getrennt davon – damit das Bankkonto und der Kassenbericht derselben Logik folgen.
Filialen und Gesellschaften trennen
Jede Filiale bekommt ihre Kostenstelle, jede Gesellschaft ihren eigenen Kreis. Vermischt sich das in einer Datei, ist die Trennung später kaum nachzuziehen – und genau danach fragt jede Auswertung je Standort.
Übergabe an die Buchhaltung
Der geprüfte Tagesabschluss geht in Ihre Buchhaltung oder an Ihre Kanzlei, im Format, das die Gegenseite annimmt. Zuerst prüfen wir den Export, den die Kasse schon mitbringt: Reicht er, sagen wir das – ein Projekt braucht es dann nicht.
Mengen in die Warenwirtschaft
Verkaufte Mengen je Artikel, Abschriften, Bruch und Eigenverbrauch laufen dorthin, wo bestellt und kalkuliert wird. In der anderen Richtung gehen Artikel und Preise in die Kasse, damit die Pflege nicht an jedem Gerät einzeln passiert.
Offline-Betrieb und Nachlauf
Fehlt die Verbindung, puffert die Strecke und holt den Tag später in der richtigen Reihenfolge nach. Bis dahin steht die Lücke als Meldung mit Datum und Kasse – statt als stilles Minus in der Auswertung.
Geht es nur um den Weg zur Steuerkanzlei?
Dann steht nicht die Kasse im Mittelpunkt, sondern die Übergabe an die Buchhaltung Ihres Steuerberaters: Buchungsstapel, Belegtransfer, Kontenrahmen und Mandantennummern. Diese Strecke beschreibt eine eigene Seite, und sie nimmt Belege aus mehr Quellen als nur der Kasse.
Was sich an den Kassenzahlen ändert
Jede Zeile ist ein Beispiel aus einem abgeschlossenen Kundenprojekt. Die Branche nennen wir, den Namen nicht: Zahlen eines Auftraggebers gehören dem Auftraggeber.
Kassendaten sind geschützt: was eine Anbindung darf und was nicht
Kassenaufzeichnungen sind in Deutschland technisch gesichert, und das ist für eine Schnittstelle eine Begrenzung, keine Formalie. Diese vier Punkte halten wir vor dem Bau fest. Die steuerliche Beurteilung bleibt dabei bei Ihrer Kanzlei – wir bauen den Datenweg.
Die Kasse bleibt die Quelle
Einmal erfasste Umsätze dürfen nachträglich nicht verändert werden. Eine Anbindung liest und übergibt deshalb, sie korrigiert nichts im Gerät. Soll ein Vorgang berichtigt werden, geschieht das in der Kasse als eigener Vorgang – und die Anbindung trägt die Korrektur als solche weiter.
Der vorgeschriebene Kassenexport
Für die Prüfung gibt es ein festgelegtes Exportschema mit Einzelaufzeichnungen und dem Bezug zur technischen Sicherheitseinrichtung. Was Ihre Kasse darin liefert, sehen wir uns zuerst an – oft trägt es die Buchhaltung bereits, und gebaut wird nur, was dann noch fehlt.
Einzelbon und Tagessumme sind zwei Dinge
Die Buchhaltung braucht Summen je Steuersatz und Zahlart, eine Prüfung die einzelnen Vorgänge. Wer nur Summen überträgt, hat die Buchung, aber nicht den Nachweis. Wir legen fest, welche Ebene wohin geht und wie lange sie greifbar bleibt.
Der Weg gehört beschrieben
Welche Kasse auf welchem Weg welche Felder an welches System übergibt, gehört aufgeschrieben. Diese Beschreibung entsteht bei der Anbindung mit, damit sie bei einer Nachschau vorliegt und nicht erst rekonstruiert werden muss.
So entsteht die Strecke aus dem Verkaufsraum
Kassenlandschaft aufnehmen
Wir notieren je Standort, welches Gerät dort steht, welche Version es fährt, welchen Export es kennt und wer den Zugang hält. Ergebnis ist eine Liste der Kassen mit der Antwort, welcher Weg bei jeder möglich ist.
Vorhandenen Export prüfen lassen
Eine Probedatei geht an Ihre Buchhaltung oder Ihre Kanzlei, und die prüft, ob Format, Zahlarten, Storni und Belegbezug ausreichen. Reicht der Export, sagen wir das und bauen nichts. Fehlt etwas, steht damit genau fest, was ergänzt wird.
Je Kasse einsammeln und gegenrechnen
Die Strecke läuft erst neben der gewohnten Arbeit. An einem vereinbarten Prüftag stellen wir Kassenbericht, übergebene Summe und Bankkonto gegeneinander – je Kasse, je Zahlart, je Steuersatz. Erst wenn alles aufgeht, endet das Abtippen.
Betreiben und Stillstand melden
Danach meldet jede Kasse ihr Lebenszeichen. Fehlt ein Tag, erscheint er als offene Meldung mit Datum und Gerät; nach einer Unterbrechung läuft er in der richtigen Reihenfolge nach. Kommt eine Filiale dazu oder tauscht ein Hersteller sein Format, ziehen wir die Strecke nach.
Kassen-Anbindung: was den Umfang nach oben und nach unten zieht
An der Kasse zählt die Zahl der Gerätetypen, nicht die Zahl der Standorte: Zwanzig gleiche Kassen sind ein Raster, drei gewachsene Typen sind drei – deshalb steht hier keine Zahl, sondern eine Rechnung je Typ und je Gegenstelle. Vier Fragen klären wir vorher: welche Kassen laufen, wie die Zahlen heute weitergehen, wie tief die Auswertung gehen soll und wer die Zugänge zum Gerät hält. Stellen Sie sie uns über das Kontaktformular, und Sie erhalten ein kostenloses Projektkonzept mit Kosteneinschätzung per E-Mail – Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.
Wie viele Gerätetypen im Haus sind
Ein Hersteller über alle Filialen heißt: ein Auslesen, ein Raster, eine Prüfung. Drei über die Jahre gewachsene Typen heißen drei davon – und jeder bringt eigene Felder und eigene Lücken mit.
Was der vorhandene Export hergibt
Trägt er Steuersätze, Zahlarten, Storni und Belegbezug, beginnt die Arbeit beim Lesen. Sind Zahlarten zu einer Summe zusammengefasst oder fehlen Storni, kommt ein Zwischenschritt davor, der je Kasse aufteilt und rechnerisch prüft.
Wer den Zugang vergibt
Halten Sie den Zugang zur Kasse selbst, beginnen wir sofort. Muss der Hersteller ihn freischalten oder ein Techniker vor Ort etwas einrichten, liegt Abstimmung vor der Umsetzung – fremde Freigaben planen wir ein, versprechen können wir sie nicht.
Wie tief die Zahlen gehen
Eine Tagessumme je Filiale ist ein Datensatz am Tag. Einzelne Vorgänge mit Artikel, Uhrzeit, Kassierer und Zahlart sind viele, jeder mit eigener Prüfung – dafür lässt sich dann auch erklären, warum ein Tag ausreißt.
Wie viele Gegenstellen bedient werden
Nur die Buchhaltung ist eine Übergabe. Kommen Warenwirtschaft, Auswertung je Standort und der Abgleich mit dem Zahlungsdienstleister dazu, ist jede Gegenstelle ein eigener Weg mit eigenem Format und eigener Abnahme.
Wohin sollen die Zahlen aus Ihren Kassen laufen?
Vier Fragen zu Ihren Systemen, dem heutigen Weg der Kassendaten und der nötigen Aktualität. Danach bekommen Sie eine Integrations-Landkarte: welche Kasse zuerst angebunden wird und welche Gegenstelle davon zuerst profitiert.
Welche Systeme sollen verbunden werden?
Wissen zum Thema
Pflichten und Begriffe rund um Kassenführung und Aufbewahrung.
Fragen zur Kassensystem-Schnittstelle
Was ist eine Kassensystem-Schnittstelle?
Der geregelte Weg, auf dem die Zahlen einer Kasse in andere Systeme gelangen: Tagesabschluss und Zahlarten in die Buchhaltung, verkaufte Mengen und Abschriften in die Warenwirtschaft, Umsatz je Standort in die Auswertung. In der anderen Richtung laufen Artikel und Preise in die Kasse. Technisch ist das entweder eine Programmierschnittstelle des Herstellers, ein geregelter Export oder – wenn beides fehlt – ein Auslesen der Berichte, das der Betreiber erlauben muss.
Unsere Kasse hat laut Datenblatt eine Schnittstelle. Reicht das?
Oft reicht sie, manchmal nicht, und das entscheidet sich an vier Punkten: Sind Umsätze nach Steuersätzen getrennt, sind Zahlarten einzeln ausgewiesen, sind Storni und Retouren enthalten, gibt es einen Bezug zum Belegkreis. Fehlt einer davon, rechnet jemand am Monatsende weiter von Hand nach. Deshalb schicken wir zuerst eine Probedatei an Ihre Buchhaltung und lassen prüfen, ob sie genügt. Tut sie es, sagen wir das und bauen nichts.
Unsere Kasse hat keine Programmierschnittstelle. Geht es trotzdem?
Meist ja. Nach der Schnittstelle prüfen wir den geregelten Export, danach den Lesezugriff auf die Daten des Geräts oder eine Automatik, die Berichte ausliest. Die unteren Wege brauchen die Erlaubnis des Betreibers, sind empfindlich gegenüber Updates und verlangen engere Überwachung. In einem Kundenprojekt haben wir ein Kassensystem ohne öffentliche Schnittstelle und ohne Ereignismeldungen angebunden, mit Historie ab 2022. Geht es nur mit Einschränkungen, sagen wir das vor dem Angebot.
Was passiert, wenn eine Kasse offline war?
Die Strecke puffert und holt nach. Wichtig ist dabei die Reihenfolge: Ein später eingetroffener älterer Stand darf einen neueren nicht überschreiben, deshalb trägt jeder Satz Datum, Kasse und eine Kennung. Solange ein Tag fehlt, steht er als offene Meldung mit Gerät und Datum – eine Auswertung, die stillschweigend einen Tag zu wenig zeigt, ist schlimmer als eine, die sagt, dass sie unvollständig ist.
Ändert die Anbindung etwas an der Sicherheitseinrichtung oder am Bonarchiv?
Nein. Beides bleibt bei Ihrem Kassenanbieter, und wir greifen dort nicht ein. Unsere Strecke liest, prüft und übergibt; sie verändert keine erfassten Vorgänge und legt sich nicht zwischen Kasse und Sicherheitseinrichtung. Korrekturen gehören in die Kasse als eigener Vorgang, und die Anbindung transportiert sie als solchen weiter.
Können Sie die Kartenumsätze gegen die Abrechnung des Zahlungsdienstleisters stellen?
Ja, und das ist meist die erste Stelle, an der sich die Anbindung bezahlt. Der Kartenanteil eines Verkaufstages und die Gutschrift auf dem Konto fallen auseinander: Es wird gebündelt überwiesen, Gebühren werden abgezogen, Rückbelastungen kommen später. Wir führen Kassenangabe, Abrechnung des Dienstleisters und Kontoumsatz zusammen und weisen Gebühr und offene Differenz getrennt aus, statt sie im Umsatz zu verstecken.
Wer entscheidet über die steuerliche Behandlung?
Ihre Steuerkanzlei, nicht wir. Wir machen keine Steuerberatung und beurteilen nicht, wie ein Vorgang zu behandeln ist. Unsere Aufgabe ist, dass vollständige, geprüfte und getrennt ausgewiesene Zahlen dort ankommen, wo gebucht wird – und dass der Weg dorthin beschrieben und nachvollziehbar ist.
Wie steht es um Sicherheit und Datenschutz?
Die Verarbeitung läuft auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU. Wir arbeiten mit eigenen technischen Zugängen, und wo Lesen genügt, nur mit Leserechten. Welche Felder aus welcher Kasse fließen, halten wir schriftlich fest, jede Übertragung wird protokolliert, und mit Ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Personenbezogene Angaben übertragen wir nur, wo der Ablauf sie braucht – für einen Tagesabschluss braucht er sie nicht.
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Bringen Sie ins Erstgespräch mit, welche Kassen in Ihren Filialen stehen und wohin die Zahlen heute gehen. Sie bekommen eine offene Einschätzung: ob der vorhandene Export genügt, welcher Weg bei Ihren Geräten möglich ist und womit Sie beim Budget rechnen sollten.
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